Hướng dẫn định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh & ví dụ chi tiết

1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là gì?

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp, xác định các tài khoản bị tác động và thực hiện bút toán định khoản ghi Nợ, Có với giá trị phù hợp.

Có 2 loại định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là định khoản đơn giản và định khoản phức tạp. Ngoài ra, nếu phân loại dựa trên tiêu chí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì tại doanh nghiệp sẽ có nhiều loại định khoản khác nhau, do hoạt động doanh nghiệp phát sinh hàng loạt các nghiệp vụ kinh tế.

Tìm hiểu thêm

2. Nguyên tắc định khoản cần ghi nhớ

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được dùng để phản ánh số tiền của các nghiệp vụ kinh tế đó vào các tài khoản kế toán theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

- Hai bên Nợ, Có đều có vai trò như nhau, đều là chỉ sự phát sinh tăng giảm của tài khoản kế toán trong kỳ. Nợ cũng có thể phản ánh phát sinh tăng, cũng có thể phản ánh phát sinh giảm và Có cũng tương tự.
- Khi định khoản thì sẽ thực hiện định khoản Nợ trước, Có sau.
- Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm.
- Đối với tài khoản tài sản:
  - Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sẽ được ghi tại bên Nợ
  - Trong kỳ tài sản phát sinh tăng thì ghi bên Nợ, phát sinh giảm thì ghi bên Có
- Đối với tài khoản nguồn vốn:
  - Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sẽ được ghi tại bên Có
  - Trong kỳ tài sản phát sinh tăng thì ghi bên Có, phát sinh giảm thì ghi bên Nợ
- Đối với tài khoản chi phí: Trong kỳ tài sản phát sinh tăng thì ghi bên Nợ, phát sinh giảm thì ghi bên Có
- Đối với tài khoản doanh thu: Trong kỳ tài sản phát sinh tăng thì ghi bên Có, phát sinh giảm thì ghi bên Nợ
- Tài khoản từ đầu 5 → 9 không có số dư cuối kỳ.

3. Các bước định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Có 4 bước định khoản mà kế toán cần tuân thủ. Trên thực tế, tuỳ theo từng kế toán với kinh nghiệm công tác trong nghề mà số lượng các bước có thể thay đổi. Các bước mà kế toán cần trải qua để đảm bảo định khoản đúng bao gồm:

Bước 1: Xác định đúng đối tượng kế toán
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng
Bước 3: Xác định Nợ, Có đối với các tài khoản kế toán thông qua phát sinh tăng, giảm
Bước 4: Định khoản kế toán thỏa mãn điều kiện:

Đặc biệt, trong quá trình định khoản, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:

Tổng Nợ = Tổng Có
Định khoản Nợ trước, Có sau
Chỉ định khoản các nghiệp vụ là nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp.

4. Hướng dẫn định khoản theo từng nghiệp vụ

Ví dụ: Doanh nghiệp A quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong kỳ có phát sinh các nghiệp vụ sau:

Bán hàng, thu tiền mặt 40.000.000, thuế VAT 10%
Bán TSCĐ hữu hình 66.000.000, thuế VAT 10%. Chi phí vận chuyển để bán TSCĐ 220.000 đã bao gồm VAT, trả bằng tiền mặt
Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên 15.000.000
Mua vật liệu nhập kho, giá chưa thuế 100.000.000, thuế VAT 10%, đã thanh toán bằng TGNH. Chi phí vận chuyển bốc dỡ xếp vật liệu 1.100.000 đã bao gồm VAT.
Chi tiền mặt mua đồ dùng về sử dụng tại bộ phận quản lý doanh nghiệp, sử dụng ngay, trị giá 500.000 chưa bao gồm VAT.

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể trên.

Hướng dẫn:

Bán hàng, thu tiền qua TGNH 40.000.000, thuế VAT 10%

Nợ TK 112 44.000.000

Có TK 333 4.000.000

Có TK 511 40.000.000

Bán TSCĐ hữu hình 66.000.000, thuế VAT 10%, chưa thu tiền. Chi phí vận chuyển để bán TSCĐ 220.000 đã bao gồm VAT, trả bằng tiền mặt

Nợ TK 131 60.000.000

Có TK 333 6.000.000

Có TK 711 60.000.000

Nợ TK 811 200.000

Nợ TK 133 20.000

Có TK 111 220.000

Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên 15.000.000

Nợ 141 15.000.000

Có 111 15.000.000

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 25.000.000

Nợ 111 25.000.000

Có 112 25.000.000

Chi tiền mặt mua đồ dùng về sử dụng tại bộ phận quản lý doanh nghiệp, sử dụng ngay, trị giá 500.000 chưa bao gồm VAT.

Nợ 642 500.000

Có 111 500.000

Định khoản kế toán là cơ sở ban đầu để doanh nghiệp có được các thông tin kế toán phục vụ cho mục đích xây dựng chiến lược và ra quyết định kinh doanh. Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị thêm cho bộ phận kế toán hệ thống phần mềm hỗ trợ để giúp hoạt động định khoản kế toán diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn. Một trong các phần mềm nổi bật trên thị trường đó là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ hoạt động định khoản và các nghiệp vụ kế toán khác:

Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: