Hướng dẫn trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho? Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những đối tượng nào với mức trích lập là bao nhiêu? Đây là những vấn đề quan trọng trong việc quản lý, đánh giá hàng tồn kho, đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán.

Qua bài viết, MISA AMIS hy vọng mang đến cho Quý bạn đọc cái nhìn tổng quan về Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và hướng dẫn chi tiết cách trích lập dự phòng qua các ví dụ cụ thể.

1. Hàng tồn kho và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

• Văn bản pháp luật quy định:

• • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho
  • Thông tư số 48/2019/TT-BTC ban hành ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính.

1.1 Khái niệm Hàng tồn kho

1.2 Tại sao cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho?

Để giải thích cơ sở của nghiệp vụ này, trước hết chúng ta cần hiểu về cách xác định giá trị hàng tồn kho.

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02): Hàng tồn kho được tính theo giá gốc (bao gồm giá mua và các loại chi phí phát sinh khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái sẵn sàng sử dụng).

Tuy nhiên, thực tế trong quá trình sử dụng hoặc lưu kho, giá trị của hàng tồn kho chưa chắc còn giữ nguyên như giá trị gốc ban đầu do một số nguyên nhân như: sự lỗi thời, cung vượt cầu, hàng lỗi, sự sụt giá lớn trên thị trường,…

Nghĩa là nếu thực hiện tiêu thụ hàng tồn kho này thì giá trị thu về (sau khi trừ đi các chi phí bán hoặc xử lý HTK liên quan) có thể sẽ thấp hơn giá gốc đang ghi nhận. Do đó, kế toán phải tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

1.3 Xác định giá trị hàng tồn kho 

Giá trị có thể nhận được khi bán tài sản trừ đi chi phí ước tính hợp lí liên quan đến việc bán hoặc xử lý tài sản được gọi là Giá trị thuần có thể thực hiện được (tiếng Anh: Net Realizable Value – NRV).

Như vậy, trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc thì ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV). Kế toán phải dự phòng cho khoảng chênh lệch giảm giữa giá trị thuần có thể thực hiện được và giá gốc, và trích lập thành dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là gì? Đối tượng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, theo VAS 02 và Thông tư số 48/2019/TT-BTC, là dự phòng khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc của hàng tồn kho. Việc ghi giảm giá gốc của hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc thận trọng trong công tác kế toán – nguyên tắc bảo đảm giá trị tài sản không được ghi nhận lớn hơn giá trị thực hiện được từ việc bán hay sử dụng chúng.

Đối tượng lập dự phòng là hàng tồn kho được nêu tại mục 1 mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, đồng thời cần thỏa mãn thêm các điều kiện:

• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng hợp lý khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
• Là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

3. Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Khi trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán cần tuân thủ theo các nguyên tắc chung về trích lập các khoản dự phòng, được quy định tại VAS 02, Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 48/2019/TT-BTC:

• • Các khoản dự phòng được trích lập được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ báo cáo năm để bù đắp những tổn thất có thể xảy ra trong kỳ báo cáo sau; đảm bảo doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng tồn kho không cao hơn giá trị thị trường;

• Thời điểm trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm lập báo cáo tài chính;

• Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Kế toán không được bù trừ các loại hàng tồn kho khác nhau.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn cách đánh giá chi phí dở dang cuối kỳ

• Khi lập báo cáo tài chính, căn cứ vào giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại hàng tồn kho, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, kế toán xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập:

• Trường hợp số dự phòng phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ sách kế toán, doanh nghiệp không được trích lập bổ sung khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho;

• Trường hợp số cần trích lập ở cuối kỳ này lớn hơn số đã trích lập trên sổ sách kế toán, phần chênh lệch kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán và tăng dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
• Trong trường hợp số cần trích lập cuối kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập trên sổ sách kế toán, phần chênh lệch kế toán ghi giảm dự phòng và giảm giá vốn hàng bán.

4. Xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 

Công thức xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:

Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

=

Lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

x

Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán

–

Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

Trong đó: Giá gốc hàng tồn kho được xác định theo VAS 02; Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho do doanh nghiệp tự xác định.

Như vậy, mấu chốt để xác định mức dự phòng là cần xác định đúng giá trị thuần có thể thực hiện được. Chúng ta tìm hiểu về cách xác định NRV – giá trị thuần có thể thực hiện được như sau:

Ví dụ 01:

Tại ngày 30/06/2021, Công ty ABC có 5.000 đơn vị sản phẩm hàng tồn kho. Để phục vụ cho mục đích lập Báo cáo tài chính tại ngày 30/06/2021, Công ty ABC cần xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho.

