5 Phương pháp cắt giảm chi phí quản lý kho cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh khó khăn như hiện nay, bài toán tối ưu hóa và cắt giảm chi phí quản lý kho nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Kho bãi không chỉ là trung tâm lưu trữ hàng hóa mà còn là nơi diễn ra nhiều hoạt động quan trọng khác như sắp xếp, đóng gói và vận chuyển, đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả cao. Do đó, việc tìm kiếm và áp dụng các phương pháp cắt giảm chi phí một cách khoa học, sáng tạo không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính mà còn nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ đề cập đến 5 phương pháp cốt lõi giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí quản lý kho mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ hay hiệu suất làm việc.

1. Chi phí quản lý kho hàng là gì? 

Chi phí quản lý kho là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận hành, bảo trì và quản lý kho hàng, thông thường bao gồm 5 nhóm chính sau đây:

1.1. Chi phí mặt bằng

• Nhóm chi phí mặt bằng bao gồm các khoản như khấu hao tài sản cố định (nhà kho), tiền thuê nhà kho (nếu thuê ngoài), và các phí liên quan khác.
• Đây là nhóm chi phí cố định, dễ dự báo và ước tính, thông thường không có biến động bất thường và thường phát sinh đều giữa các tháng trong năm.
• Trên thực tế, một số doanh nghiệp căn cứ theo nhu cầu có thể kết hợp giữa kho sẵn có (thuộc sở hữu doanh nghiệp) với kho thuê ngoài.

1.2. Chi phí nhân công 

• Chi phí nhân công là một trong những nhóm chi phí quan trọng trong cơ cấu chi phí phí quản lý kho. Nhóm chi phí nhân công thông thường bao gồm lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, và các khoản đãi ngộ khác cho nhân viên làm việc trong kho.
• Tương tự như nhóm chi phí mặt bằng nêu trên, thông thường đây cũng là nhóm chi phí ít có sự biến động trong năm, trừ một số trường hợp đặc biệt như công ty kinh doanh theo mùa vụ cần tuyển dụng thêm lao động làm việc tại kho, công ty có đơn hàng lớn cần bổ sung nhân sự kho…

1.3. Chi phí công nghệ và phần mềm 

• Bao gồm việc mua sắm và bảo trì phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán kho và các giải pháp công nghệ thông tin khác nhằm giúp tự động hóa các quy trình, tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, và cải thiện chất lượng dữ liệu.

• Một số giải pháp công nghệ tiên tiến và phần mềm quản lý kho hiện nay gồm: Hệ thống quản lý kho hàng ((WMS – Warehouse Management System), Công nghệ mã vạch và RFID (Radio-Frequency Identification, Hệ thống quản lý vận tải (TMS – Transportation Management System) …

1.4. Chi phí máy móc, thiết bị và công cụ 

• Một số doanh nghiệp có yêu cầu bảo quản đặc biệt với hàng hóa như kho lạnh, hệ thống kiểm soát nhiệt độ… Do vậy, chi phí khấu hao của máy móc, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quản lý kho có thể rất lớn.
• Ngoài ra nhóm chi phí này còn bao gồm các chi phí liên quan đến việc mua sắm, bảo dưỡng, và sửa chữa các thiết bị như xe nâng, giá kệ, máy quét mã vạch và các công cụ khác cần thiết cho việc lưu trữ và xử lý hàng hóa trong kho.
• Hiện nay, tại một số doanh nghiệp sử dụng robot hiện đại và các hệ thống tự động để nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu sự cần thiết của lao động thủ công trong các quy trình như sắp xếp, đóng gói và vận chuyển hàng hóa, từ đó giúp tăng tốc độ và giảm thiểu sai sót.

1.5. Chi phí hệ thống an ninh 

Chi phí an ninh trong quản lý kho nhằm đảm bảo hàng hóa và tài sản được bảo vệ khỏi mất mát, trộm cắp và hỏng hóc. Các khoản chi phí chính trong nhóm này bao gồm:

• Hệ thống giám sát: Chi phí mua, lắp đặt và bảo trì các camera giám sát và hệ thống giám sát video để giám sát hoạt động trong kho.
• Hệ thống báo động: Đầu tư vào hệ thống báo động chống trộm và phòng cháy, nhằm cảnh báo sớm và phản ứng nhanh chóng trước các sự cố.
• Bảo vệ và dịch vụ an ninh: Chi phí cho việc thuê dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, đảm bảo an ninh 24/7 cho kho bãi.
• Hệ thống kiểm soát truy cập: Các giải pháp kiểm soát truy cập như cổng an ninh, hệ thống nhận dạng sinh trắc học, và thẻ từ, nhằm kiểm soát ai có quyền vào khu vực nhất định trong kho.

1.6. Chi phí vận hành 

• Chi phí vận hành bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động vận hành của kho, như tiền điện, nước, chi phí vận chuyển và logistics, chi phí vật liệu tiêu hao…
• Tại một số doanh nghiệp với yêu cầu điều kiện nhiệt độ nghiêm ngặt trong bảo quản hàng hóa thì chi phí điện có thể rất cao do sử dụng các thiết bị, kho lạnh công suất lớn.
• Tỷ trọng chi phí vận hành và chi phí quản lý khác lớn hay nhỏ phụ thuộc rất lớn vào mặt hàng và yêu cầu bảo quản hàng tương ứng.

Mỗi một doanh nghiệp sẽ phát sinh một số nhóm chi phí quản lý kho riêng và phụ thuộc vào mặt hàng, quy trình, cũng như công nghệ doanh nghiệp áp dụng trong lưu kho và bảo quản hoàn hóa.  Do vậy, tỷ lệ giữa các nhóm chi phí này cũng là khác nhau giữa các doanh nghiệp, do vậy yêu cầu về mặt quản lý là khác nhau.

2. 5 phương pháp cắt giảm chi phí quản lý kho 

 2.1. 3 nguyên tắc cắt giảm chi phí quản lý kho 

Như đề đề cập ở mục 1, các nhóm chi phí quản lý kho đều là cần thiết để duy trì hoạt động vận hành kho ở các doanh nghiệp. Tuy nhiên việc cắt giảm chi phí kho phải được dựa trên những nguyên tắc sau đây:

2.1.1. Đảm bảo an toàn là ưu tiên hàng đầu

Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng việc cắt giảm chi phí không làm ảnh hưởng đến các biện pháp an toàn trong kho. Đảm bảo an toàn cho nhân viên và hàng hóa phải luôn được ưu tiên cao nhất, từ việc duy trì thiết bị an toàn, đến việc thực hiện các quy định về phòng cháy và chữa cháy. Các sự cố mất an toàn có thể dẫn đến tổn thất lớn hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được từ việc cắt giảm chi phí.

2.2.2. Giữ vững chất lượng hàng hóa và dịch vụ

Trong quá trình cắt giảm chi phí, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ vẫn giữ nguyên. Điều này đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ trong quá trình lưu trữ, xử lý và bảo quản hàng hóa, đảm bảo rằng chúng không bị hư hỏng, mất mát hay suy giảm giá trị trong quá trình lưu trữ và vận chuyển.

2.2.4. Không tập trung vào cắt giảm chi phí mà phải tối ưu chi phí 

Doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng việc cắt giảm chi phí thường chỉ là các giải pháp ngắn hạn và có tính tức thời, doanh nghiệp cần ưu tiên vào các giải pháp mang tính tối ưu chi phí như: nâng cao năng suất lao động, chú trọng đến việc kết hợp nhiều giải pháp đồng thời dựa theo đặc thù của doanh nghiệp, đầu tư vào công nghệ và các giải pháp công nghệ thông tin khác.

2.2. Các phương pháp cắt giảm và tối ưu chi phí quản lý kho 

Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình thực tiễn của kho hàng để xây dựng lộ trình tối ưu chi phí quản lý kho. MISA AMIS đã tập hợp 5  phương pháp chính sau đây:

2.2.1. Tận dụng không gian lưu trữ

• Với các doanh nghiệp có nhà kho riêng, việc thiết kế tối ưu không gian lưu trữ có thể giúp doanh nghiệp tận dụng không gian thừa cho những mục đích hoạt động khác nhau. Với phần diện tích kho dư thừa, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch cho thuê nhằm tạo ra nguồn thu nhập khác.

Với các doanh nghiệp thực hiện thuê kho ngoài, việc tận dụng tốt không gian lưu trữ, trực tiếp giúp giảm phần diện tích cần thuê. Để tối ưu được không gian lưu trữ, đòi hỏi ngay từ khi thiết kế, bố trí và sắp xếp nhà kho phải khoa học và phù hợp với mặt hàng của doanh nghiệp lưu kho.

• Tác dụng/ ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho:

• Giảm thiểu chi phí thuê kho ngoài
• Tăng thu nhập khác (trong trường hợp doanh nghiệp có thể cho thuê phần diện tích kho dư thừa)
• Tiết kiệm chi phí vận hành (điện nước…)

2.2.2. Đơn giản hóa quy trình quản lý kho 

• Doanh nghiệp phải xây dựng quy trình quản lý kho đơn giản và hiệu quả, nhằm mục tiêu giảm thiểu sức lao động thủ công, gia tăng vai trò của các yếu tố công nghệ, nhưng không làm giảm hiệu quả của công tác quản lý. Quy trình đơn giản và hiệu quả giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện, tránh sử dụng quá nhiều nhân lực tham gia vào một quy trình. Các quy trình quản lý kho cần phải được điều chỉnh và nâng cấp cho phù hợp với từng thời điểm kinh doanh, để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
• Ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho:

• Giảm thiểu sức lao động thủ công từ đó giảm chi phí nhân công
• Giảm các chi phí vận hành

2.2.3. Đầu tư vào công nghệ và tự động hóa

• Đây là phương pháp có tính dài hạn trong việc cắt giảm và tối ưu chi phí quản lý kho. Doanh nghiệp nên xây dựng lộ trình và kế hoạch đầu tư vào công nghệ tự động hóa, chú trọng đến các giải pháp như hệ thống quản lý kho tự động (WMS), phần mềm kế toán kho, robot, và các giải pháp RFID… từ đó giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, cải thiện độ chính xác và giảm thiểu các sai sót, nâng cao năng suất lao động của toàn doanh nghiệp.
• Ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho:

• Trong ngắn hạn: Đầu tư vào các giải pháp công nghệ và tự động hóa có thể làm chi phí quản lý kho tăng lên.
• Trong dài hạn: Công nghệ và tự động hóa là xu thế bắt buộc để tăng năng suất lao động và giảm chi phí nhân công trực tiếp vào quản lý kho, tăng độ chính xác trong quản lý.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các tính năng kể trên, khắc phục được mọi nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý truyền thống. Ngoài ra, phần mềm còn phù hợp với đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực như: Theo dõi hàng hóa có nhiều đặc tính( màu sắc, kích cỡ…), theo số lô hạn dùng, có nhiều đơn vị tính, lập biên bản kiểm kê, kiểm soát xuất kho theo định mức, thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng vật tư, hàng hóa,…

2.2.4. Nâng cao năng lực của nhân viên kho 

• Việc cắt giảm chi phí quản lý kho không nên được hiểu là cắt giảm chi phí nhân viên mà phải tập trung vào nâng cao năng suất và năng lực của nhân viên quản lý kho. Doanh nghiệp cần chú trọng vào công tác đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn và kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên. Bên cạnh đó, cần kết hợp với sử dụng công nghệ và phần mềm trong quản lý kho sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
• Ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho

Tối ưu chi phí nhân công, trong dài hạn không phải tuyển dụng thêm nhân sự do năng suất lao động của nhân viên đã được cải thiện, từ đó giảm trực tiếp vào nhóm chi phí nhân công trong hoạt động quản lý kho.

2.2.5. Tăng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho 

• Việc doanh nghiệp trực tiếp làm giảm lượng hàng hóa phải lưu kho sẽ làm giảm chi phí vận hành, bảo quản, lưu kho. Một số giải pháp nhằm tăng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho như: cải thiện công tác dự báo nhu cầu hàng hóa, linh hoạt trong quan hệ với nhà cung cấp, phát triển tốt mạng lưới khách hàng hoặc đại lý, nắm bắt xu hướng thị trường và yếu tố mùa vụ để điều chỉnh lượng hàng tồn kho hợp lý…
• Ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho:
• Tiết kiệm được nhóm chi phí vận hành, bảo quản hàng hóa trong kho.
• Tận dụng được không gian lưu trữ trong kho do lượng hàng tồn tối ưu, từ đó có thể giảm chi phí kho bãi.

Như vậy, để đạt được hiệu quả tối ưu trong cắt giảm chi phí quản lý kho doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng tình hình kinh doanh và thực tiễn của mình và chọn lựa phương pháp phù hợp, cũng như sẵn sàng điều chỉnh và cải thiện phương pháp liên tục. Sự đầu tư ban đầu vào công nghệ, đào tạo nhân sự và cải thiện quy trình có thể đòi hỏi chi phí và thời gian, nhưng lợi ích lâu dài mà nó mang lại chắc chắn sẽ vượt xa giá trị ban đầu. Cuối cùng, mục tiêu không chỉ là giảm chi phí quản lý kho mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên số.