SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TIẾT KIỆM THỜI GIAN CHO KẾ TOÁN

Sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm thời gian cho kế toán doanh nghiệp

Công việc xuất nhập dữ liệu và quản lý hóa đơn chiếm phần lớn thời gian làm việc hàng ngày của kế toán. Với việc áp dụng hóa đơn điện tử hiện nay, kế toán có thể tiết kiệm được tới 70% thời gian làm việc so với hóa đơn giấy truyền thống.

Kế toán doanh nghiệp là người trực tiếp làm việc với các loại hóa đơn. Phần lớn thời gian tại doanh nghiệp, nhân viên kế toán phải xử lý những vấn đề như ghi hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, lưu trữ, kiểm tra và gửi hóa đơn cho khách hàng.

Khi sử dụng hóa đơn giấy, ngay từ việc nhập số liệu vào hóa đơn, nhân viên kế toán phải đối chiếu và viết tay, từ thông tin doanh nghiệp, dịch vụ cho đến số tiền thanh toán. Việc viết tay không chỉ mất nhiều thời gian mà còn rất dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt là viết sai số tiền dẫn đến trường hợp phải đền bù.

Với hóa đơn điện tử, nhân viên kế toán không cần phải tự viết tay nội dung hóa đơn mà sẽ thao tác hoàn toàn trên phần mềm. Nếu thông tin doanh nghiệp, dịch vụ đã có sẵn trên file lưu trữ thì kế toán chỉ cần copy rồi paste vào hóa đơn mẫu trên phần mềm. Số tiền cũng được tính sẵn trên phần mềm, chỉ cần copy và nhập luôn vào hóa đơn điện tử, do đó hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn.

Thông thường, việc viết tay số liệu hóa đơn sẽ mất ít nhất là 5 phút của nhân viên kế toán. Tuy nhiên với hóa đơn điện tử thì kế toán chưa mất đến 10 giây là đã có thể hoàn thành một hóa đơn đầy đủ thông tin hợp lệ.

Không chỉ đơn giản hóa khâu nhập số liệu, hóa đơn điện tử còn tiết kiệm tối đa thời gian cho việc tìm kiếm và vận chuyển hóa đơn. Thay vì phải lật giở lại từng tờ hóa đơn giấy, với hóa đơn điện tử, người kế toán chỉ việc truy xuất dữ liệu trên phần mềm là có thể dễ dàng tìm thấy. Việc vận chuyển hóa đơn cũng đơn giản hơn rất nhiều ở chỗ, thay vì phải gửi qua bưu điện mất thời gian chờ đợi, phần mềm cho phép kế toán gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS ngay lập tức cho khách hàng.

Có thể nói, hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm tới 70% thời gian làm việc cho các kế toán doanh nghiệp. Sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp ích cho công việc của bộ phận kế toán mà còn đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng thu được nhiều lợi ích từ hóa đơn điện tử

Thời gian vận chuyển hóa đơn, chứng từ kế toán càng được rút ngắn thì hiệu quả của công tác kế toán doanh nghiệp càng tăng lên. Dữ liệu kế toán được cập nhật nhanh chóng, kịp thời sẽ không xảy ra tình trạng nhầm lẫn, gián đoạn ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng.

Ngoài cập nhật dữ liệu nhanh, cắt giảm thủ tục hành chính, áp dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản và vận chuyển hóa đơn một cách hiệu quả. Đồng thời với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế, bộ phận kế toán cũng sẽ giảm được công việc lập báo cáo Thuế hàng tháng, hàng quý như với hóa đơn giấy truyền thống.

Với những ưu thế trên, có thể nói, sử dụng hóa đơn điện tử chính là giải pháp quản lý tuyệt vời, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay.