Báo cáo là gì? Phân loại và những lưu ý khi thực hiện báo cáo

Báo cáo là gì? Báo cáo là mẫu văn bản thông dụng được sử dụng phổ biến tại các tổ chức, doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về báo cáo và những lưu ý khi thực hiện báo cáo.

1. Báo cáo là gì?

Báo cáo là văn bản được dùng để trình bày một sự việc hoặc kết quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong thời gian nhất định (kỳ/quý/năm) để có thể đánh giá tình hình sản xuất, kinh doanh thực tế và đưa ra phương hướng, kế hoạch cho thời gian tới.

Báo cáo phản ánh tình hình thực tế kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra những định hướng, kế hoạch mới. Do đó, báo cáo mang những đặc điểm cụ thể như sau:

Về chủ thể ban hành: Các tổ chức, doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ ban hành các báo cáo phục vụ mục đích, yêu cầu của từng công việc cụ thể. Báo cáo không mang tính xử sự chung, cũng không chứa đựng các quy tắc mang tính bắt buộc thực hiện hay kèm theo bất kỳ chế tài nào.
Về nội dung báo cáo: Các bản báo cáo sẽ có nội dung khác nhau tùy thuộc vào tính chất của sự việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu công việc mà đối tượng dự định báo cáo quyết định. Nội dung báo cáo tập trung vào việc trình bày, đánh giá các kết quả và đưa ra những ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân để đề xuất các giải pháp phù hợp.
Về lý do viết báo cáo: Ngoài những báo cáo mang tính chất định kỳ thì báo cáo có thể được thực hiện theo yêu cầu của công việc quản lý về những vấn đề, sự việc xảy ra bất thường, đột xuất.

2. Các loại báo cáo phổ biến hiện nay

Dựa vào các tiêu chí khác nhau, báo cáo được chia ra thành các loại khác nhau, cụ thể:

Căn cứ vào nội dung báo cáo có thể chia thành báo cáo chung và báo cáo chuyên đề

– Báo cáo chung: Đây là mẫu báo cáo về nhiều vấn đề và nhiều mặt công tác được thực hiện trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức, doanh nghiệp. Báo cáo chung đưa ra những đánh giá toàn diện về hiệu quả hoạt động và chi tiết về các vấn đề, các mặt công tác khác nhau của doanh nghiệp.

– Báo cáo chuyên đề: Là báo cáo chuyên sâu vào một vấn đề hay một nhiệm vụ công tác quan trọng. Nội dung báo cáo đi sâu phân tích, đánh giá trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp và hướng tới các giải pháp giúp giải quyết vấn đề được đề cập trong báo cáo.

Căn cứ vào tính ổn định của quá trình ban hành báo cáo có thể chia thành báo cáo thường kỳ và báo cáo đột xuất

– Báo cáo thường kỳ (hay còn gọi báo cáo theo định kỳ): Là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ (hàng tuần/hàng tháng/hàng quý/hàng năm) được quy định. Báo cáo thường kỳ phản ánh quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp tại kỳ báo cáo. Đây được xem là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp phát hiện những khó khăn đang gặp phải để đưa ra các chủ trương, giải pháp phù hợp nhằm giải quyết vấn đề thời gian tới.

– Báo cáo đột xuất: Là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra các biến động bất thường về tự nhiên, tình hình kinh tế, chính trị, an ninh quốc phòng, xã hội, ngoại giao. Báo cáo đột xuất được dùng để thông tin nhanh về những vấn đề cụ thể, làm cơ sở cho các quyết định mang tính cấp thiết, phù hợp với tình huống bất thường xảy ra.

Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc có thể chia thành: Báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết

– Báo cáo sơ kết: Trong quản lý, có những công việc sẽ được lập kế hoạch từ trước nhưng cũng có những công việc, vấn đề phát sinh từ những tình huống không dự kiến được. Do đó để nâng cao hoạt động quản lý, việc nắm bắt tình hình thực tế, đánh giá các khó khăn, thuận lợi và khó khăn để từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời được xem là một trong những công việc quan trọng. Báo cáo sơ kết cũng là căn cứ giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các chỉ đạo, điều chỉnh phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong tương lai.

Báo cáo sơ kết của các tổ chức, doanh nghiệp cần đảm bảo các nội dung sau:

+ Trình bày công tác sơ kết (tháng/kỳ/quý) về kết quả hoạt động của tổ chức, đơn vị

+ Đưa ra phân tích, đánh giá về kết quả đã đạt được

+ Xác định mục tiêu, kế hoạch cần thực hiện trong tháng/kỳ/quý tiếp theo

– Báo cáo tổng kết: Là loại văn bản được thực hiện sau khi hoàn thành các công việc nhất định. Không giống báo cáo sơ kết với mục đích đưa ra định hướng để hoàn thành công việc nhằm đạt kết quả tốt nhất thì báo cáo tổng kết giúp doanh nghiệp nhìn lại các kết quả đã đạt được và so sánh với mục tiêu đã đề ra, rút kinh nghiệm cho các hoạt động quản lý sau.

Thông thường, báo cáo tổng kết sẽ gắn với một thời gian nhất định như 1 năm, 5 năm, 10 năm…

Nội dung báo cáo tổng kết năm bao gồm:

+ Trình bày kết quả đã thực hiện được trong năm kèm theo các số liệu cụ thể đã đạt được

+ Đánh giá so với mục tiêu đã đặt ra, những kết quả đạt được và những yếu kém cần khắc phục, rút kinh nghiệm cho năm sau

+ Phương hướng, nhiệm vụ và mục tiêu cho kế hoạch năm tới

3. Những lưu ý khi thực hiện báo cáo

Báo cáo tuy không có giá trị pháp lý rõ rệt như thông tin trong các biên bản được lập tại đúng thời gian và địa điểm xảy ra sự việc nhưng báo cáo chính là căn cứ quan trọng để chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.

Khi thực hiện báo cáo, doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung, hình thức và tiến độ thời gian, cụ thể như sau:

a. Về nội dung

Nội dung báo cáo cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung như sau:

Thông tin chính xác, đầy đủ, không thêm vào hay bớt đi
Bố cục của báo cáo đầy đủ, rõ ràng
Báo cáo phải khách quan, trung thực và chính xác

Ngoài ra, báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể, không được viết chung chung bởi đây là cơ sở để lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý.

b. Về hình thức

Báo cáo cần đáp ứng các yêu cầu về hình thức như sau:

Sử dụng đúng mẫu báo cáo theo quy định của pháp luật, tổ chức, doanh nghiệp hoặc tự xây dựng mẫu báo cáo phù hợp với mục đích, nội dung của vấn đề báo cáo
Sử dụng văn phong hành chính thông dụng, ngôn từ phù hợp, dễ hiểu
Bản báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi chính tả hay kĩ thuật đánh máy

c. Về tiến độ, thời gian

Báo cáo cần phải đảm bảo đúng thời gian quy định, phục vụ kịp thời công tác quản lý và ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp. Bởi sự chậm trễ trong báo cáo sẽ ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.

Để hạn chế tối đa các sai sót khi tổng hợp số liệu và lên các báo cáo quản trị, việc sử dụng các công cụ quản lý tự động được xem là giải pháp tối ưu. Các doanh nghiệp hiện nay đã dần chuyển sang sử dụng các phần mềm kế toán thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME…

Phần mềm kế toán online MISA AMIS là một trong những phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường với hơn 170.000 doanh nghiệp tin dùng, đảm bảo đáp ứng hỗ trợ quản trị điều hành, quản lý.

Cung cấp đầy đủ hơn 400 loại báo cáo, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình tài chính – kế toán doanh nghiệp để kịp thời ra quyết định điều hành, quản lý
Phần mềm cung cấp nhanh số liệu tổng quan giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt các chỉ tiêu tài chính quan trọng như: – Số dư tiền – Doanh thu, chi phí – Công nợ – Tồn kho
Cung cấp báo cáo dòng tiền: Cho biết tình hình thu chi tồn quỹ theo từng thời điểm và dự báo dòng tiền thu chi trong tương lai nhằm ỗ trợ doanh nghiệp sớm có kế hoạch cân đối thu chi
Cung cấp báo cáo tự động về tình hình thực hiện ngân sách: Cụ thể về tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận thực tế so với kế hoạch để kịp thời điều chỉnh, phù hợp với tình hình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn