Hướng dẫn hạch toán vé máy bay và điều kiện để tính vào chi phí hợp lý

Khi công ty có hoạt động điều động nhân sự đi công tác hay mời các chuyên gia từ nước ngoài về Việt Nam, kế toán sẽ phải hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo thông tin kế toán có tính chuẩn xác. Cách hạch toán vé máy bay như thế nào? Cần những điều kiện gì để hợp lý hóa chi phí vé máy bay? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

1. Hạch toán chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp

Chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp được hạch toán cụ thể như sau:

Nợ TK 641, 642 – Tùy vào mục đích mua vé máy bay mà cho vào tài khoản phù hợp

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331

Bài tập ví dụ hạch toán vé máy bay

Tại công ty A, tháng 6/2021 tiến hành mua vé máy bay cho nhân viên bộ phận quản lý đi công tác, chi tiết mua vé theo bảng, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:

Công ty A áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200.

Căn cứ vào hướng dẫn tại thông tư 200, kế toán viên công ty A hạch toán chi phí vé máy bay theo thông tin trên hóa đơn như sau:

Nợ TK 642 (4.080.000+560.000+80.000+400.000) = 5.120.000

Nợ TK 1331: 408.000+40.000= 448.000

Có TK 112: 5.568.000

2. Điều kiện để chi phí vé máy bay được tính vào chi phí hợp lý

Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định:

Căn cứ vào Điểm 2.9 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC  quy định:

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2.1. Nếu doanh nghiệp mua vé máy bay trực tiếp tại Đại lý

Theo quy định về hóa đơn, chứng từ, để khoản chi đáp ứng đủ điều kiện là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, chi mua vé máy bay tại đại lý cần có đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hóa đơn
• Vé máy bay
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng.

2.2. Nếu doanh nghiệp bạn mua vé máy bay qua website thương mại điện tử

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là:

• Vé máy bay điện tử
• Thẻ lên máy bay.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

2.3. Trường hợp người lao động mua vé máy bay

Nếu doanh nghiệp khoán cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ, chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

• Vé máy bay.
• Thẻ lên máy bay.
• Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác
• Quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp.
• Chứng từ thanh toán của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

2.4. Trường hợp mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc mua vé máy bay của hãng nước ngoài

Căn cứ vào công văn 18791/CT-TTHT ngày 06/11/2017 của cục Thuế tỉnh Bình Dương; công văn 8199/CT-TTHT ngày 24/08/2017 và công văn 5645/CT-TTHT ngày 14/06/2018 của cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh:

• Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi, chi phí đi lại, phục vụ ăn uống của chuyên gia nước ngoài được phía Việt Nam chi trả theo quy định trong hợp đồng được tính vào chi phí được trừ.
• Đối với trường hợp mua vé máy bay của hãng nước ngoài cho nhân viên công ty đi công tác, công ty có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế nhà thầu, thuế GTGT không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.

**Lưu ý: Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động thì không được tính vào chi phí hợp lý.

Kết bài

Hạch toán chi phí vé máy bay là nghiệp vụ kế toán tương đối phổ biến tuy nhiên vẫn khó tránh được sai sót do xác định sai loại tài khoản. Hi vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hạch toán thuần thục khi gặp nghiệp vụ này.

Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả trong việc hạch toán thì việc sử dụng các phần mềm kế toán được coi là giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp. Một trong số những phần mềm được tin dùng nhất hiện nay chính là phần mềm kế toán online MISA AMIS.

Phần mềm MISA AMIS Kế toán đã thiết lập sẵn danh sách các cặp định khoản tự động gắn loại chứng từ: thu tiền mặt, chi tiền mặt, thu tiền gửi, chi tiền gửi, giúp giảm thiểu các thao tác của kế toán khi nhập chứng từ. Khi đó, kế toán chỉ cần chọn nghiệp vụ phát sinh, hệ thống sẽ tự động ngầm định luôn tài khoản Nợ, Có trên chứng từ.

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán đăng ký sử dụng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm.