Kế toán xử lý hóa đơn đầu vào bị mất như thế nào để giữ được lợi ích doanh nghiệp?

Mức phạt làm mất hóa đơn đầu vào là bao nhiêu? Làm sao để xử lý hóa đơn đầu vào bị mất giữ lợi ích nhất có thể cho doanh nghiệp? Các trường hợp nào làm mất hóa đơn đầu vào không bị xử phạt? Giải pháp nào giúp kế toán loại bỏ tình trạng mất hóa đơn. Theo dõi bài viết dưới đây để giải đáp những thắc mắc đó.

Mức phạt mất hóa đơn đầu vào theo quy định

Theo quy định tại Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu vào sẽ từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng:

– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, từ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng thì không bị xử phạt tiền

– Trường hợp mất, mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt, nếu có từ hai tình tiết thì phạt cảnh cáo.

– Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

– Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.

– Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người bán) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định của khoản này.

– Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập ( liên giao cho người bán) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán

Xử lý hóa đơn đầu vào bị mất theo quy định

Như vậy, theo Thông tư 176/2016/TT-BTC về việc xử lý hóa đơn đầu bị mất được thực hiện như sau:

Bước 1: Kế toán hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc

Trong biên bản ghi rõ liên 1 của người bạn khai, nộp thuế trong thời gian nào
Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện
Đóng dấu trên biên bản

Bước 2: Người bán in liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện pháp luật và đóng dấu lên bản sao giao cho bên mua

Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao liên 1 có đóng dấu này là chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế

Bước 3: Lập báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế

Đối với trường hợp bên thứ ba làm mất hóa đơn thì bên thuê bên thứ ba phải chịu trách nhiệm và xử phạt.

Phần mềm hóa đơn đầu vào điện tử – Giải pháp loại bỏ tình trạng mất, thất lạc hóa đơn

Tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn chỉ xảy ra với hóa đơn giấy. Bởi hóa đơn giấy phải quản lý thủ công dễ dẫn đến thất lạc, mất, cháy hỏng. Tuy nhiên đối với hóa đơn điện tử, toàn bộ hóa đơn đều được đưa lên hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử. Kế toán có thể dễ dàng quản lý hóa đơn đầu vào hoặc xuất hóa đơn đầu ra:

Tạo lập hóa đơn cho khách hàng dễ dàng thông qua mã số thuế
Ký số và gửi hóa đơn qua đường trực tuyến cho khách hàng
Quản lý hóa đơn đầu vào khoa học trên phần mềm
Tự động tra cứu hóa đơn
Tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán
Lập báo cáo dễ dàng

Bằng việc sử dụng phần mềm, kế toán có thể loại bỏ hoàn toàn các khoản tiền phạt do làm mất, cháy, hỏng hóa đơn. Thậm chí hạn chế 90% việc sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn.

Giới thiệu phần mềm hóa đơn đầu vào điện tử MISA INBOT

Phần mềm hóa đơn đầu vào MISA INBOT có những tính năng ưu việt sau:

Tự động tra cứu hóa đơn

MISA meInvoice phân tích hóa đơn đầu vào tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp, tự động đọc hóa đơn từ ảnh chụp, file hóa đơn có sẵn.

2. Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn

Tự động phân tích, kiểm tra thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.

3. Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán

Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.

4. Tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn tập trung

Toàn bộ hóa đơn đầu vào được lưu trữ tập trung trên cùng một địa chỉ duy nhất giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA INBOT trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 0983 862 094 hoặc ĐĂNG KÝ tại: