HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH HỦY HÓA ĐƠN GIẤY ĐỂ CHUYỂN SANG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

??Để chuẩn bị cho xu thế hội nhập bắt buộc này, không ít các doanh nghiệp chúng ta đã chủ động chuyển sang hóa đơn điện tử khi vẫn còn hóa đơn giấy (mặc dù theo quy định có thể sử dụng đồng thời hai loại hóa đơn giấy và điện tử), đặc biệt các doanh nghiệp áp dụng công nghệ số hóa hoặc do yêu cầu chuyển đổi doanh nghiệp….mà DN không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy nữa … Do đó, việc hủy hóa đơn giấy, với các doanh nghiệp này trở thành yêu cầu quản lý, pháp lý đặt ra cần phải được giải quyết.

➡➡Việc hủy hóa đơn là một quy trình pháp lý nghiêm ngặt, đòi hỏi tính tuân thủ pháp luật cao; không ít các doanh nghiệp đã không khỏi lo lắng về vấn đề này. Thực tế, trong quá trình tôi tư vấn hàng trăm các doanh nghiệp, không ít các doanh nghiệp đã bị phạt do chưa có điều kiện nghiên cứu kỹ quy trình và quy định pháp lý về việc hủy hóa đơn này.

??Với mong muốn các chủ doanh nghiệp, các bạn kế toán có tài liệu tham khảo thêm về vấn đề này, tôi xin có đôi dòng chia sẻ về quy trình và quy định hủy hóa đơn như sau:
Căn cứ Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về “Hủy hóa đơn”:

??1/ HÓA ĐƠN ĐƯỢC XÁC ĐỊNH HỦY LÀ HÓA ĐƠN NHƯ THẾ NÀO

– Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.

– Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.

??2/ CÁC TRƯỜNG HỢP HỦY HÓA ĐƠN

a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

??3/ QUY ĐỊNH VỀ VIỆC HỦY HÓA ĐƠN GIẤY CỦA CÁC TỔ CHỨC KINH DOANH, DOANH NGHIỆP

a) Tổ chức kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

??4/ QUY TRÌNH HỦY HÓA ĐƠN GIẤY
Qua các quy định pháp lý trên, chúng ta nhận thấy, quy trình hủy hóa đơn cần thực hiện qua các bước sau:

?Bước 1: Doanh nghiệp gửi thông báo tới cơ quan thuế về việc đề nghị xin hủy hóa đơn

?Bước 2: Trong thời hạn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày cơ quan thuế nhận được thông báo hủy hóa đơn của DN, DN tiến hành các thủ tục hủy hóa đơn bao gồm các nội dung sau:
2.1 Tổ chức kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
2.2 Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
2.3 Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

?Bước 3: Gửi thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế

??Tôi xin gửi tặng các bạn toàn bộ các mẫu biểu cần chuẩn bị để quy trình hủy hóa đơn được thực hiện theo đúng các quy định pháp luật hiện hành nhé!
– Mẫu bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: https://drive.google.com/…/0BwrQ3nMZBUKSYkFib2prTVhzW…/view…
– Mẫu QĐ thành lập hội đồng hủy HĐ: https://drive.google.com/…/0BwrQ3nMZBUKSWjRCQ1doTm4yM…/view…
– Mẫu BB họp hội đồng hủy Hóa đơn: https://drive.google.com/…/0BwrQ3nMZBUKSSXNJY3ppdGJPR…/view…
– Mẫu thông báo đề nghị hủy HĐ: https://drive.google.com/…/0BwrQ3nMZBUKSN083WVcyVmd3e…/view…
– Mẫu thông báo kết quả hủy HĐ: https://drive.google.com/…/0BwrQ3nMZBUKSR1poNzNsTXNiY…/view…

??Kính chúc các doanh nghiệp phát triển, bền vững; chúc các bạn kế toán luôn yêu nghề, được chủ doanh nghiệp trọng dụng!
nguồn: hồng trang