Hạch toán bù trừ công nợ trong giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ

Bù trừ công nợ (hay còn gọi là cấn trừ công nợ) trên thực tế là khái niệm khá quen thuộc với nhiều người, đặc biệt là các đơn vị kinh doanh, người làm công tác tài chính, kế toán. Vậy cấn trừ công nợ là gì? Hãy cùng AMIS Kế toán tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. Bù trừ công nợ, cấn trừ công nợ là gì?

• Khái niệm

Bù trừ công nợ (còn gọi là cấn trừ công nợ) được hiểu là một loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ giao dịch hoạt động mua bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa các đơn vị với nhau, trong đó một đơn vị này sẽ đóng vai trò vừa là người mua lại vừa là người bán với một đơn vị khác.

Trong quá trình thanh toán, bên cạnh các hình thức trực tiếp như thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trao đổi hàng hóa…, nếu có những phát sinh giao dịch mua bán đồng thời nêu trên thì hai bên có thể thực hiện cấn trừ công nợ,  bằng cách công nợ phải thu sẽ được bù trừ với công nợ phải trả, số chênh lệch còn lại (nếu có) sẽ được thanh toán hoặc bù trừ vào các giao dịch phát sinh kế tiếp.

Cấn trừ công nợ ba bên

Là một phương pháp điều chỉnh nợ giữa ba bên có nghĩa vụ tài chính đối với nhau. Cơ cấu này thường được áp dụng trong các trường hợp một bên có khả năng thanh toán nợ cho bên thứ hai, và bên thứ hai có khả năng thanh toán nợ cho bên thứ ba, nhưng bên thứ ba lại có nghĩa vụ tài chính đối với bên đầu tiên.

Ví dụ:

Giả sử Công ty A nợ Công ty B 10 triệu đồng.

Công ty B nợ Công ty C 10 triệu đồng.

Công ty C nợ Công ty A 10 triệu đồng.

Thay vì mỗi công ty phải thực hiện việc thanh toán riêng lẻ, các doanh nghiệp có thể thỏa thuận cấn trừ công nợ ba bên. Kết quả là mỗi khoản nợ sẽ bị hủy bỏ và không cần có bất kỳ giao dịch tiền mặt nào giữa các bên.

Các lợi ích của việc bù trừ (cấn trừ) công nợ

• Giảm giao dịch: giảm số lượng giao dịch tiền mặt/tiền gửi ngân hàng giữa các bên, giảm chi phí và thời gian thực hiện các giao dịch thanh toán và chuyển tiền.
• Tối ưu hóa dòng tiền: các bên có thể tiết kiệm được lượng tiền mặt dự kiến sẽ thanh toán và sử dụng nó cho các mục đích khác.
• Giảm rủi ro: giảm các rủi ro phát sinh từ việc thanh toán trễ hoặc không thanh toán…

2. Các loại chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ

Khi thực hiện, các bên tham gia cần có đầy đủ các loại chứng từ như sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán cấn trừ công nợ.
• Phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản nghiệm thu bàn giao.
• Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Phiếu chi, phiếu thu, báo nợ, báo có.
• Biên bản thỏa thuận bù trừ (cấn trừ) công nợ
• …

Cách hạch toán tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán theo thông tư 200

3. Biên bản bù trừ công nợ

Biên bản bù trừ công nợ được hiểu là biên bản được lập khi các bên mua và bán có phát sinh các nghiệp vụ mua, bán qua lại lẫn nhau và đồng ý bù trừ. Biên bản được sử dụng để ghi giảm công nợ phải thu, phải trả và xác định nghĩa vụ thanh toán còn lại của các bên tham gia.

Biên bản bù trừ công nợ thường bao gồm các tiêu chí sau:

• Tên biên bản (Biên bản bù trừ hoặc cấn trừ công nợ).
• Ngày lập biên bản.
• Thông tin của các bên liên quan: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện.
• Nội dung biên bản:

+ Giá trị hàng hóa dịch vụ cung cấp giữa các bên, công nợ phải thu, phải trả phát sinh tương ứng.

+ Các chứng từ chứng minh giao dịch kèm theo.

+ Cách thức

+ Thời hạn

+ Chênh lệch/Giá trị còn lại sau khi bù trừ công nợ (nếu có) và cách xử lý.

• Xác nhận của các bên về việc thực hiện thỏa thuận bù trừ công nợ và chữ ký, dấu của người đại diện theo pháp luật.

Mẫu Biên bản bù trừ công nợ hai bên

Bạn đọc có thể tải về mẫu biên bản bù trừ công nợ Tại đây.

Mẫu Biên bản cấn trừ công nợ ba bên

Bạn đọc có thể tải về mẫu biên bản Cấn trừ công nợ ba bên Tại đây

4. Các chính sách, quy định liên quan đến thanh toán bù trừ công nợ

4.1. Về thuế GTGT

Căn cứ theo khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT:

a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp cấn trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản cấn trừ công nợ của ba (3) bên làm căn cứ khấu trừ thuế.

b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức cấn trừ công nợ như vay, mượn tiền; bù trừ (cấn trừ) công nợ qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua chi hộ.”

4.2. Về thuế TNDN

Căn cứ tại quy định khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế TNDN; sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC như sau:

Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. “

Để việc thanh toán cấn trừ công nợ hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT thì cần:

• Hợp đồng mua bán (quy định rõ trong hợp đồng về việc thanh toán cấn trừ công nợ)
• Biên bản cấn trừ công nợ 2 bên (Phải có xác nhận của 2 bên)

–  Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

4.3. Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Mời bạn xem chi tiết cách hạch toán bù trừ công nợ tại đây.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã lựa chọn các công cụ quản lý tự động để quản lý công nợ hiệu quả hơn theo tuổi nợ, hạn nợ, đối tượng khách hàng…. Các phần mềm kế toán thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

• Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
• Tự động đối trừ công nợ, cấn trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
• Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ giúp doanh nghiệp có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn
• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
• Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng