Kế toán thanh toán là gì? Công việc của kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán là một trong những nghiệp vụ quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy thực chất kế toán thanh toán đảm nhận những nhiệm vụ và công việc nào? Bài viết sau đây của hóa đơn điện tử MISA MeInvoice sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này.

1. Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là nhân sự kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến các chứng từ thu, chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi có các nhu cầu thanh toán trong công ty. Khách hàng có thể đến thẳng công ty để thanh toán trực tiếp cho phòng kế toán hoặc có thể thanh toán gián tiếp qua ngân hàng.

2. Công việc của kế toán thanh toán

– Thực hiện công tác quản lý và theo dõi các khoản thu trong doanh nghiệp:

Trực tiếp thu tiền của các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như: thu tiền góp vốn của cổ đông; thu tiền từ thu ngân; thu hồi công nợ đối với khách hàng.
Theo dõi tiền gửi vào ngân hàng.
Theo dõi và đốc thúc các khoản phải thu của các cổ đông đã cam kết góp nhưng chưa góp), nhân viên thu ngân, khách hàng.
Quản lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thu, chi dòng tiền.

– Đồng thời có trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản chi trong doanh nghiệp:

Lập kế hoạch, vạch ra chiến lược về việc thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp.
Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, hoặc bằng tiền gửi Ngân hàng cho nhà cung cấp từ khâu đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn cho đến kiểm tra phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ của Ngân hàng,…).

– Quản lý quỹ tiền mặt:

Theo dõi việc thu chi tiền mặt của quỹ và lập báo cáo tồn quỹ vào cuối kỳ.
Kiểm soát việc thu ngân.
Kết hợp cùng thủ quỹ để chi tiền đúng quy định.
Mỗi ngày kiểm tra nguồn quỹ

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

3. Hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ cơ bản của kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán cần thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản như sau:

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Nghiệp vụ liên quan tới thu tiền mặt
✅Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 112	– Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo Nợ – Phiếu thu tiền – Bảng kê giao dịch ngân hàng
✅Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty bằng tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 141	– Phiếu hoàn ứng – Phiếu thu tiền
✅Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 131	– Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có) – Phiếu thu tiền
✅Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT thu bằng tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 3331	– Hợp đồng/Đơn hàng – Hóa đơn GTGT – Phiếu xuất kho – Chứng từ giao nhận (nếu có) – Phiếu thu tiền
✅Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng	Nợ TK 111 Có TK 131	– Phiếu thu tiền – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt
✅Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng	Nợ TK 112 Có TK 111	– Phiếu chi tiền – Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản – Bảng kê giao dịch ngân hàng
✅Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên công ty đi công tác	Nợ TK 141 Có TK 111	– Giấy đề nghị tạm ứng – Phiếu chi tiền
✅Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt	Nợ TK 331 Có TK 111	– Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu chi tiền
✅Chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho	Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111	– Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu giao hàng – Phiếu chi tiền
✅Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa	Nợ TK 331 Có TK 111	– Phiếu chi tiền – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
✅Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…)	Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 111	– Hóa đơn – Phiếu chi tiền
Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền qua ngân hàng
✅Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng	Nợ TK 112 Có TK 111	– Phiếu chi tiền – Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản – Bảng kê giao dịch ngân hàng
✅Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty, nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng	Nợ TK 112 Có TK 141	– Phiếu hoàn ứng – Giấy báo Có
✅Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 112 Có TK 131	– Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có) – Giấy báo Có
✅Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT, khách hàng chuyển khoản trả tiền ngay	Nợ TK 112 Có TK 511 Có TK 3331	– Hợp đồng/Đơn hàng – Hóa đơn GTGT – Phiếu xuất kho – Chứng từ giao nhận (nếu có) – Giấy báo Có
✅Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản	Nợ TK 112 Có TK 131	– Giấy báo Có – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền qua ngân hàng
✅Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 112	– Séc/Giấy lĩnh tiền/ Giấy báo Nợ – Phiếu thu tiền – Bảng kê giao dịch ngân hàng
✅Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi Séc	Nợ TK 141 Có TK 112	– Giấy đề nghị tạm ứng – Giấy báo Nợ
✅Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 331 Có TK 112	– Hợp đồng/Đơn hàng – Giấy báo Nợ
✅Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 112	– Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu giao hàng – Giấy báo Nợ
✅Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 331 Có TK 112	– Giấy báo Nợ – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
✅Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) qua giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 112	– Hóa đơn – Giấy báo Nợ
✅Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên	Nợ TK 334 Có TK 112	– Bảng lương đã ký duyệt – Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận – Giấy báo Nợ

4. Quy trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán thanh toán

4.1 Quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt

Căn cứ vào các chứng từ thanh toán ở các bộ phận gửi về, kế toán thanh toán tiến hành:

– Tiếp nhận thủ tục thanh toán, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán xem đã đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và nội dung thanh toán đã đúng với quy chế tài chính của công ty chưa.

– Xét duyệt hồ sơ thanh toán.

– Tiến hành lập phiếu chi và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.

– Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thanh toán.

– Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền mặt vào sổ sách kế toán.

– Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.

4.2 Quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt

Căn cứ vào nghiệp vụ thu tiền mặt như rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, thu từ bán hàng…, kế toán thanh toán tiến hành:

– Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ phát sinh có liên quan đến việc thu tiền.

– Lập phiếu thu và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.

– Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thu tiền.

– Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào sổ sách kế toán.

– Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.

5. Các câu hỏi thường gặp về kế toán thanh toán

5.1 Kế toán thanh toán trong tiếng Anh là gì?

Vị trí kế toán thanh toán trong tiếng Anh là “Payment Accountant”.

5.2 Kế toán thanh toán trong tiếng Anh là gì?

Tương tự như các vị trí kế toán khác, người làm kế toán thanh toán cần có yêu cầu như sau:

– Nắm vững các nghiệp vụ kế toán;

– Am hiểu tất cả quy định hóa đơn, chứng từ;

– Thông thạo các phần mềm kế toán;

– Có kỹ năng giao tiếp tốt;

– Sử dụng thành thạo tin học và nên biết thêm ngoại ngữ;

– Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao;

– Nhiệt tình, có tinh thần cầu tiến.

5.3 Mức lương của kế toán thanh toán

Mức lương của kế toán thanh toán thường phụ thuộc vào từng doanh nghiệp. Mức lương của bộ phận này cũng chênh lệch tùy theo trình độ, năng lực của người đảm nhiệm.

Thông thường, mức lương của những người mới ra trường sẽ dao động từ 5-6 triệu /tháng. Những người có kinh nghiệm từ 2 năm sẽ được hưởng lương từ 6-8 triệu đồng /tháng. Với những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề và có năng lực tốt thì mức lương có thể lên đến trên 10 triệu đồng.

Tạm kết

Trên đây là các thông tin liên quan đến công việc và nghiệp vụ của kế toán thanh toán. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.