So sánh hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Trong giao dịch mua bán của doanh nghiệp, hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất. Ngoài việc ghi nhận thông tin của giao dịch như thông tin về hàng hóa thì hóa đơn cũng thể hiện số tiền của giao dịch. Có nhiều loại hóa đơn giữa người bán và người mua, trong đó có hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng. Ở bài viết này, MISA AMIS cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết về hai loại hóa đơn này.

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại hay commercial invoice là chứng từ được sử dụng để ghi nhận giao dịch giữa hai bên trong mua bán quốc tế. Theo thông lệ quốc tế, hóa đơn thương mại có vai trò trong giao dịch mua bán quốc tế đồng thời là yếu tố thiết yếu trong thủ tục xuất nhập khẩu. Hoá đơn thương mại là cơ sở để xác định các phí liên quan như thuế hải quan, phí bảo hiểm.

Nội dung của Hóa đơn thương mại

Theo UCP 600 – The Uniform Custom and Practice for Documentary Credits (Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ), hóa đơn thương mại không có mẫu cụ thể mà chỉ cần đảm bảo đầy đủ nội dung yêu cầu.

Các nội dung chính trên hóa đơn thương mại bao gồm:

• • Người xuất khẩu: Ghi rõ thông tin (bao gồm tên và địa chỉ) của người gửi hàng, tên quốc gia xuất khẩu.
  • Người nhập khẩu: Ghi rõ thông tin (bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ) của người nhận hàng.
  • Số hóa đơn và ngày phát hành: Trên hóa đơn thương mại bắt buộc phải có số và ngày của hóa đơn do người bán lập và ghi nhận. Bên cạnh đó, người xuất khẩu và người nhập khẩu có thể lưu hồ sơ theo số hóa đơn thương mại.
  • Phương thức vận chuyển: Ghi rõ phương thức vận chuyển, không cần ghi chi tiết về phương tiện hay số hiệu của chuyến.
  • Điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán: Ghi rõ điều khoản giao hàng theo thỏa thuận giữa hai bên (Ví dụ điều khoản theo Incoterms 2010). Ghi rõ điều khoản thanh toán (ví dụ TT, TTR, LC,…). Ghi rõ đồng tiền thanh toán (Ví dụ USD, EUR, JPY,…).
  • Số lượng hàng hóa: Ghi tổng số lượng hàng của lô hàng. Thông thường sẽ ghi kèm tổng trọng lượng cả bì hoặc không ghi chi tiết.
  • Dấu và chữ ký của hai bên.
  • Một số thông tin khác: Là nội dung không bắt buộc, do các bên trong giao dịch quyết định thêm vào cho các mục đích nhất định.

Vai trò của Hóa đơn thương mại:

• • Chức năng thanh toán: Tương tự các loại hóa đơn khác, mục đích chính của hóa đơn thương mại là để thanh toán. Đây chính là chứng từ hợp pháp thể hiện số tiền mà người mua phải trả cho người bán khi thực hiện giao dịch.
  • Khai giá hải quan, tính số tiền bảo hiểm: Giá ghi trên hóa đơn thương mại được sử dụng làm cơ sở tính thuế xuất nhập khẩu và tính số tiền bảo hiểm cũng như khai bổ sung thêm các chi phí khác.

2. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? 

Khái niệm:

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

Hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn đỏ là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng:

• • Tên hóa đơn;
  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
  • Tên liên hóa đơn;
  • Số thứ tự hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
  • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
  • Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
  • Hình thức thể hiện trên hóa đơn.

Các hình thức hóa đơn:

• Hóa đơn giấy:

• • Hóa đơn tự in: Đây là hóa đơn giấy do các doanh nghiệp tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
  • Hóa đơn đặt in: Đây là hóa đơn giấy do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp tại Việt Nam đáp ứng đầy đủ về cơ sở hạ tầng thông tin sẽ đều bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

• Hóa đơn điện tử: Đây là loại hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Hóa đơn GTGT thực hiện các chức năng như sau:

• • Chức năng thanh toán: Là chứng từ xác định số tiền mà người mua phải thanh toán cho người bán khi thực hiện xong giao dịch mua bán hàng.
  • Căn cứ xác định số tiền thuế: Hóa đơn GTGT được dùng để làm căn cứ xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, các giao dịch có trị giá từ 200.000 trở lên thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế giá trị gia tăng) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế và người bán phải xuất hóa đơn cho người mua để Nhà nước có cơ sở và căn cứ xác định nghĩa vụ nộp thuế của người bán.

3. So sánh hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

3.1. Điểm giống nhau

• Đều do người bán lập, xuất và giao cho người mua;
• Nội dung trên hoá đơn đều ghi nhận đầy đủ hai bên người mua và người bán và giao dịch mua bán;
• Đều thực hiện chức năng thanh toán, xác định số tiền mà bên mua phải trả cho bên bán.

3.2. Điểm khác nhau 

Để đáp ứng lộ trình chuyển đổi đã ban hành, các doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử sớm. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp để giúp ích cho quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán về hoá đơn. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng:

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: