Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào trong công tác quản lý doanh nghiệp

Hóa đơn đầu vào là chứng từ phản ánh các khoản chi phí phát sinh của doanh nghiệp trong kỳ. Các chứng từ này cần được quản lý và hạch toán chính xác để bảo vệ chi phí hợp lý của doanh nghiệp trong các khoản thuế. Tuy nhiên với cách quản lý chứng từ giấy thủ công đã khiến kế toán không ít lần làm thất lạc hóa đơn, nhập liệu sai số,…dẫn đến công ty phải đóng thuế cao hơn. Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào chính là khắc phục những tình trạng đó trong công tác quản lý hóa đơn và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Hiểu đúng về hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là chứng từ xác minh mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… trong doanh nghiệp.

Những loại chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào bao gồm:

Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
Phiếu nhập kho hàng hóa mua vào.
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
Phiếu thu, biên lai ghi rõ số tiền giao dịch loại hàng hóa mua vào.

Hóa đơn đầu vào được người bán gửi cho doanh nghiệp cần được lưu trữ 3- 10 năm để chứng minh các con số trong báo cáo tài chính, tờ khai thuế là đúng. Nhiều trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, kế toán không giải trình và trình hóa đơn đầu vào ra thì chi phí hợp lý giảm trừ thuế của doanh nghiệp sẽ bị loại và có thể bị phạt vì khai thuế không đúng.

Một phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào khoa học – chính xác là hết sức cần thiết đối với đội ngũ kế toán hiện nay.

>>> Xem thêm hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào trên phần mềm MISA INBOT Tại đây

Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào

Phần mềm hóa đơn đầu vào mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

1. Đem lại hiệu quả về chi phí

Bài toán chi phí luôn là vấn đề được quan tâm nhiều nhất dù ở doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc sử dụng hóa đơn giấy, quản lý hóa đơn giấy đòi hỏi doanh nghiệp phải chi một phần ngân sách khá lớn cho không gian lưu trữ, in ấn, nhân sự, chi phí quản lý, chi phí thời gian,… Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể gánh chịu các khoản chi phí nộp phạt do kê khai, hạch toán nghiệp vụ không đúng thực tế,…

Trong khi đó, phần mềm hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hóa đơn đầu vào một cách khoa học, minh bạch. Người dùng có thể tra cứu hóa đơn đầu vào đã phát sinh từ nhiều năm. Mặt khác, phần mềm có thể tự kiểm tra tính chính xác của hóa đơn đầu vào và tự động cập nhật lên phần mềm kế toán.

Những tính năng đó giúp doanh nghiệp loại bỏ yếu tố về nơi lưu trữ hóa đơn, giảm chi phí thời gian xử lý hóa đơn, giảm chi phí vận chuyển, in ấn hay chi phí phát sinh do nộp phạt, làm sai,…

2. Nắm bắt chính xác tình hình tài chính và kinh doanh

Sai sót trong quá trình nhập liệu từ hóa đơn vào phần mềm kế toán, nhập hóa đơn hai lần hay bỏ sót hóa đơn là lý do khiến bảng báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh sai số so với thực tế. Đó là lý do khiến doanh nghiệp không kiểm soát chính xác tình hình hình thu, chi, tài chính nội bộ. Điều đó ảnh hưởng lớn đến các chiến lược kinh doanh, chiến lược mở rộng hay thu nhỏ quy mô của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp thông minh, họ sẽ không để điều đó xảy ra. Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp bộ phận kế toán báo cáo chính xác số liệu phát sinh trong kỳ. Do:

Hóa đơn đầu vào được kiểm tra, đối chiếu tự động thông qua mã số thuế đảm bảo không sai thông tin
Phần mềm tự động hóa số liệu với phần mềm kế toán loại bỏ tình trạng sai số do nhập liệu thủ công
Phần mềm tự động tra cứu hóa đơn đảm bảo người dùng có chứng từ chứng từ bất cứ khi nào cần
Số liệu báo cáo chính xác 100% giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính

3. Tối ưu nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán

Sử dụng phần mềm hóa đơn đầu vào điện tử sẽ giúp kế toán quản lý hóa đơn khoa học, chính xác, tiết kiệm thời gian xử lý và quản lý thủ công. Giúp kế toán có 100% thời gian thực hiện công việc quan trọng. Mặt khác, bộ phận kế toán có thể cắt giảm nhân sự khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: Video giới thiệu phần mềm hóa đơn đầu vào MISA INBOT

Giới thiệu phần mềm hóa đơn đầu vào MISA INBOT

Phần mềm hóa đơn đầu vào MISA INBOT có những tính năng ưu việt sau:

Tự động tra cứu hóa đơn

MISA meInvoice phân tích hóa đơn đầu vào tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp, tự động đọc hóa đơn từ ảnh chụp, file hóa đơn có sẵn.

2. Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn

Tự động phân tích, kiểm tra thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.

3. Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán

Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.

4. Tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn tập trung

Toàn bộ hóa đơn đầu vào được lưu trữ tập trung trên cùng một địa chỉ duy nhất giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA INBPT trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 0983 862 094 hoặc ĐĂNG KÝ tại: