Kế toán công nợ và những công việc cần phải làm

Trong những công ty có nhiều đối tác, quan hệ khách hàng rộng thì cần phải có một kế toán công nợ. Họ sẽ quản lý toàn bộ công nợ của công ty.

Kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Xét theo nội dung công việc kế toán, kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ ghi chép, kiểm soát, báo cáo các khoản công nợ diễn ra liên tục trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán công nợ bao gồm: kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả

Kế toán công nợ phải thu liên quan đến tất cả khoản phải thu trong và ngoài doanh nghiệp như: Phải thu tạm ứng, phải thu khách hàng, phải thu về thuế GTGT được khấu trừ, phải thu khác (phải thu bồi thường, tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính,…), phải thu nội bộ khác…

Kế toán công nợ phải trả liên quan đến tất cả các khoản phải trả như phải trả cho người bán (nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ, nhà thầu XDCB), phải trả CBCNV, phải trả nội bộ, phải trả khác (trả tiền đền bù, bồi thường…) và các khoản phải trả khác.

Tuy nhiên, do tính chất phát sinh thường xuyên, liên tục cũng như yêu cầu quản lý cao đối với các khoản nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán nên khi nhắc đến kế toán công nợ, chúng ta thường hiểu ở phạm vi hẹp, kế toán công nợ là kế toán các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải trả người bán.

Kế toán công nợ và những công việc cần phải làm

Danh mục công việc cụ thể của kế toán công nợ trong doanh nghiệp:

1. Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận	– Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
	– Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới vào Solomon đối với các khách hàng mới
	– Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
	– Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng
2. Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
3. Xác nhận (Release) hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
4. Kiểm tra công nợ	– Khách hàng mua hàng theo từng đề nghị và dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.
	– Khách hàng mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký, kiểm tra về số lượng hàng, chủng loại hàng hoá, phụ kiện đi kèm, giá bán, thời hạn thanh toán.
	– Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên
	– Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, số tiền PP và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên
5. Liên lạc thường xuyên với các bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng
6. Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng	Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng cũng là nhiệm vụ của kế toán công nợ.
7. Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận
8. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ	Kế toán công nợ cần đôn đốc và trực tiếp thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ.
9. Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty
10. Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty
11. Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp
12. Kiểm tra báo cáo công nợ trên soft
13. Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
14. Lập thông báo thanh toán công nợ
15. Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.
16. Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
17. Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN	– Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận
	– Hàng tuần, thông báo danh sách tạm ứng chung và danh sách tạm ứng từng lần quá hạn đến từng đối tượng, bộ phận.
	– Cuối năm, xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng cán bộ, bộ phận.
18. Công nợ ủy thác	– Quản lý các HĐUT theo từng khách hàng: kiểm tra nội dung, vào sổ theo dõi các HĐUT khi nhận được hợp đồng.
	– Khi hàng về, trên cơ sở HĐUT, tờ khai hải quan để kiểm tra, đối chiếu, tra mã hàng, vào soft, in phiếu nhập kho, hóa đơn trả hàng ủy thác. Định khoản hoá đơn, vào soft các nghiệp vụ phát sinh (phần nghiệp vụ khác).
	– Kiểm tra các số liệu đã vào soft, in bảng kê chứng từ chuyển cho kế toán trưởng kiểm soát
	– Nhận lại chứng từ đã kiểm soát để lưu trữ.
	– Theo dõi việc thực hiện HĐUT và nhắc thanh toán khi đến hạn.
	– Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá theo từng hợp đồng khi thực hiện xong.
	– Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận công nợ các khoản công nợ ủy thác theo từng HĐUT, từng khách hàng, từng bộ phận.
19. Công nợ khác	– Phần hàng hóa: theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay, trả bảo hành khi có hàng.
	– Phần phải thu, phải trả khác: theo dõi và nhắc thanh toán khi có phát sinh.
	– Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận nợ các khoản công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng bộ phận.
20. Các khoản vay cá nhân và cán bộ trong công ty	– Quản lý các hợp đồng, biên bản thanh toán hợp đồng vay cá nhân và cán bộ.
	– Theo dõi các hợp đồng và nhắc thanh toán khi đến hạn.
	– Làm thanh lý hợp đồng cũ và hợp đồng mới khi có phát sinh.
	– Điều chỉnh các bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh.
	– Tính lãi phải trả cho từng đối tượng và từng hợp đồng.

Các báo cáo kế toán công nợ cần tổng hợp:

Bảng kê hoá đơn bán hàng	Sổ nhật ký bán hàng	Sổ chi tiết của một tài khoản
Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng	Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng	Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng	Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian	Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng
Bảng kê hoá đơn nhóm theo hợp đồng, vụ việc	Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng	Bảng tổng hợp chữ T của một tài khoản
Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bản	Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu	Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản
Bảng kê hoá đơn của một khách hàng	Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán	Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản
	Danh mục giá bán	Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ
		Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ

Các báo cáo quản trị về công nợ phải thu:

Hỏi số dư của một khách hàng
Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn
Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn
Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán
Sổ nhật ký thu tiền bán hàng
Bảng kê chứng từ theo hợp đồng
Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng
Số dư đầu kỳ của các hợp đồng
Số dư cuối kỳ của các hợp đồng
Bảng kê chứng từ
Bảng kê chứng từ của một tài khoản
Tổng hợp số phát sinh của một tài khoản.
Phân tích doanh số bán hàng theo các kỳ.

Những yêu cầu đối với kế toán công nợ

Dù ở bất kỳ công ty thuộc loại hình, quy mô nào, việc hiểu bản chất kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho người làm kế toán có cách tiếp cận đúng và hoàn thành tốt công việc được giao.

Kế toán công nợ là một vị trí kế toán quan trọng, yêu cầu người làm kế toán phải có kiến thức chuyên môn sâu, rộng cũng như thành thạo nhiều kỹ năng công việc. Để trở thành một kế toán công nợ chuyên nghiệp, chúng ta cần chuẩn bị những kỹ năng, kiến thức sau:

Kỹ năng cứng:

Nắm vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là các kiến thức liên quan đến các nội dung, khoản mục công nợ;
Các kiến thức về Hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng, mua hàng, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, khuyến mại,…
Các kiến thức về Thuế bao gồm: thuế GTGT; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuất, nhập khẩu…
Trang bị kiến thức về Pháp luật, Hợp đồng kinh tế, các kiến thức chung về Tài chính, ngân hàng.

Kỹ năng mềm: