Bản thể hiện của hoá đơn điện tử và những điều cần biết

Trong quá trình tiếp cận với hoá đơn điện tử, bản thể hiện của hoá đơn điện tử là gì chắc có lẽ là điều mà kế toán doanh nghiệp nói riêng và các doanh nghiệp nói chung đều thắc mắc. Để làm việc hiệu quả với hoá đơn điện tử, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quy định của pháp luật về hoá đơn điện tử thì kế toán doanh nghiệp cũng như các doanh nghiệp phải nắm rõ những vấn đề liên quan. Hãy cùng tìm hiểu về bản thể hiện của hoá đơn điện tử trong bài viết sau đây.

1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung  cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Khoản 1, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định định dạng hóa đơn điện tử như sau:  “Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”

Căn cứ theo khoản 2, 3 Điều 5 Thông tư 68/2019/TT-BTC, thành phần định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử.
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
• Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Như vậy, căn cứ theo các quy định vừa đề cập thì bản thể hiện của hoá đơn điện tử chính là bản hiển thị nội dung và hình thức của một hoá đơn điện tử gốc.

Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì Tổng Cục Thuế là đơn vị sẽ chịu trách nhiệm cung cấp công cụ hiển thị nội dung của hóa đơn điện tử. Hiện tại, các doanh nghiệp có thể xem nội dung của hóa đơn điện tử thông qua một số định dạng như: PDF, HTML hoặc bằng các định dạng khác.

Trong thời gian tới, doanh nghiệp tại các tỉnh thành trên cả nước sẽ chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử theo lộ trình đã ban hành. Việc tìm hiểu và nắm rõ các thông tin liên quan đến hoá đơn điện tử và sử dụng loại hoá đơn này như nội dung về bản thể hiện của hoá đơn điện tử là điều cần thiết.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên tìm kiếm thông tin về phần mềm hoá đơn điện tử phù hợp để đăng ký sử dụng. Trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, tra cứu nhanh chóng thông tin hóa đơn và đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ. 

2. Nội dung trên bản thể hiện của hoá đơn điện tử phải đáp ứng những yêu cầu nào?

Theo khái niệm thì bản thể hiện của hoá đơn điện tử sẽ thể hiện/phản ánh đầy đủ nội dung của hoá đơn điện tử. Như vậy, trên bản thể hiện của hoá đơn điện tử sẽ có các nội dung sau đây:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hay tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền phải thanh toán.
• Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu có).
• Thời điểm cần lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước hay nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Chữ viết, chữ số hay đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn điện tử.

3. Một số lưu ý cần ghi nhớ về bản thể hiện của hóa đơn điện tử

3.1 Có hóa đơn điện tử gốc

Bản thể hiện của hoá đơn điện tử phải có hoá đơn điện tử gốc. Đồng thời, hoá đơn điện tử gốc phải đáp ứng đầy đủ các quy định tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3.2  Thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử gốc một cách đầy đủ

Khoản 5, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định như sau: “Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử”.

Vì vậy bản thể hiện của hoá đơn điện tử phải có đầy đủ các thông tin, nội dung phản ánh trên hoá đơn điện tử gốc như đã trình bày tại phần 2.

3.3 Giá trị giao dịch của bản thể hiện của hoá đơn điện tử

Bản thể hiện của hoá đơn điện tử không có giá trị giao dịch mà chỉ được sử dụng để lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật.

Trên đây là các thông tin cơ bản về bản thể hiện của hoá đơn điện tử và những lưu ý khi sử dụng. Để đáp ứng lộ trình chuyển đổi đã ban hành, các doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử sớm. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp để giúp ích cho quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán về hoá đơn. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng:

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: