Công nợ là gì? Cách theo dõi và quản lý công nợ hiệu quả

Định nghĩa công nợ đã trở nên quá quen thuộc với những người làm nghề kế toán. Nhưng đối với người khác, dù ít nhiều đã nghe đến công nợ nhưng không phải ai cũng hiểu rõ công nợ là gì. Hãy cùng MISA tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Hình 1: Công nợ khái niệm quen thuộc với những người làm kế toán

1. Định nghĩa công nợ – công nợ là gì?

Công nợ là tập hợp các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể

Đây là một khái niệm chuyên ngành tương đối phức tạp. Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản là khi doanh nghiệp tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, một dịch vụ nào đó, hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức thì được gọi là công nợ.

Hình 2: Người đảm nhận việc theo dõi công nợ được gọi là kế toán công nợ.

Công nợ được chia thành 2 dạng như sau (sẽ được nói rõ trong mục 2):

Công nợ phải thu
Công nợ phải trả

2. Phân loại công nợ

2.1. Công nợ phải thu là gì?

Nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai.

Công nợ phải thu bao gồm những khoản như: Tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được toàn bộ số tiền, những khoản đầu tư tài chính.

Ngoài những công nợ chính cần kiểm soát để đảm bảo dòng tiền của công ty thì kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hay trừ lương nhân viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa…

Hình 3: Công nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả

2.2. Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán cho chủ nợ bằng các nguồn lực của mình (theo VAS01)

Công nợ phải trả sẽ bao gồm những khoản phải trả cho nhà cung cấp các công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước….

3. Công việc của một nhân viên kế toán công nợ

Vai trò của bộ phận kế toán cũng như kế toán công nợ trong doanh nghiệp là rất quan trọng đối với hoạt động tài chính, sử dụng tiền của doanh nghiệp hiện nay. Một số nhiệm vụ chính kế toán công nợ cần phải làm gồm:

Tiếp nhận hợp đồng từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Sau đó kiểm tra các nội dung có liên quan đến các khoản thanh toán tiền hàng hóa cho doanh nghiệp. Từ đó thêm những mã công nợ mới cho khách hàng, nhà cung cấp hoặc sửa đổi những mã công nợ khác nhau nếu như có những sự thay đổi đến từ khách hàng.
Tiếp nhận những đơn đề nghị công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng khác nhau.
Kiểm tra tính xác thực của các hóa đơn, chứng từ thanh toán từ phía khách hàng.
Kiểm tra công nợ của khách hàng, báo cáo lại cho khách hàng cùng với các bộ phận quản lý cấp trên để có những biện pháp phù hợp trong việc thu hồi công nợ.
Liên tục duy trì liên lạc với các bộ phận khác nhau về tình hình thanh toán của hợp đồng.
Lên kế hoạch, tham gia vào quá trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp. Với vấn đề này, bạn cần phải là người trực tiếp tham gia vào quá trình đòi nợ. Chỉ khi tham gia vào quá trình thu hồi công nợ thì bạn mới có thể nắm bắt được thông tin đâu là những nguồn nợ mà khách hàng chưa thanh toán xong, hoặc đâu là nợ khó đòi để có thể có những biện pháp phù hợp.

4. Cách quản lý công nợ trong doanh nghiệp

4.1. Quản lý công nợ phải thu

Để tránh công nợ kéo dài, gây ra những hệ luỵ với các mức độ nghiêm trọng khác nhau cho doanh nghiệp thì nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải đảm bảo theo dõi và đối soát tốt những trường hợp này để thu đúng hạn.

Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…)

Doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh để có thể theo dõi hạn thanh toán và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Hệ thống chứng từ cần được tập hợp đầy đủ, lưu trữ cẩn thận để đảm bảo khả năng đối chiếu và theo dõi công nợ một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ đúng thời điểm.
Đối với các khoản nợ khó đòi, nợ quá hạn, chủ kinh doanh cần nắm được kịp thời để có thể đưa ra hướng giải quyết sớm, đảm bảo tuyệt đối quyền lợi và giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Cần có bảng phân loại khách hàng, đánh giá và đặt ra chính sách công nợ theo từng đối tượng khách hàng, có thể gộp chung thành các nhóm.

4.2. Quản lý công nợ phải trả

Cũng giống như công nợ phải thu, doanh nghiệp cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng, liên tục cập nhật công nợ phải trả, đồng thời phải đối chiếu với sổ sách trùng khớp để hoàn thành việc chi trả cho đối tác.

Tất cả các công nợ được kế toán cập nhật kịp thời khi có phát sinh; định kỳ (cuối tháng, quý, năm), doanh nghiệp nên tổng hợp số liệu và đối chiếu công nợ với các đối tác để đảm bảo sự chính xác.

Đối với các khoản phải trả của nhà nước, người lao động, chủ kinh doanh cần thực hiện chi đúng thời hạn và theo đúng Luật Lao Động.

Đặc biệt, đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, chủ kinh doanh và kế toán cần theo dõi riêng và cập nhật ngay khi hóa đơn về để đảm bảo quá trình hạch toán và làm báo cáo kinh doanh không xảy ra bất kỳ sai sót nào.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý những điều sau:

Nên xây dựng một kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu phù hợp với từng nhóm khách hàng và nhà cung cấp. Liên tục cập nhật tình hình, điều chỉnh, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế.
Trong trường hợp chậm thanh toán, cần có những quy định rõ ràng về hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán, các mức phạt khi chậm trễ hoặc khi khách hàng không có ý định thanh toán.

5. Kinh nghiệm theo dõi công nợ phát sinh

Doanh nghiệp nên lập sổ chi tiết công nợ theo từng đối tác để dễ dàng tổng hợp được số công nợ phải thu/phải trả với từng bên.

Đồng thời, lập bảng tổng hợp công nợ để theo dõi số dư công nợ với tất cả các đối tác.

Theo dõi công nợ trên Excel là giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và siêu nhỏ.

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì việc quản lý và theo dõi công nợ bằng excel còn tồn tại nhiều mặt hạn chế như:

Khó theo dõi trong trường hợp số lượng khách hàng, nhà cung cấp lớn cần quản lý, dễ sai sót.
Các dữ liệu được lưu thành các file riêng lẻ, độc lập do đó việc tổng hợp báo cáo thường mất nhiều thời gian và công sức của kế toán.
Doanh nghiệp khó theo dõi được số liệu tổng hợp cuối kỳ, khó tính toán được tình hình công nợ sắp đến hạn để cân đối dòng tiền.

Hiên nay, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều tiện ích hơn. Chẳng hạn, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.
Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.

Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần hiểu rõ về công nợ là gì cũng như những định nghĩa công nợ quan trọng khi quản lý công nợ. MISA hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản lý công nợ. Từ đó thu hồi công nợ và thanh toán đúng hạn, đảm bảo khả năng vận hành cho cửa hàng.

Tuy nhiên, ngoài cách thực hiện thủ công tất cả các thao tác trên file Excel, thì hiện nay có nhiều phần mềm công nghệ quản lý công nợ chuyên dành cho doanh nghiệp, sẽ giúp đơn giản hóa những thao tác này, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện, quan sát, kiểm tra để đưa ra những kế hoạch, kiểm soát chi phí công tác theo từng phòng ban… Nhờ vào đó để phương án giải quyết nhanh dựa vào tình hình thực tế và cân đối sao cho phù hợp.

Hình 4: Phần mềm công nghệ quản lý công nợ là giải pháp kế toán hiệu quả

6. Những điều lưu ý khi quản lý công nợ

Những lưu ý quan trọng đối với việc quản lý công nợ như sau:

6.1. Đối với công nợ phải thu

Hình 5: Chủ doanh nghiệp cần có chính sách quản lý nợ phải thu hiệu quả

6.2. Đối với công nợ phải trả

Chủ kinh doanh cần theo dõi công nợ sát sao cũng như kiểm soát chính xác hạn thanh toán của các khoản nợ để đảm bảo khả năng xoay nguồn tiền và giữ chữ tín với đối tác.

Đồng thời việc quản lý công nợ, cách tính công nợ chính xác, kịp thời để có thể đối soát công nợ nhanh chóng, trùng khớp với khách hàng cũng cực kỳ quan trọng.

Như vậy, việc tìm hiểu công nợ là gì, những phương pháp kiểm soát công nợ hiệu quả là việc rất quan trọng để quản lý hiệu quả chi phí, tránh tình trạng thâm hụt vốn và khó khăn trong việc đối soát, kiểm tra sau này, từ đó góp phần vào thành công của doanh nghiệp.

Có rất nhiều cách để quản lý công nợ, tuy nhiên với bất kỳ cách nào chủ kinh doanh cũng cần đảm bảo được khả năng lưu trữ và quản lý chứng từ cũng như hệ thống công nợ để nhắc nợ và thanh toán đúng hạn.

Một số phần mềm và ứng dụng sẽ giúp chủ kinh doanh có thể đồng bộ toàn bộ hoạt động bán hàng và quản lý doanh thu, công nợ của cửa hàng. Điều này sẽ giúp cửa hàng có thể theo dõi được toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng, quản lý và thanh toán, nhắc nợ đúng hạn đối với công nợ phải thu, phải trả.