Hướng dẫn Xử lý hóa đơn đầu vào nhanh chóng, chính xác cho kế toán

Xử lý hóa đơn luôn là khâu quan trọng và mất nhiều thời gian của kế toán. Để xử lý hóa đơn đầu vào nhanh chóng, chính xác, dưới đây MISA sẽ hướng dẫn anh chị kế toán cách xử lý hóa đơn đầu vào!

1. Hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu vào?

Hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu vào có gì khác biệt?

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng thông thường thuật ngữ này được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.

Hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP tất cả doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Điều đó đồng nghĩa với việc hóa đơn mua hàng cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Việc này ảnh hưởng đến cách thức xử lý, kiểm tra, xác thực hóa đơn và lưu trữ hóa đơn điện tử. Vậy hiện nay kế toán quản lý hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào?

2. Thực trạng quản lý – xử lý hóa đơn điện tử đầu vào tại các công ty hiện nay

Kế toán mới tiếp cận với hóa đơn điện tử thường sẽ không có phương pháp quản lý và sử dụng hóa đơn khoa học. Đây là thực trạng chung của 90% kế toán tại các công ty đang quản lý thủ công hóa đơn đầu vào điện tử.

2.1 Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào – phân loại – in giấy để lưu trữ

Kế toán nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email có thể nhà cung cấp sẽ gửi trực tiếp ảnh trên email hoặc file xml, pdf, link ảnh drive,… Sau đó kế toán thực hiện phân loại các loại định dạng này và lưu trên một lưu trên folder trong máy tính. Điều này dẫn đến 3 rủi ro:

Nguy cơ mất dữ liệu, đầy dữ liệu trên máy tính
Khó khăn và mất thời gian khi tổng hợp, tra cứu hóa đơn đầu vào theo ngày/tháng/năm gửi cho cấp trên, làm báo cáo, giải trình thuế khi doanh nghiệp hoạt động lâu
Mỗi người quản lý một kiểu khác nhau dẫn đến nhân sự mới sẽ rất khó kiểm soát, quản lý dữ liệu trong quá khứ

Sau khi nhận hóa đơn điện tử, kế toán vẫn phải in ra giấy để lưu trữ dẫn đến tình trạng lưu trữ rời rạc, nhiều đầu mối, tốn kém chi phí in ấn, không gian lưu trữ, quản lý.

2.2 Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn bằng mắt thường, đối chiếu so sánh với hợp đồng mua hàng thủ công

80% Kế toán cho rằng việc khó khăn nhất của họ trong quá trình làm việc với hóa đơn điện tử là xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn. Bởi gửi hóa đơn online là định ảnh ảnh, kẻ xấu có thể dùng thủ thuật để làm giả mạo hóa đơn chuộc lợi cho bản thân. Tuy nhiên Kế toán không có công cụ và phương pháp để kiểm tra, xác thực hóa đơn đầu vào như: thông tin doanh nghiệp, tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là tính chính xác của chữ ký số. Kế toán hiện nay vẫn thực hiện kiểm tra bằng mắt thường, đối chiếu với hợp đồng mua bán để xác minh. Thực tế cách này sẽ chỉ phù hợp với hóa đơn giấy. Đối với hóa đơn điện tử rủi ro sai sót khá cao dẫn đến doanh nghiệp có thể bị phạt.

2. 3 Nhập tay dữ liệu lên phần mềm kế toán hoặc bảng tính excel để theo dõi

Kế toán sau khi kiểm tra thông tin, chữ ký trên hóa đơn sẽ nhập tay số liệu, thông tin lên phần mềm kế toán để hạch toán chi phí. Nhiều công ty Kế toán chưa quen với các công cụ phần mềm hoặc chưa sử dụng sẽ phải nhập thêm một lần ra bảng tính excel để theo dõi dẫn đến:

Mất thời gian nhập liệu của kế toán
Giảm sút hiệu suất làm việc chuyên môn
Nhập liệu tay dễ phát sinh sai sót, tam sao thất bản
Quy trình rườm rà, quản lý nhiều mối, khó tra cứu hóa đơn khi cần
Không xác minh người nhập liệu từng thời điểm là ai để bàn giao nhân sự mới
Khó khăn trong việc chia sẻ/ báo cáo số liệu với lãnh đạo, cấp trên do dữ liệu chỉ lưu ở máy tính của Kế toán

3. Những bất cập – khó khăn của kế toán khi quản lý thủ công hóa đơn điện tử đầu vào

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử đầu vào thủ công như trên khiến kế toán gặp những khó khăn như thế nào?

3.1 Mất quá nhiều thời gian xử lý hóa đơn điện tử đầu vào thủ công – giảm sút hiệu suất công việc

Sếp luôn muốn Kế toán làm mọi việc chính xác và hoàn thành 100% công việc, tuy nhiên hiệu suất làm việc của kế toán chỉ đạt 60% kỳ vọng bởi ⅓ thời gian kế toán phải thực hiện những công việc xử lý hóa đơn điện tử thủ công:

Nhập liệu thủ công dữ liệu từ hóa đơn vào phần mềm, bảng tính excel
Phân loại email thủ công
Quản lý – lưu trữ thủ công
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn bằng mắt thường

3.2 Khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn – chứng từ điện tử khi cần giải trình

Việc lưu trữ thủ công, quản lý thủ công hóa đơn điện tử đầu vào khiến Kế toán gặp không ít khó khăn khi tra cứu hóa đơn để làm báo cáo tháng, báo cáo tài chính hay giải trình với Cơ quan Thuế khi cần. Kế toán không nắm được hóa đơn đầu vào:

Đang được lưu trữ từ nguồn nào? File nào?
Thời gian nhập liệu hóa đơn?
Đơn hàng đã được thanh toán chưa? Đã tạm ứng bao nhiêu và còn thanh toán bao nhiêu,…

3.3 Thường xuyên gặp sai sót trong quá trình kiểm tra – nhập liệu

Nhập liệu thủ công từ hóa đơn điện tử nhận email vào bảng tính excel, phần mềm kế toán là nguyên nhân dẫn đến sai sót số liệu, thông tin. Hậu quả doanh nghiệp phải chịu phạt thuế khi hóa đơn đã kê khai thuế.

