[TK 141] Kết cấu và nội dung tài khoản 141 (Tài khoản tạm ứng)

Tài khoản 141 là gì? Sử dụng phương pháp nào để hạch toán tài khoản 141? Mời bạn tham khảo bài viết sau đây của MISA MeInvoice để hiểu rõ hơn về tài khoản 141.

1. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 141 – Tài khoản tạm ứng

Tài khoản 141 là tài khoản được sử dụng để phản ánh, thể hiện những khoản tạm ứng của một doanh nghiệp cho những lao động làm việc cho họ. Đồng thời cũng thể hiện tình hình thanh toán của những khoản tạm ứng đó.

Khi tiến hành hạch toán tài khoản 141, cả đối tượng tạm ứng và các kế toán viên cần đảm bảo những nguyên tắc sau:

– Những khoản tạm ứng có thể là khoản tiền hoặc vật tư doanh nghiệp đưa cho người lao động. Những khoản tạm ứng được dùng để làm những công việc, nhiệm vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng có thể đó là một công việc được giao phó từ cấp trên.

– Người đứng ra tạm ứng dưới tư cách cá nhân hoặc tập thể sẽ chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về khoản tạm ứng đó. Tạm ứng sẽ chỉ được dùng vào những công việc đã được phê duyệt, không được sử dụng sai mục đích. Nếu khoản tạm ứng không sử dụng hết cần nộp trả lại quỹ.

– Đối tượng tạm ứng sẽ không được phép chuyển khoản tạm ứng cho bất kỳ ai sử dụng. Khi đã hoàn thành xong nhiệm vụ với khoản tạm ứng đó, người nhận tạm ứng cần lập một bảng thanh toán tạm ứng. Đi kèm với đó là những giấy tờ, chứng từ gốc. Việc tổng kết lại thành bảng giúp dễ kiểm soát và thanh toán toàn bộ, dứt điểm khoản tạm ứng đã nhận, đã dùng đến và chênh lệch giữa các khoản.

– Nếu khoản tạm ứng đó không dùng hết nhưng người đảm nhận không nộp lại thì sẽ bị trừ vào lương tháng của người đó. Nếu khoản tạm ứng không đủ, doanh nghiệp sẽ bổ sung thêm.

– Cần thanh toán một cách dứt điểm trước khi nhận tạm ứng của kỳ sau. Việc này sẽ có kế toán viên theo dõi, kiểm soát từng người nhận tạm ứng. Sau đó, ghi chép đầy đủ, chi tiết của mỗi lần nhận, thanh toán tạm ứng.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

2. Kết cấu và Nội dung tài khoản 141

Bên nợ:

– Những khoản tiền, vật tư mà doanh nghiệp ứng cho người lao động.

Bên có:

Những khoản tiền tạm ứng đã được thanh toán.
Số tiền tạm ứng nhưng không sử dụng hết và nộp lại vào quỹ hoặc trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng.
Vật tư không dùng hết và phải nhập lại kho.

Số dư bên nợ: Đây là số tạm ứng chưa thanh toán.

3. Phương pháp hạch toán tài khoản 141 – Tài khoản tạm ứng

3.1 Hạch toán tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu, vật tư

– Hạch toán tiền tạm ứng/vật liệu:

Nợ TK 141
Có các TK 111, 112, 152, …

– Hạch toán sau khi hoàn thành công việc được giao: Lúc này người nhận tạm ứng là người phải lập bảng thanh toán tạm ứng dựa trên chứng từ gốc có ký duyệt và xác nhận:

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,…
Có TK 141

– Các khoản tạm ứng không sử dụng hết và phải nhập lại vào quỹ/kho/trừ trực tiếp vào lương của người tạm ứng:

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152 – Vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141

– Trường hợp khoản tạm ứng không đủ, doanh nghiệp phải bổ sung thêm:

Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627,…
Có TK 111 – Tiền mặt

3.2 Hạch toán tiền lương ứng trước

Hạch toán tiền lương ứng trước sẽ cần hạch toán qua tài khoản 334 đi kèm với khoản tiền cần trả cho người lao động. Đây là những khoản cần khấu trừ vào lương của người lao động, nhân viên như tiền tạm ứng chưa sử dụng hết hết, các loại bảo hiểm, tiền thu bồi thường,… được ghi như sau:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 141
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 138 – Phải thu khác

4. Thời điểm nào cần sử dụng tài khoản tạm ứng 141?

– Khi số tiền tạm ứng được sử dụng để phục vụ những công việc, hoạt động của doanh nghiệp.

– Khi hoàn thành công việc được giao và người tạm ứng phải lập bảng thanh toán đính kèm chứng từ gốc có ký xác nhận. Lúc này sẽ có hai trường hợp xảy ra:

Khoản tạm ứng sử dụng không hết và cần nhập lại vào quỹ/kho/trừ trực tiếp vào lương người tạm ứng.
Khoản tạm ứng sử dụng hết kế toán viên cần lập phiếu chi để đưa thêm cho người nhận tạm ứng.

Tạm kết

Trên đây là các thông tin liên quan đến cách hạch toán tài khoản 141 – Tài khoản tạm ứng. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.