Giá bán dự tính của hàng tồn kho là 500 nghìn đồng. Tuy nhiên, công ty ABC cần phải mất 80 nghìn đồng để hoàn thành các sản phẩm và thêm 20 nghìn đồng cho chi phí vận chuyển. Xem xét các thông tin có sẵn, giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho được xác định như sau:

NRV = 500 – (80 + 20) = 400

• Khi xác định giá trị thuần có thể thực hiện được để lập dự phòng giảm giá, kế toán cần lưu ý:

• Xác định NRV phải đặc biệt chú ý đến mục đích dự trữ hàng tồn kho: chúng ta chỉ xem xét với hàng tồn kho dùng để bán

• NRV được tính theo từng loại hàng tồn kho: tức tổng NRV so với tổng giá gốc của 1 loại hàng tồn kho, không được bù trừ NRV các loại hàng tồn kho khác nhau.

Ví dụ Công ty ABC có 3 chủng loại hàng hóa A, B, C. Kế toán cần xác định NRV của 3 nhóm hàng này riêng biệt và so sánh với giá gốc của từng loại. Kết quả có thể là hàng hóa A cần trích lập dự phòng giảm giá, hàng hóa B sẽ cần hoàn nhập dự phòng và số dự phòng của hàng hóa C không thay đổi. Khi đó, kế toán phải lập các bút toán trích lập hay hoàn nhập dự phòng theo dõi chi tiết cho từng chủng loại hàng hóa A, B, C.

Các trường hợp xác định NRV nhưng không dẫn đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

• Hàng tồn kho giảm giá nhưng doanh nghiệp đã ký hợp đồng không hủy ngang bán một phần hàng tồn kho với mức giá cao hơn. Khi tính tổng NRV so với giá gốc theo từng mặt hàng cần loại số hàng này ra khỏi đối tượng lập dự phòng.
• Nguyên vật liệu (NVL) bị giảm giá nhưng sản phẩm do NVL tạo nên có NRV cao hơn giá thành sản xuất.

 

Ví dụ 02: Công ty ABC tại ngày 31/12/2x có số liệu như sau:

Hàng hóa A: Số lượng là 1.000 đơn vị, giá trị ghi sổ: 400 nghìn đồng/đơn vị

Nguyên vật liệu B (NVL B): số lượng là 2.000kg, giá trị ghi sổ: 150 nghìn đồng/đơn vị

Thành phẩm C: số lượng là 5.000 đơn vị, giá trị ghi sổ: 100 nghìn đồng/đơn vị

Số dư khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đầu kỳ như sau:

Hàng hóa A: 12.000 nghìn đồng

Nguyên vật liệu B: 8.000 nghìn đồng

Tại ngày lập báo cáo tài chính năm, doanh nghiệp có các thông tin sau:

1. Đơn giá bán ước tính hàng hóa A là 400 nghìn đồng. Ngày 26/12 doanh nghiệp đã kí hợp đồng bán 500 đơn vị hàng hóa A cho khách hàng, giá bán thoả thuận trong hợp đồng là 430 nghìn đồng (Hợp đồng không hủy ngang). Chi phí bán hàng (vận chuyển…) ước tính là 25 nghìn đồng/đơn vị.

NRV = 400 – 25 = 375 (nghìn đồng) < 400 nghìn đồng (giá trị ghi sổ)

Tuy nhiên, 500 đơn vị hàng hóa A đã chắc chắn được bán với giá là 430 nghìn đồng theo hợp đồng không hủy ngang đã ký: NRV (A) là 430 – 25 = 405 (nghìn đồng) > 400 nghìn đồng (giá trị ghi sổ)

Trường hợp này, doanh nghiệp chỉ lập dự phòng cho 500 đơn vị hàng hóa A chưa chắc chắn được bán ra. 

Tổng số trích lập dự phòng giảm giá cho hàng hóa A là 500 * (400 – 375) = 12.500 (nghìn đồng)

Do đầu kỳ đã trích lập dự phòng giảm giá cho hàng hóa A là 12.000, kế toán cần ghi nhận bổ sung khoản dự phòng chênh lệch là: 12.500 – 12.000 = 500 (nghìn đồng)

2. Đơn giá bán ước tính NVL B là 140, chi phí bán ước tính là 5. Theo kế hoạch, công ty chỉ sử dụng 1.500 kg NVL B để sản xuất sản phẩm C. Số NVL còn lại doanh nghiệp không sử dụng, dự kiến bán ra ngoài.

Đơn giá bán ước tính của sản phẩm C là 150, chi phí bán ước tính là 10.

NRV của NVL B: 140 – 5 = 135 < 150 (giá trị ghi sổ NVL B)

NRV của sản phẩm C: 150 – 10 = 140 (lớn hơn giá trị ghi sổ của sản phẩm C)

Trong trường hợp này, 1.500kg NVL B tuy có NRV thấp hơn giá trị ghi sổ nhưng do Công ty đã có kế hoạch để sản xuất sản phẩm C và NRV của sản phẩm C không thấp hơn giá gốc nên không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho 1.500kg NVL B.

Doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá cho 500kg NVL B mà Công ty dự kiến bán ra bên ngoài.

Tổng số trích lập dự phòng cho NVL B là 500 * (150 – 135) = 7.500 (nghìn đồng)

Do đầu kỳ đã trích lập dự phòng giảm giá cho NVL B là 8.000, kế toán cần hoàn nhập khoản dự phòng chênh lệch là: 8.000 – 7.500 = 500 (nghìn đồng)

Xem cách hạch toán hướng dẫn ở mục 5.

5. Hạch toán chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Khi lập báo cáo tài chính:

+ Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản

+ Nếu số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch:

Nợ TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

Xử lý hủy, thanh lý hàng tồn kho:

Hàng tồn kho đã được trích lập dự phòng nhưng do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, hư hỏng, lạc hậu, lỗi mốt, lỗi thời do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng, không còn giá trị sử dụng phải được xử lý hủy bỏ, thanh lý.

Giá trị tổn thất thực tế của hàng tồn kho không thu hồi được, sau khi bù đắp bằng nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần chênh lệch được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp. Kế toán ghi nhận:

Nợ TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu phần tồn thất lớn hơn số đã trích lập)

Có TK 152, 153, 155, 156

***Bài tập hạch toán:

Tiếp tục với ví dụ 2 ở trên:

• Với sản phẩm A, do khoản dự phòng cần trích lập lớn hơn số đã trích đầu kỳ, kế toán cần hạch toán ghi nhận bổ sung khoản dự phòng chênh lệch:

Nợ TK 632 – hàng hóa A: 12.500 – 12.000 = 500 nghìn đồng

Có TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản (hàng hóa A): 500 nghìn đồng

• Với NVL B, do khoản dự phòng cần trích lập nhỏ hơn số đã trích lập, kế toán lập bút toán hoàn nhập khoản dự phòng chênh lệch:

Nợ TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản (NVL B): 8000 – 7.500 = 500 nghìn đồng

Có TK 632 – NVL B: 500 nghìn đồng

• Giả sử, đây là năm đầu tiên doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng. Tại ngày lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp A ghi nhận khoản trích lập chi tiết cho từng loại hàng tồn kho như sau:

Nợ TK 632 – hàng hóa A: 12.500 nghìn đồng

Nợ TK 632 – NVL B: 7.500 nghìn đồng

Có TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản (hàng hóa A): 12.500 đồng

Có TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản (NVL B): 7.500 đồng

6. Hồ sơ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh sự chắc chắn của giá gốc, sự hợp lý của giá trị thuần có thể thực hiện được. Cụ thể là:

• Hàng tồn kho cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
• Sự suy giảm giá trị do hết hạn sử dụng, hỏng hóc, lỗi thời, v.v cần có biên bản đánh giá của Hội đồng thẩm định và Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, ký duyệt.

Mẫu Quyết định thành lập HĐ thẩm định và Quyết định trích lập DPGG HTK.

Bộ giải pháp phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ kế toán giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý tài chính – kế toán đặc biệt là nghiệp vụ kho nói chung và nghiệp vụ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức một cách hiệu quả.

TÍNH GIÁ XUẤT KHO THEO NHIỀU PHƯƠNG PHÁP: Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp: Bình quân cuối kì, Bình quân tức thời… và tính giá xuất cho từng hàng hóa, hay tất cả hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hay không theo kho, tính giá theo từng kỳ…

QUẢN LÝ HÀNG HÓA THEO NHIỀU ĐẶC TÍNH NHƯ: MÀU SẮC, SIZE, SỐ KHUNG, SỐ MÁY…Cho phép nhập kho, xuất kho; quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung…

QUẢN LÝ HÀNG HÓA THEO NHIỀU ĐƠN VỊ TÍNH: Khi nhập kho, xuất kho VTHH chương trình sẽ tự động quy đổi từ đơn vị chuyển đổi về đơn vị chính để quản lý tồn kho theo từng đơn vị tính và thiết lập số tồn tối thiểu của từng mặt hàng để đơn vị có kế hoạch mua thêm hàng khi đã gần đến số tồn tối thiểu.

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán kho mà còn với tất cả các phần hành, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội:

• Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
• Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
• Kết nối: Tổng cục thuế, Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi
• Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi qua Internet, giải quyết bài toán làm việc tại nhà khi có dịch.