3.4 Dữ liệu không tập trung dẫn đến quản lý rời rạc thiếu nhất quán

Dữ liệu không nhất quán, không tập trung ở một nơi là lý do khiến kế toán gặp khó khăn trong công tác quản lý. Đặc biệt, với hệ thống dữ liệu rời rạc như vậy sẽ khiến kế toán mới không thể nắm bắt được thực trạng hoạt động tài chính của công ty, khó quản lý, kiểm soát dữ liệu.

3.5 Khó khăn trong việc tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn làm báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là tổng hợp số liệu báo cáo tình hình hoạt động doanh thu, chi phí của cả năm, do đó Kế toán cần phân tích kiểm tra, tổng hợp dữ liệu của cả năm. Đây là nỗi ám ảnh với kế toán khi:

Tổng hợp, kiểm tra dữ liệu từ quá nhiều nguồn: email, hóa đơn in ra giấy, ảnh hóa đơn lưu trong máy tính, bảng tính excel, phần mềm kế toán.
Phát sinh nhiều sai sót khi nhập liệu, kiểm tra hóa đơn không chính xác dẫn đến số tiền chi phí sai lệch với hoạt động thực tế. Lúc này kế toán sẽ đối mặt với việc chỉnh sửa lại toàn bộ hạch toán, số liệu báo cáo của cả năm.
Hạch toán 2 lần một hóa đơn, hoặc nhập sót hóa đơn dẫn đến sai sót
Quản lý thủ công dẫn đến mất hóa đơn – chứng tử điện tử trong máy tính dẫn đến số liệu báo không chính xác

4. Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA – Giải pháp chuyển đổi số nền tảng tài chính – kế toán truyền thống

“Chuyển đổi số” đã và đang trở thành xu hướng của mọi doanh nghiệp, ngành nghề, lĩnh vực. Tài chính – kế toán là một ngành quan trọng cần được chuyển đổi số “nhanh” và “mạnh mẽ” do:

Tài chính kế toán là nền tảng không thể thiếu ở mọi công ty
Là yếu tố cốt lõi để phát triển các chương trình chuyển đổi số khác: quản trị nhân sự, quản lý dự án, bán hàng, chăm sóc khách hàng,…
Đây là ngành đang phát sinh nhiều giấy tờ thủ tục nhất cần số hóa nhanh để tiết kiệm chi phí quốc gia
Là ngành phát sinh nhiều khâu/ công việc thủ công nhất

THEO KHẢO SÁT CỦA PERFECTIAL: 93% DOANH NGHIỆP ĐƯỢC HỎI ĐANG CÓ CHIẾN LƯỢC SỐ HÓA, CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN BỘ NỀN TẢNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY ĐỂ LOẠI BỎ CÁC CÔNG VIỆC THỦ CÔNG LIÊN QUAN ĐẾN GIẤY.

Do đó, chứng từ điện tử sẽ được áp dụng mạnh mẽ trong năm nay như hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng điện tử,… Trong đó, quản lý hóa đơn điện tử đầu vào được xem là công việc chiếm nhiều thời gian của kế toán hơn cả và cần được ưu tiên triển khai số hóa.

Giới thiệu phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice: Phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất

MISA là đơn vị đứng đầu tại Việt Nam cung cấp giải pháp nền tảng tài chính, kế toán và quản trị doanh nghiệp. Từ những trăn trở của kế toán và ban lãnh đạo nêu trên MISA đã cho ra đời phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice với 4 tính năng vượt trội dưới đây:

MISA meInvoice – khởi tạo email tự động lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Quản lý danh sách nhà cung cấp khoa học – trực quan

Phân quyền cho từng vị trí phụ trách – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

2. Tự động kiểm tra tính hợp lệ – hợp pháp – tình trạng hoạt động của hóa đơn điện tử đầu vào

Sau khi nhận hình ảnh hóa đơn trên từ hòm email, phần mềm tự động phân tích – kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào đã đúng thông tin, kiểm tra thông tin doanh nghiệp với tổng cục thuế báo sai khi phát hiện lỗi.

Thông tin hóa đơn

Tình trạng doanh nghiệp

3. Tự động cập nhập – đồng bộ dữ liệu lên phần mềm kế toán

Dữ liệu từ hóa đơn tự động được cập nhật lên phần mềm kế toán. Giúp kế toán theo dõi thông tin trực quan trên một phần mềm tập trung.

4. Quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất

Dữ liệu được quản lý tập trung tại phần mềm, người dùng có thể dễ dàng tra cứu trên công cụ tìm kiếm, lọc theo thời gian, nhà cung cấp, mã đơn hàng muốn theo dõi.

>>> Xem ngay Video Giới thiệu phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice TẠI ĐÂY

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 0983 862 094 hoặc ĐĂNG KÝ tại: