[TK 138] Kết cấu và nội dung tài khoản 138 (Phải thu khác)

Tài khoản 138 được hạch toán như thế nào? Kế toán cần lưu ý những gì khi làm việc với tài khoản 138? Bài viết sau đây của MISA MeInvoice sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này.

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 138 – Phải thu khác

Thứ nhất: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng, Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:

– Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;

– Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường;

– Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên Hệ thống tài khoản – 138 Phải thu khác.

– Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;

– Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất, nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất, nhập khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bóc vác, các khoản thuế,…

– Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;

– Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật;

– Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.

Thứ hai: Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:

a) Các khoản tiền, tài sản đem đi cầm cố, thế chấp ký quỹ, ký cược phai được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết hạn cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược. Trường hợp các khoản ký quỹ, ký cược doanh nghiệp được quyền nhận lại nhưng quá hạn thu hồi thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng như đối với các khoản nợ phải thu khó đòi.

b) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ. Khi lập Báo cáo tài chính, những khoản có kỳ hạn còn dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; Những khoản có kỳ hạn (trừ trường hợp Báo cáo tình hình tài chính được thành lập theo tính thanh khoản giảm dần).

c) Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được phản ánh theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản phi tiền tệ mang đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược ghi theo giá nào thì khi thu về ghi theo giá đó. Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (là tỷ giá giao dịch thực tế của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch). Các tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản) thì không ghi giảm tài sản mà theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (chi tiết tài sản đang thế chấp) và thuyết minh trên báo cáo tài chính.

d) Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.

Thứ ba: Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.

– Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (trừ hao hụt trong định mức trong quá trình thu mua được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sau khi trừ số thu bồi thường được hạch toán vào giá vốn hàng bán.

– Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đối với phần giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu qua kiểm kê sau khi trừ đi phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân có liên quan được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.

Thứ tư: Khoản tổn thất về nợ phải thu khác khó đòi sau khi trừ số dự phòng đã trích lập được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác

Bên Nợ gồm có:

– Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;

– Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;

– Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;

– Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;

– Giá trị tài sản mang đi cầm cố, thế chấp hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược;

– Đánh giá lại các khoản thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán).

Bên Có gồm có:

– Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;

– Số tiền đã thu được về các khoản nợ đã thu khác;

– Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán;

– Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác;

– Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán).

Số dư bên Nợ:

– Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.

– Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Có 3 tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản 138 – Phải thu khác:

– Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn cờ quyết định xử lý.

Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.

– Tài khoản 1386- Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản (trừ tài sản cố định) mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, những khoản có kỳ hạn còn lại dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; Những khoản có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở lên được phân loại là tài sản dài hạn (trừ trường hợp lập báo cáo tình hình tài chính theo tính thanh khoản giảm dần).

– Tài khoản 1388- Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 136, 1381, 1386 như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất điện, tài sản;

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu của tài khoản 138 – Phải thu khác

3.1. Phương pháp kế toán tài sản thiếu chờ xử lý (Tài khoản 1381)

Tài sản thiếu chờ xử lý là những tài sản mất mát, thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân phải chờ cấp có thẩm quyền xử lý.

Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý trong một số trường hợp cụ thể như sau:

3.1.1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (2141) (Giá trị hao mòn)
Có TK 211 - Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).

3.1.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:

– Ghi giảm TSCĐ, ghi:

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (2141) (Giá trị hao mòn)
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)
Có TK 211 - Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).

– Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)
Có TK 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc (3532) (tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi).

Cả 2 trường hợp trên, khi có quyết định xử lý giá trị tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người gây thiệt hại)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 138 - Phải thu khác (1381).

3.1.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, vật tư, hàng hoá,. . . phát hiện thiếu khi kiểm kê, phát hiện sai lệch so với sổ phụ ngân hàng. Phát sinh các trường hợp sau:

– Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)
Có TK 111 - Tiền mặt (thiếu tiền khi kiểm kê)
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (sai lệch so với sổ phụ ngân hàng)
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trong trường hợp mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng)
Có các TK 152, 153, 155, 156,… (thiếu hàng trong kho).

– Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý).

3.2. Phương pháp kế toán cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (Tài khoản 1386)

Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược là số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.

Hạch toán Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược trong một số trường hợp cụ thể như sau:

3.2.1. Dùng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1386)
Có các TK 111, 112.

3.2.2. Khi mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1386)
Có các TK 152, 155, 156,…

3.2.3. Dùng tài sản cố định để cầm cố, ghi:

Nợ Tk 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hào mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế)
Có TK 211 – Tài sản cố định (nguyên giá).

3.2.4. Nhận lại số tiền ký quỹ, ký cược, ghi:

Nợ TK 111, 112
Có TK 138 – Phải thu khác (1386).

3.2.5. Khi nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác mang đi cầm cố, ghi:

Nợ các TK 152, 155, 156,…
Có TK 138 – Phải thu khác (1386).

3.2.6. Khi nhận lại tài sản cố định mang đi để cầm cố, ghi

Nợ TK 211 – Tài sản cố định (nguyên giá khi đưa đi cầm cố)
Có Tk 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại)
Có TK 214 – Hào mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế).

3.2.7. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền ký quỹ, ký cược, ghi:

Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
Có Tk 138 – Phải thu khác (1386).

3.2.8. Trường hợp sử dụng khoản ký quỹ, ký cược thanh toán cho người bán, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 138 – Phải thu khác (1386).

3.3. Phương pháp kế toán phải thu khác (Tài khoản 1388)

Khoản phải thu khác trong doanh nghiệp bao gồm các khoản phải thu về cho vay, mượn tạm thời, phải thu về lãi đến hạn chưa thu,… kế toán cần phải theo dõi từng khoản phải thu khác theo từng đối tượng có liên quan.

Hạch toán phải thu khác trong một số trường hợp cụ thể như sau:

3.3.1. Các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
Có các TK 152; 153; 155; 156,…

3.3.2. Tiền vốn sử dụng cho vay tạm thời không tính lãi, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
Có TK 111, 112 (số tiền cho vay, cho mượn tạm thời không tính lãi).

3.3.3. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có các TK liên quan.

3.3.4. Kế toán giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:

– Phản ánh các khoản chi hộ cho bên giao ủy thác (các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, …), ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388) (trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)
Có các TK 111, 112…

– Khi được doanh nghiệp ủy thác xuất nhập khẩu thanh toán bằng tiền hoặc bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận ủy thác xuất nhập khẩu ghi:

Nợ các TK 111, 112
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

3.3.5. Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:

Nợ các TK 111, 112… (số đã thu được tiền)
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (số chưa được thu)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.

3.3.6. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 138 - Phải thu khác (1388).

3.3.7. Phản ánh các khoản phải thu về tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, căn cứ vào nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (số phải bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của vật tư, hàng hóa, sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có các TK 111, 112 (số tiền thiếu hụt)
Có các TK 151, 152, 153, 155, 156,… (giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt)
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trong trường hợp mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng).

3.3.8. Khi doanh nghiệp có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (Số tiền bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 299 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (6422) (Số thiệt hại lớn hơn số bồi thường và số dự phòng đã trích lập)
Có TK 138 - Phải thu khác (1388 Phải thu khác).

3.3.9. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,… (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 299 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422) (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)
Có TK 138 - Phải thu khác (1388).

3.3.10. Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
Có các TK 241, 642,… (giảm các chi phí tương ứng).

3.4. Đánh giá lại các khoản phải thu khác có gốc ngoại tệ cuối kỳ kế toán:

Khi lập Báo cáo tài chính (BCTC), số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao:

– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388)
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.

– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388).

Tạm kết

Trên đây là các thông tin liên quan đến cách hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.