Định khoản kế toán là gì? Tổng hợp các bút toán định khoản cơ bản

Định khoản là một trong những kiến thức cơ bản cần nắm của người làm kế toán. Hoạt động định khoản các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, có thể là hàng ngày tại bộ phận kế toán. Bởi vậy, kiến thức về định khoản và tổng hợp các bút toán định khoản kế toán cơ bản là điều mà kế toán doanh nghiệp cần nắm chắc.

1. Định khoản kế toán là gì?

Khi các nghiệp vụ kế toán như nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, lương,… diễn ra tại doanh nghiệp, kế toán cần ghi nhận và phản ánh thông tin về các nghiệp vụ lên sổ sách kế toán thông qua các tài khoản kế toán. Cụ thể là kế toán sẽ phân tích nghiệp vụ và xác định các tài khoản kế toán có liên quan đến nghiệp vụ đồng thời vận dụng nguyên tắc ghi Nợ và ghi Có để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ. Hoạt động này được gọi là định khoản kế toán.

Như vậy, có thể thấy định khoản kế toán là ghi nhận các thông tin kế toán vào tài khoản phù hợp sao cho đúng với giá trị của giao dịch thông qua phân tích nghiệp vụ. Có hai loại định khoản kế toán là định khoản đơn giản và định khoản phức tạp:

Định khoản đơn giản: nghiệp vụ kế toán phát sinh chỉ liên quan đến 02 tài khoản
Định khoản phức tạp: nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến 03 hoặc nhiều hơn 03 tài khoản.

Cả hai loại định khoản kế toán đều phổ biến và được sử dụng thường xuyên tại các doanh nghiệp. Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển, kế toán doanh nghiệp phải ghi chép thông tin kế toán thủ công vào sổ sách kế toán bằng giấy. Ngày nay, với sự ra đời của các phần mềm kế toán hỗ trợ, hoạt động ghi chép định khoản kế toán diễn ra ngay trên phần mềm. Thậm chí có những phần mềm thông minh thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS – phần mềm có tính năng tự động hạch toán, định khoản các nghiệp vụ kinh tế sau khi nhập khẩu thông tin từ hoá đơn.

2. Tổng hợp các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp

Thông tin kế toán là nội dung quan trọng tại các doanh nghiệp. Vì vậy, điều quan trọng đối với bộ phận kế toán là đảm bảo ghi nhận đúng và đủ thông tin kế toán và định khoản đúng là một yếu tố góp phần đảm bảo điều này. Các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp rất đa dạng và mỗi nghiệp vụ đều được ghi nhận bằng cách định khoản tài khoản. Hãy cùng tìm hiểu kỹ các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp:

2.1 Định khoản kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán mua hàng

Mua hàng hóa:
- Mua hàng về nhập kho:
  - Phiếu nhập mua hàng trong nước

Nợ TK 156, 152, 153,… Giá trị mua chưa bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán theo hóa đơn

- - Phiếu nhập khẩu (Tờ khai hải quan, biên bản giám định)

Ghi nhận giá trị hàng hoá:

Nợ TK 152,156,… Giá trị hàng hóa nhập khẩu chưa bao gồm các khoản thuế

Có TK 331,112: Tổng giá trị tiền hàng

Ghi nhận các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,…:

Nợ TK 156 : Tổng tiền các loại thuế ( không bao gồm thuế GTGT)

Có TK 3333: Thuế nhập khẩu.

Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Có TK 333.. : Thuế khác ( nếu có)

Ghi nhận khi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và các loại thuế khác:

Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu (nếu có)

Nợ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường

Có TK 111,112: Tổng Tiền thuế phải nộp

Ghi nhận khấu trừ thuế GTGT:

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Mua hàng về không nhập kho:

Nợ TK 642, 642, 242, 211,..: Giá trị chưa bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu mua vào…

Có TK 111,112,331: Tổng giá trị thanh toán

Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ: Căn cứ vào chuẩn mực Kế toán VAS số 02 thì các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng, sẽ được cộng vào giá trị của hàng hóa:

Nợ TK 156, 156, 211,…

Nợ TK 133

Có TK 331,111,112

Mua hàng được hưởng chiết khấu: chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:
- Chiết khấu thanh toán:

Nợ TK 111,112,..

Có TK 515

- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:

Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 156, 152, … Giảm giá trị hàng tồn kho (nếu hàng còn trong kho)

Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào

hoặc:

Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 632, 154,642,…: Giảm giá vốn, giảm giá trị chi phí,… (nếu hàng đã bán)

Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào

2.2 Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán bán hàng

Bán hàng hóa, dịch vụ:
- Ghi nhận doanh thu:
  - Với hàng hoá dịch vụ bán trong nước:

Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị thanh toán

Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

- - Với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:

Nợ TK 131:Tổng phải thu về từ khách hàng.

Có TK 511 : Doanh thu xuất khẩu hàng hóa

- Ghi nhận giá vốn của hàng hóa dịch vụ bán ra:
  - Với hàng hoá dịch vụ bán trong nước:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156, 155, 154,..

- - Với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 155,156,…

Ghi nhận các loại chiết khấu khi bán hàng hóa, dịch vụ
- Chiết khấu thanh toán:

Nợ TK 635

Có TK 111, 112,…

Chiết khấu thương mại:
- Trừ thẳng vào giá hàng trị hàng hóa trên hóa đơn.

Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị phải thu về

Có TK 511 ( Doanh thu đã giảm)

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Chiết khấu được được lập riêng trên một hóa đơn

Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331: Số tiền thuế GTGT đầu ra được điều chỉnh giảm

Có TK 131,111,112

2.3 Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán Tài sản cố định

Ghi nhận mua tài sản cố định

Nợ TK 211: Giá trị Tài sản cố định (Bao gồm các khoản như: thuế trước bạ, đăng kiểm, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử…)

Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 112, 331: Tổng giá trị thanh toán

Phân bổ khấu hao tài sản cố định vào chi phí của bộ phận sử dụng định kỳ:

Nợ TK 642, 641, 154, 627,…

Có TK 214

Các bút toán định khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
- Xóa sổ TSCĐ

Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ

Nợ TK 214: Giá trị đã khấu hao của TSCĐ

Có TK 211: NGuyên giá của TSCĐ

Ghi nhận thu nhập

Nợ TK 131,112,… Tổng thanh toán

Có TK 711: Giá bán TSCĐ

Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra TSCĐ

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

2.4 Định khoản kế toán nghiệp vụ lương và các khoản trích theo lương

Ghi nhận chi phí lương:

Nợ TK 641,642,154,…. Chi phí lương ở từng bộ phận

Có TK 334: Tổng lương phải trả cho người lao động

Trích BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ:
- Tính vào chi phí của doanh nghiệp:

Nợ TK 642,641,154,627,…

Có TK 3382: Kinh phí công đoàn

Có TK 3383: BHXH

Có TK 3384 : BHYT

Có TK 3385: BHTN

Trừ vào lương của người lao động:

Nợ TK 334

Có TK 3382: Kinh phí công đoàn

Có TK 3383: BHXH

Có TK 3384 : BHYT

Có TK 3385: BHTN

Thanh toán lương:

Nợ TK 334

Có TK 111, 112

2.5 Định khoản kế toán các nghiệp vụ khác: tiền, công cụ dụng cụ

Nghiệp vụ kế toán tiền:
- Thu tiền khách hàng

Nợ TK 111,112

Có TK 131

- Thu tiền khác: Nhận tiền góp vốn, hoàn ký quỹ,…

Nợ TK 111,112

Có TK 411, 1386

- Chi tiền trả nhà Cung cấp

Nợ TK 331

Có TK 111,112

- Chi khác: Mua dịch vụ thanh toán ngay : tiền chi phí tiếp khách, xăng dầu, mua TSCĐ, CCDC thanh toán ngay,..

Nợ TK 642,641, 242,211

Nợ TK 1331

Có TK 111,112

Nghiệp vụ kế toán công cụ dụng cụ:
- Mua công cụ dụng cụ về nhập kho sau đó xuất ra sử dụng:

Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ

Nợ TK 1331: Thuế GTGT mua vào

Có TK 111,112,331: Tổng thanh toán

Khi xuất dùng công cụ dụng cụ

Nợ TK 242, 241

Có TK 153

Mua công cụ dụng cụ về sử dụng luôn:

Nợ TK 242,241

Nợ TK 1331

Có TK 331, 111,112.

Định kỳ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ:

Nợ TK 642,641,154, …

Có TK 242,241

2.6 Định khoản kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Kết chuyển thuế GTGT

Nợ TK 3331: Số thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 1331

Kết chuyển giá vốn

Nợ TK 911

Có TK 632

Kết chuyển chi phí quản lý, kinh doanh

Nợ TK 911

Có TK 642,641

Kết chuyển các khoản chi phí tài chính

Nợ TK 911

Có TK 635

Kết chuyển chi phí khác

Nợ TK 911

Có TK 811

Kết chuyển doanh thu

Nợ TK 511

Có TK 911

Kết chuyển các khoản doanh thu tài chính

Nợ TK 515

Có TK 911

Kết chuyển thu nhập khác

Nợ TK 711

Có TK 911

Kết chuyển lợi nhuận sau thuế

Bước 1: Tính thuế TNDN và hạch toán

Nợ TK 821

Có TK 3334: số thuế TNDN phải nộp

Bước 2: Kết chuyển chi phí thuế TNDN

Nợ TK 911

Có TK 821

Bước 3: Kết chuyển lợi nhuận sau thuế

Nợ TK 911

Có TK 4212

Hoặc Kết chuyển lỗ

Nợ TK 4212

Có TK 911

Định khoản kế toán là cơ sở ban đầu để doanh nghiệp có được các thông tin kế toán phục vụ cho mục đích xây dựng chiến lược và ra quyết định kinh doanh. Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị thêm cho bộ phận kế toán hệ thống phần mềm hỗ trợ để giúp hoạt động định khoản kế toán diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn. Một trong các phần mềm nổi bật trên thị trường đó là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ hoạt động định khoản và các nghiệp vụ kế toán khác:

Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS