Quyết toán thuế là gì? Quy định và nguyên tắc thực hiện quyết toán thuế

1. Quyết toán thuế là gì?

Quyết toán thuế là quá trình tính toán, thực hiện khai báo số tiền thuế mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế dựa trên thu nhập, giao dịch kinh doanh hoặc tài sản trong một kỳ kế toán cụ thể.

Bản chất của việc quyết toán thuế chính là xác định rõ những khoản thu thuế cần phải nộp cho cơ quan thuế và tập hợp chính xác các số liệu thống kế có trong các khoản thu thuế đó.

2. Phân loại quyết toán thuế

Theo quy định của pháp luật thì quyết toán thế được chia thành 3 loại:

2.1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quyết toán thuế TNCN là quá trình mà cá nhân thực hiện để tự kê khai và tính toán số thuế cần nộp trong một năm, bao gồm cả việc xác định số thuế phải nộp thêm, hoàn trả số tiền thuế đã nộp thừa và áp dụng bù trừ thuế vào kỳ tiếp theo.

Cá nhân nếu có thu nhập từ một nguồn hoặc nhiều nguồn khác nhau mà thuộc khung thu nhập phải chịu thuế thì bắt buộc phải thực hiện quyết toán thế TNCN. Việc này có thể được thực hiện bởi cá nhân hoặc tổ chúc nơi cá nhân đó đang công tác.

Người nộp thuế thu nhập cá nhân cần quyết toán thuế và nộp tiền thuế (nếu có) trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính (chậm nhất là ngày 30/3 dương lịch).

2.2. Quyết toán thuế TNDN

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là việc mà doanh nghiệp kê khai số thuế phải nộp cho cơ quan nhà nước.

• Thực hiện kê khai các khoản thế trong năm
• Đối với trường hợp doanh nghiệp hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu cũng cần kê khai để cơ quan thuế đưa ra quyết định quyết toán đến doanh nghiệp với mục đích chính để truy thu số thuế.

Ngoài ra, hồ sơ quyết toán thuế hàng năm phải được nộp trước thời hạn 90 ngày tính từ ngày kết thúc năm tài chính theo lịch dương. Đối với doanh nghiệp trong trường hợp sáp nhập, giải thể, hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu, thời hạn này sẽ là 45 ngày tính từ ngày có quyết định về sự thay đổi của doanh nghiệp.

2.3. Quyết Toán Thuế Giá Trị Gia Tăng

Tất cả các doanh nghiệp kinh doanh (trừ hộ gia đình vừa và nhỏ) đều phải thực hiện việc lập và gửi quyết toán thuế GTGT hàng năm đến cơ quan thuế.

Quyết toán thuế GTGT được thực hiện theo năm dương lịch và hạn cuối đăng ký nộp thuế là không quá 60 ngày kể từ ngày 31/12 của năm đó.

3. Công tác chuẩn bị khi thực hiện quyết toán thuế hàng năm

Công việc quyết toán thuế hàng năm của doanh nghiệp cần chuẩn bị những công việc chính như sau:

3.1. Công tác chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm

• Tờ khai thuế gồm: Tờ khai thuế hàng tháng hoặc quý; Tờ khai quyết toán thuế TNCN và các phụ lục kèm theo theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
• Hồ sơ chứng từ

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của người lao động;
• Bản cam kết 08/CK-TNCN không khấu trừ 10% thuế TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC;
• Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho người lao động;
• Hồ sơ giảm trừ gia cảnh của người lao động;
• Hồ sơ nhân sự, Bảng lương, chứng từ thanh toán tiền lương, thưởng….
• …

3.2. Công tác chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN hàng năm

• Bộ báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán hiện hành (Thông tư số 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC);

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và các phụ lục kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC;

• Các tờ khai thuế TNDN khác (nếu có);

• Chứng từ tạm nộp thuế TNDN;

• Số liệu kế toán và các hồ sơ, chứng từ, hóa đơn kèm theo;

• …

Ngoài việc chuẩn bị tờ khai, số liệu, kế toán lưu ý đến công tác in ấn và lưu trữ các hồ sơ đầy đủ và khoa học.

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại thuế cụ thể mà doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp hồ sơ đầy đủ lên cơ quan thuế. Các quy trình phân bổ, phương pháp tính toán, và quyết toán thuế liên quan đến các loại thuế được thực hiện theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC về Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.

4. Hướng dẫn quyết toán thuế 

Dưới đây là hướng dẫn các bước mà doanh nghiệp có thể thực hiện việc quyết toán thuế

4.1. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 

Để thuận tiện cho bạn đọc theo dõi, MISA AMIS đã tập hợp lại các bước căn bản để quyết toán thuế TNCN như sau:

• Bước 1: Tập hợp chứng từ liên quan đến lương và các khoản phụ cấp theo lương trong năm tính thuế.

Doanh nghiệp cần thu thập toàn bộ các chứng từ liên quan tới lương, các khoản phụ cấp và trích theo lương của người lao động đã phát sinh trong năm tính thuế: hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng chấm công, tính lương, chứng từ thanh toán tiền lương cùng với các hồ sơ tờ khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý doanh nghiệp đã kê khai, các hồ sơ liên quan tới bảo hiểm của người lao động…

• Bước 2: Tổng hợp thông tin về tiền lương đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế và xác định tổng nghĩa vụ thuế năm.

Ở bước này, thông thường các bạn tập hợp toàn bộ thông tin về lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản tiền tiền thưởng, phúc lợi… đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế vào 1 file excel để tiện đối chiếu, theo dõi và lấy các số liệu kê khai lên tờ khai, gọi chung là “Bảng tổng hợp thông tin người lao động quyết toán thuế năm tại doanh nghiệp”.

• Bước 3: Xác định phụ lục kê khai đối với thu nhập chi trả cho người lao động.

Từ “Bảng tổng hợp thông tin người lao động quyết toán thuế năm tại doanh nghiệp” nêu tại bước 2, doanh nghiệp xác định phân nhóm đối tượng người lao động theo đối tượng kê khai ở phụ lục nào của tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

• Bước 4: Lên tờ khai trên HTKK (hoặc file excel) và gửi dữ liệu kê khai

Kế toán có thể chuẩn bị sẵn số liệu và đợi cập nhật trực tiếp trên HTKK hoặc chuẩn bị file excel biểu mẫu quy định và nhập khẩu (chức năng import) lên phần mềm HTKK để thực hiện lập tờ khai quyết toán sau đó kết xuất file định dạng .xml và nộp trực tuyến hoặc kê khai trực tuyến tại website:  https://thuedientu.gdt.gov.vn/.

4.2. Hướng dẫn quyết toán thuế TNDN

Việc chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN hàng năm của doanh nghiệp có thể tóm tắt thành 4 bước chính sau đây:

• Bước 1: Kiểm tra và rà soát số liệu, thông tin trước khi lập Báo cáo tài chính. Tham khảo chi tiết cách thức rà soát số liệu, thông tin trước khi lập BCTC tại đây

• Bước 2: Lập bộ Báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán hiện hành. Tìm hiểu chi tiết các bước lập Báo cáo tài chính tại đây.

• Bước 3: Kiểm tra lại số liệu Báo cáo tài chính, đánh giá rủi ro thuế và chốt số liệu báo cáo.

Sau khi lập xong Báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu, bạn đọc cần rà soát các rủi ro về thuế để kịp thời điều chỉnh khi lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), bóc tách các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN. Tham khảo bài viết nhận diện rủi ro về thuế qua phân tích báo cáo tài chính tại đây.

• Bước 4: Kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN

Sau khi hoàn thành các bước 1, 2 và 3, kế toán thực hiện bước cuối cùng, trọng tâm của quy trình quyết toán thuế là lên tờ khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế. Bạn đọc có thể tham khảo chi tiết cách lập tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu số 03/TNDN tại đây.

4.3. Hướng dẫn quyết toán thuế trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Khi sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán doanh nghiệp được phần mềm hỗ trợ trong hoạt động quyết toán thuế (TNCN & TNDN. Ngoài việc có tính năng tự động tổng hợp và trích xuất dữ liệu để lên bộ báo cáo tài chính, phần mềm cũng tự động lên tờ khai quyết toán thuế TNCN & TNDN theo đúng mẫu biểu của quy định hiện hành.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm MISA AMIS Kế toán sẽ có thể nộp trực tiếp tờ khai thuế và nộp thuế trên phần mềm kế toán vì MISA là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép là tổ chức T-Van (Tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế) với cổng giao dịch thuế điện tử mTax được tích hợp trên phân hệ thuế của phần mềm.

5. Các trường hợp phải quyết toán thuế là gì?

5.1. TH1: thuế TNCN

• Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế: Quyết toán thuế từ khoản thuế TNCN, cá nhân cần nộp thuế theo tiền lương, tiền công. Cá nhân bao gồm công dân Việt Nam và người nước ngoài có cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa, sẽ được xử lý trong kỳ khai thuế tiếp theo.

• Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Cá nhân có thể ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công khi đảm bảo các điều kiện quy định.

• Đối với tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công: Tổ chức thực hiện quyết toán thuế TNCN cho thu nhập là tiền lương hoặc tiền công của người lao động và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ.

5.2. TH2: Thuế TNDN

Các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có thu nhập chịu thuế phải thực hiện nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

5.3. TH3: Thuế GTGT

Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng là đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng và là đối tượng phải quyết toán thuế theo quy định của Luật Thuế Giá trị gia tăng.

6. Quy định về mức phạt đối với hành vi chậm nộp và không nộp hồ sơ quyết toán thuế

• Quy định xử phạt vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:

QUY ĐỊNH XỬ PHẠT HÀNH VI VI PHẠM VỀ THỜI HẠN NỘP HỒ SƠ KHAI THUẾ (Điều 13 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP)
STT	Hành vi	Mức phạt	Lưu ý
1	Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.	Phạt cảnh cáo
2	Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày	Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng	Trừ trường hợp 1 nêu trên
3	Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày.	Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
4	a. Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;b. Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp; c. Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp; d. Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.	Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng
5	Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định tại khoản 11 Điều 143 Luật Quản lý thuế.	Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng	Trường hợp số tiền phạt lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì số tiền phạt tối đa bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế, nhưng không thấp hơn mức trung bình của khung phạt tiền quy định tại trường hợp 4.

• Biện pháp khắc phục hậu quả

+ Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước đối với hành vi vi phạm quy định tại các trường hợp 1, 2, 3, 4 và 5 trong bảng nêu trên trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế;

+ Buộc nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo hồ sơ khai thuế đối với hành vi quy định tại điểm c, d của trường hợp 4 trong bảng nêu trên.

7. Một số thắc mắc khi thực hiện quyết toán thuế

Trong quá trình thực hiện QTT, chắc hẳn quý doanh nghiệp có thể gặp phải một chút thắc mắc. Dưới đây là một vài câu hỏi mà chúng tôi nhận được.

7.1. Thời Hạn Quyết Toán Thuế là khi nào?

Doanh nghiệp có thể nộp thuế muộn nhất vào ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai. Chi tiết như sau:

• Nếu khuế khai theo tháng hoặc quý
  • Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng.
  • Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
• Nếu kê khai theo năm

Căn cứ theo khoản 2, Điều 44 của Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm như sau:

• Quy định trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng với ngày nghỉ:

Theo điểm a khoản 2 của điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019 và khoản 1 của điều 1 của Nghị định 91/2022/NĐ-CP thì trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế, thời hạn cơ quan quản lý thuế giải quyết hồ sơ, thời hạn hiệu lực của quyết định cưỡng chế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.

7.2. Nơi nhận hồ sơ kê khai thuế?

Để nộp tờ khai quyết toán thuế chúng ta có thể nộp thông qua các cách sau:

• Nộp trực tiếp tại Cục thuế, nơi mà cá nhân, tổ chức đã đăng ký kê khai trong năm
• Nộp online thông qua cổng thuế điện tử
• Nộp thông tính năng MISA mTax – cổng dịch vụ T-Van cho phép nộp tờ khai, nộp thuế trực tiếp trên MISA AMIS Kế toán

7.3. Cần lưu ý điều gì khi thực hiện quyết toán thuế?

• Đối với các biểu mẫu quyết toán thuế của tất cả các loại thuế, doanh nghiệp tuân thủ Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
• Kế toán nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm đầy đủ và đúng hạn để tránh bị xử phạt theo Điều 13 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp lưu ý hạn cuối (ngày muộn nhất) nộp hồ sơ quyết toán thuế hàng năm có thể không giống nhau giữa các năm và cũng không giống nhau giữa thuế TNDN và thuế TNCN (trong trường hợp doanh nghiệp có năm tài chính khác với năm dương lịch).
• Trường hợp doanh nghiệp có năm tài chính khác với năm dương lịch (năm tài chính không phải là từ ngày 01/01 đến 31/12 như thông thường), cần phải lưu ý rằng thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN vẫn phải là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch vì với thuế TNCN năm tính thuế là năm dương lịch. Điểm này hoàn toàn khác với thuế TNDN, với thuế TNDN năm tính thuế có thể không trùng với năm dương lịch, mà theo năm tài chính của doanh nghiệp.

Như vậy việc nắm chắc các quy định cơ bản của pháp luật về quyết toán thuế là rất quan trọng với doanh nghiệp và kế toán, điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước.

Kết luận

Đây là các quy định quan trọng về quyết toán thuế mà cá nhân, doanh nghiệp cần nắm vững khi thực hiện quyết toán thuế hàng năm. Hy vọng rằng thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quyết toán thuế là gì và những quy định liên quan đến quyết toán thuế theo đúng quy định pháp luật