Báo cáo tuổi nợ và giải pháp theo dõi báo cáo tuổi nợ chặt chẽ

Là kế toán, quản lý, chủ doanh nghiệp, bạn có thể đã bắt gặp các thuật ngữ “Báo cáo tình hình công nợ theo tuổi nợ” hoặc “Báo cáo tuổi nợ”. Nếu bạn đang tự hỏi báo cáo này đề cập đến điều gì, hãy cùng MISA AMIS Kế toán tìm hiểu Báo cáo tuổi nợ là gì, phân tích ví dụ và hiểu tại sao báo cáo này lại hữu ích và cần thiết đối với doanh nghiệp.

1. Báo cáo tuổi nợ là gì?

Báo cáo tuổi nợ là báo cáo chi tiết hơn của báo cáo công nợ. Báo cáo tuổi nợ cung cấp thông tin, danh sách đầy đủ tất cả các hóa đơn bán hàng chưa thanh toán, có thể trừ đi hạn mức về thời hạn thanh toán cho khách hàng của bạn. Các báo cáo này thường được sắp xếp và phân loại theo khách hàng, loại sản phẩm và ngày hóa đơn.

2. Tại sao Báo cáo tuổi nợ lại quan trọng?

Báo cáo tuổi nợ cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn cụ thể về tình hình các khoản phải thu khách hàng của doanh nghiệp, mức độ “nguy cấp”, “báo động” của từng khoản nợ, qua đó, đánh giá được sức khỏe tài chính và xây dựng kế hoạch về dòng tiền cho doanh nghiệp.

Thông qua báo cáo tuổi nợ, doanh nghiệp có thể nắm được thời gian thanh toán trung bình của khách hàng và nhanh chóng nhận biết khách hàng không có khả năng hoàn tất nghĩa vụ thanh toán của họ để sớm có những biện pháp giục nợ, thu hồi công nợ…

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện các thay đổi trong quy trình phải thu, bạn có thể sử dụng báo cáo tuổi nợ để đánh giá sự thành công và tính hiệu quả của những thay đổi đó.

Giữ hạn mức công nợ phải thu của doanh nghiệp trong tầm kiểm soát sẽ cải thiện sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Nếu nợ phải thu khách hàng được giữ ở mức thấp và phù hợp, doanh nghiệp của bạn được đánh giá có tình hình tài chính tốt trong tương lai.

Như vậy, các doanh nghiệp cần thực hiện theo dõi báo cáo tuổi nợ một cách chi tiết và kịp thời. Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể theo dõi và quản lý công nợ theo tuổi nợ nhanh chóng, kịp thời nhờ tiện ích nhắc nhở thông minh và tính năng phân tích công nợ theo tuổi nợ.

3. Các thông tin, số liệu và dữ liệu được trình bày trong Báo cáo tuổi nợ

• Số tiền trên hóa đơn (số tiền mỗi khách hàng nợ)
• Khách hàng nào nợ doanh nghiệp của bạn nhiều tiền nhất
• Mỗi khách hàng đã nợ tiền trong bao lâu
• Ngày thanh toán dự kiến (căn cứ theo thời hạn thanh toán trong hợp đồng hoặc chính sách bán hàng của công ty).
• Mọi thông tin liên quan đến hóa đơn
• …

Xem thêm: Công nợ là gì? Cách theo dõi và quản lý công nợ hiệu quả

4. Trình bày Báo cáo tuổi nợ

Có nhiều cách để trình bày một báo cáo tuổi nợ, tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Chúng ta có thể nhập trực tiếp các số liệu bán hàng và hóa đơn cùng với các thông tin cần thiết khác để cung cấp một báo cáo đơn giản như sau:

Mời bạn tải về file mẫu báo cáo trên tại đây.

Cách khác là chúng ta tự xây dựng một biểu mẫu báo cáo trên Excel và lấy dữ liệu thô từ phần mềm kế toán để nhập vào báo cáo hoặc sử dụng một phần mềm kế toán hiệu quả để lên một báo cáo tuổi nợ, giúp việc kiểm soát công nợ theo tuổi nợ kịp thời, chính xác.

Các cách thức này sẽ được trình bày ở phần dưới đây.

5. Các cách lập báo cáo tuổi nợ

5.1 Sử dụng Excel để tùy biến Báo cáo tuổi nợ

Trong một số trường hợp, việc thay đổi kết cấu báo cáo kèm theo các yêu cầu về trình bày thông tin trên Báo cáo tuổi nợ có thể thay đổi theo yêu cầu cụ thể của người nhận báo cáo (theo yêu cầu của nhà quản trị).

Kế toán, hay người lập báo cáo trong trường hợp này có thể sử dụng Excel là một công cụ hữu hiệu giúp đáp ứng kịp thời, nhanh chóng các thay đổi trong việc trình bày báo cáo.

Dựa trên số liệu Báo cáo sẵn có trên PMKT, như Báo cáo công nợ tổng hợp, Báo cáo công nợ chi tiết theo khách hàng hay trong hầu hết các trường hợp, là Nhật ký chung, người lập báo cáo có thể tạo một Mẫu báo cáo tuổi nợ như sau:

Trong đó các vùng bôi màu là vùng báo cáo, còn lại là vùng dữ liệu. Báo cáo cần cập nhật đến thời điểm nào thì xuất dữ liệu từ phần mềm kế toán đến thời điểm đó rồi copy và paste vào vùng dữ liệu, số liệu cần xem sẽ tự động link vào phần báo cáo qua các công thức của Excel. Cách làm này đảm bảo dữ liệu luôn được thống nhất với PMKT, đồng thời cách trình bày cung cấp thông tin đáp ứng tức thời yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp.

Mời bạn tải về Biểu mẫu file báo cáo trên tại đây.

5.2. Sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS trong quản lý tuổi nợ

Thay vì lấy dữ liệu từ phần mềm kế toán và sử dụng excel để quản lý tuổi nợ một cách thủ công thì doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phần mềm kế toán tích hợp sẵn tính năng, tiện ích hỗ trợ quản lý công nợ theo tuổi nợ.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS phát triển đáp ứng được đầy đủ nhu cầu quản lý công nợ khách hàng và báo cáo công nợ theo tuổi nợ. Để xem báo cáo, ngay từ bước lập chứng từ, kế toán cần nhập đầy đủ các thông tin về khách hàng, hóa đơn, hạn thanh toán, chính sách thanh toán…:

Sau đó, người lập vào phân hệ Báo cáo, chọn Chi tiết công nợ phải thu theo tuổi nợ, nhập các tham số cần trình bày trên báo cáo và click Xem báo cáo, kết quả như sau:

Số liệu này có thể được kết xuất ra Excel, *.pdf hoặc in trực tiếp ra giấy để gửi cho lãnh đạo và những người có liên quan trong doanh nghiệp để báo cáo. Khi đó báo cáo sẽ được trình bày như sau:

Ngoài ra, phần mềm còn có tiện ích nhắc nhở thông minh, tự động cảnh báo cho người dùng về tình hình công nợ phải thu để tránh tình trạng thất thoát công nợ, doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn…

Như vậy, chỉ cần công việc nhập liệu chứng từ bán hàng, chứng từ công nợ và hạn thu tiền chính xác, kịp thời, Báo cáo tuổi nợ có thể được cập nhật bất kỳ lúc nào trên phần mềm. Do đó báo cáo cung cấp số liệu tức thì (realtime) phục vụ nhanh chóng cho việc đôn đốc, thu hồi công nợ, đánh giá độ tin cậy của khách hàng, góp phần ổn định tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Dòng tiền là gì? Cách quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp hiệu quả

7. Quản lý nợ tác động đến dòng tiền trong công ty của bạn như thế nào?

Tùy vào chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn, tuy nhiên quản lý thành công dòng tiền thông thường là đảm bảo lượng tiền vào lớn hơn lượng tiền chi ra. Tất nhiên, khi nợ được quản lý tốt, lượng tiền thu về sẽ nhanh chóng hơn.

Sẽ hữu ích hơn nếu doanh nghiệp thiết lập chức năng kiểm soát tín dụng để đánh giá các khoản nợ cũ (đã được thanh toán để phân loại kỷ luật thanh toán của khách hàng), theo dõi các khoản thanh toán chưa đến hạn và chủ động triển khai các giải pháp thu hồi công nợ.

Như vậy qua bài viết này, AMIS Kế toán đã tổng hợp các thông tin đầy đủ cần thiết về việc lập và trình bày Báo cáo tuổi nợ, ý nghĩa của báo cáo cũng như cách thức quản lý công nợ khách hàng một cách hiệu quả. AMIS Kế toán hy vọng giúp bộ phận kế toán và ban lãnh đạo ứng dụng được trong công việc của mình để quản lý công nợ tốt hơn.

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

Click đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS full tính năng