Ai là người được ký thay trên hóa đơn, chứng từ kế toán?

Người có đủ quyền hạn, tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm của mình trước pháp luật mới có quyền ký trên hóa đơn, chứng từ kế toán. Trong trường hợp không thể ký được thì có thể ủy quyền cho người khác ký thay nhưng phải tuân theo đúng các căn cứ pháp luật về việc chữ ký, ký thay trên hóa đơn.

1. Căn cứ pháp luật về việc chữ ký, ký thay trên hóa đơn chứng từ kế toán

Dựa vào quy định cho phép ký thay trên hóa đơn do Bộ tài chính ban hành tại TT 64, TT39 và luật kế toán số 03 và nhiều nguồn thông tin tham khảo chính quy khác quy định cụ thể như sau:

– Tại Điểm d Khoản 2 Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC  do Bộ tài chính ban hành ngày 15/5/2013 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Tại Điểm d Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 31/3/2014 nội dung về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Tại Điều 19, Điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11  ban hành ngày 17/6/2003

–  Các điểm được quy định tại điểm 2.2 Mục III Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ban hành ngày 06/5/2002 của Bộ Công an hướng dẫn cụ thể về quản lý và sử dụng con dấu dùng cho hóa đơn và những văn bản pháp lý khác.

2. Quy định ký thay trên hóa đơn chứng từ kế toán trong từng trường hợp cụ thể

a) Trường hợp người ký thay trên hóa đơn là nhân viên công ty

– Trong trường hợp này thì nhân viên đó phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký

– Người ký thay trên hóa đơn phải ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (đóng dấu treo), tuyệt đối không đóng mộc vào vị trí thủ trưởng

– Nhân viên công ty ký thay trên hóa đơn phải là người đã được ủy quyền

b) Trường hợp nhân viên quản lý ký thay trên hóa đơn trong công ty

– Nếu như nhân viên quản lý được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới (Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng) thì nhận viên quản lý đó phải ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn thì khi bán hàng. Giám đốc tài chính hoặc kế toán trưởng phải lý thừa ủy quyền trên tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Công ty theo ủy quyền

c) Trường hợp kế toán đóng dấu mộc trên vị trí thủ trưởng đơn vị

Trong trường hợp này người ký thay trên háo đơn là kế toán trưởng sẽ tham khảo nguồn thông tin dựa vào công văn số 209/TCT-CS 2015 ngày 20 tháng 01 năm 2015 chữ ký hóa đơn tại tiêu thức Thủ trưởng đơn vị