Nợ có trong kế toán và cách ghi nợ có chi tiết trong doanh nghiệp

Nợ có trong kế toán là một trong những kiến thức cơ bản, các khái niệm bên nợ và bên có dùng để theo dõi các biến động tăng giảm. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn các phát sinh nợ có và nguyên tắc định khoản.

1. Nợ có trong kế toán là gì?

Mỗi đối tượng kế toán (tài khoản kế toán) đều có biến động tăng và giảm theo từng thời điểm khác nhau. Do đó để thuận lợi cho quá trình theo dõi biến động tăng giảm đó thì người ta quy ước mỗi tài khoản kế toán có bên Nợ và bên Có.

Yếu tố Nợ và Có sẽ được kế toán ghi chép lại những tài khoản phát sinh theo quan hệ đối xứng với nhau. Đây còn được gọi là phương pháp ghi sổ kép, phải thực hiện ít nhất 2 lần vào ít nhất 2 tài khoản, trong đó:

Đối với các tài khoản tài sản, có đầu 1, 2, 6, 8: Ghi tăng bên Nợ – giảm bên Có
Đối với các tài khoản nguồn vốn, có đầu 3, 4, 5, 7: Ghi tăng bên Có – giảm bên Nợ

Nợ và có trong kế toán chỉ có ý nghĩa về mặt quy định, quy ước chứ không đồng nghĩa với việc tăng, giảm hay thu và chi.

Ví dụ: Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 10.000.000 đồng. Kế toán ghi nợ có như sau:

Nợ TK 111 – Tiền mặt : 10.000.000 đồng

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng : 10.000.000 đồng

2. Quy định về cách ghi nợ có trong kế toán

Kết cấu chung của tài khoản kế toán được thiết kế theo mô hình chữ T, cụ thể:

Bên trái: Ghi Nợ
Bên phải: Ghi Có

Vậy trong trường hợp phát sinh nợ có cần ghi như thế nào?

9 loại tài khoản kế toán có tính chất ghi nợ và có khác nhau, cụ thể:

Tài khoản loại 1 và 2 – Tài sản: Ghi tăng bên Nợ – giảm bên Có. Bên Nợ bao gồm số dư đầu kỳ và cuối kỳ phát sinh
Tài khoản loại 3 và 4 – Nguồn vốn: Ghi tăng bên Có – giảm bên Nợ. Cùng lúc, bên Có sẽ bao gồm các số dư đầu kỳ lẫn số dư cuối kỳ
Tài khoản loại 5 và 7 – Doanh thu và nguồn thu nhập khác: Ghi tăng bên Có – giảm bên Nợ. Dữ liệu tài khoản loại 5 và 7 sau đó sẽ di chuyển vào tài khoản loại 9 để xác định kết quả lãi hay lỗ cuối tháng. Dựa trên số liệu này để kế toán doanh nghiệp làm căn cứ cho các loại báo cáo tài chính
Tài khoản loại 6 và 8 – Chi phí: Ghi tăng bên Nợ – giảm bên Có. Giống với tài khoản loại 5 và loại 7, dữ liệu được di chuyển vào tài khoản loại 9 vào cuối tháng để xem xét lãi hoặc lỗ
Tài khoản loại 9 – Kết quả: Tài khoản loại này tổng hợp nguồn chi phí, lợi nhuận và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là tài khoản trung gian phục vụ cho việc kết chuyển chi phí thể hiện bên Nợ và nguồn doanh thu, thu nhập thể hiện bên Có.

Lưu ý:

Một số tài khoản đặc biệt sẽ có kết cấu ngược với kết cấu chung, bao gồm:

Tài khoản 214 (Hao mòn tài sản cố định): Tăng bên Có – giảm bên Nợ
Tài khoản 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu): Tăng bên Nợ – giảm bên Có

3. Phát sinh nợ có trong định khoản kế toán

Định khoản kế toán là cách xác định ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh nợ có của các tài khoản kế toán có liên quan.

Nguyên tắc định khoản kế toán

+ Xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau

+ Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên

+ Dòng ghi nợ phải so le với dòng ghi có

+ Tổng số tiền bên Nợ = tổng số tiền bên Có

+ Số dư có thể có ở cả bên Nợ và bên Có.

Lưu ý: Thường thì biến động tăng bên nào thì có số dư bên đó

Các bước định khoản kế toán

– Bước 1: Xác định đối tượng kế toán

Xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và những nghiệp vụ đó liên quan đến những đối tượng kế toán nào.

– Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan

+ Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng

+ Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào

– Bước 3: Xác định xu hướng biến động (tăng – giảm) của từng đối tượng kế toán

+ Xác định loại tài khoản

+ Sự biến động tăng giảm của từng tài khoản

– Bước 4: Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có

– Bước 5: Xác định giá trị tương ứng ghi vào từng tài khoản

Ví dụ: Công ty MKC trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

a. Dùng tiền gửi ngân hàng mua nguyên vật liệu về nhập kho trị giá 55.000.000 đ.

b. Sử dụng tiền mặt thanh toán cho người bán 8.000.000 đ.

c. Doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng và thu bằng tiền mặt 10.000.000 đ.

Kế toán doanh nghiệp thực hiện định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể trên như sau:

a. Theo nội dung nghiệp vụ, tài khoản Tiền gửi ngân hàng (TK 112) giảm 55.000.000 đ, tài khoản Nguyên vật liệu (TK 152) tăng 55.000.000 đ.

Nợ TK 152: 55.000.000 đ

Có TK 112: 55.000.000 đ

b. Theo nội dung nghiệp vụ, tài khoản Tiền mặt (TK 111) giảm 8.000.000 đ, tài khoản Phải trả cho người bán (TK 331) giảm 8.000.000 đ.

Nợ TK 331: 8.000.000 đ

Có TK 111: 8.000.000 đ

c. Theo nội dung nghiệp vụ, tài khoản Tiền mặt (TK 111) tăng 10.000.000 đ, tài khoản Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511) tăng 10.000.000 đ.

Nợ TK 111: 10.000.000 đ

Có TK 511: 10.000.000 đ

Doanh nghiệp chỉ có thể đưa ra những đường lối, hướng đi đúng đắn khi có một hệ thống kế toán vững chắc mà nền móng chính từ những bút toán, định khoản từ các phát sinh nợ có trong kế toán. Các phần mềm kế toán thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME… đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính, kế toán cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, lĩnh vực:

Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…

Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.