Những vấn đề về hóa đơn điện tử doanh nghiệp nhất định phải biết

Hóa đơn điện tử doanh nghiệp là giải pháp cho Doanh nghiệp thời đại công nghệ số, nó mang lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là tất yếu của sự phát triển hướng đến sự hiện đại và minh bạch dựa trên ứng dụng CNTT.

Hình 1: Những vấn đề về hóa đơn điện tử

1. Các quy định hiện hành về Hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 Quy định về hóa đơn, chứng từ; Thông tư 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020 Sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Cụ thể: Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về phạm vi, đối tượng áp dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) thì DN bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/11/2020 khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14 ngày 15/07/2020, cần phải mở rộng phạm vi áp dụng và cải tiến quy trình quản lý biên lai, chứng từ theo phương thức điện tử cho phù hợp.

Do đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thay thế cho Nghị định số 119/2018/NĐ-CP với một số điểm mới phù hợp hơn, mở rộng đối tượng áp dụng và bổ sung thêm 2 loại hóa đơn bên cạnh 3 loại hóa đơn trước đó, đồng thời lùi thời hạn chuyển đổi bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến hết ngày 30/06/2022.

2. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp

Tiết kiệm thời gian trong việc chuyển phát hóa đơn điện tử: chỉ cần gửi qua email hoặc nhiều ứng dụng khác là đến được người mua; Tránh thất lạc; Giảm chi phí in ấn, lưu trữ; Tăng cường khả năng bảo mật, giảm rủi ro như mất, hỏng, cháy… trong quá trình lưu trữ.
Giúp Doanh nghiệp tuân thủ tốt và nhanh hơn các quy định về thủ tục hành chính thuế. Giảm bớt các thủ tục hành chính về thuế: khi gửi thông báo phát hành qua mạng là được sử dụng ngay.
Phần mềm hóa đơn điện tử giúp cho doanh nghiệp thuận tiện hơn nhiều trong việc lập Báo cáo sử dụng hóa đơn, Lập báo cáo thuế GTGT…

Đối với cơ quan thuế

Giúp cơ quan thuế quản lý hóa đơn theo hướng hiện đại, giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro.
Hỗ trợ công tác kiểm tra liên thông giữa các cơ quan thế và hải quan, giúp việc thông quan được nhanh chóng, kiểm tra được thông tin hoàn thuế.
Hỗ trợ cơ quan thuế kiểm soát doanh thu, chi phí của doanh nghiệp. Tra soát nhanh các trường hợp doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, hay nhanh chóng kiểm soát việc làm giả hóa đơn, sai lệch hóa đơn giữa các liên… Xa hơn, nó thúc đẩy phát triển thương mại điện tử, bảo vệ môi trường…

3. Các loại hóa đơn điện tử doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có 2 loại, đó là Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hoá đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sử dụng cho:

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác thuộc trường hợp có nguy cơ rủi ro cao về thuế.

+ Hộ cá nhân kinh doanh cá thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hình 2: Mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nguồn: Internet

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sử dụng cho:

Tất cả các doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực có hệ thống kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Hình 3: Mẫu Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Nguồn: Internet

4. Một số vấn đề thường gặp về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bị sai sót

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

+ Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua

Người bán thực hiện thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ/CP), sau đó lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Hình 4: Các bước xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

+ Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót, đồng thời, người bán thực hiện thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ/CP), sau đó lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Hình 5: Các bước xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

+ Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót:

Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót (theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ/CP).

Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ/CP) và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.

Hình 6: Các bước xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trường hợp Cơ quan thuế phát hiện sai sót (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

+ Nếu hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua

Người bán hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới gửi cho người mua. Hóa đơn sai phải được lưu trữ để phục vụ công tác kiểm tra sau này. Không cần lập biên bản hủy hóa đơn. Nội dung này áp dụng cho tất cả các lỗi sai.

+ Nếu hóa đơn điện tử sai đã gửi cho người mua được chia ra các trường hợp sau:

TH1: Hóa đơn điện tử sai Tên, địa chỉ người mua

Căn cứ khoản 7 Điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC, nếu sau tên, địa chỉ nhưng vẫn đúng mã số thuế thì hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo mẫu (tương tự như đối với hóa đơn giấy).

TH2: Hóa đơn điện tử sai các chỉ tiêu còn lại

Trường hợp này lại phụ thuộc việc hóa đơn đó đã được kê khai thuế hay chưa.

Nếu hóa đơn cả người mua và người bán chưa kê khai thuế:

Bước 1: Hai bên lập biên bản xác nhận sai sót đồng ý hủy hóa đơn đã lập sai.

Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn mới gửi cho người mua, trên hóa đơn ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn ký hiệu…, số…, ngày… tháng…”

Hóa đơn điện tử sai phải được lưu trữ để phục vụ công tác kiểm tra sau này.

Nếu hóa đơn cả người mua và người bán đã kê khai thuế:

Sau khi kê khai xong mới phát hiện thì xử lý theo cách điều chỉnh hóa đơn.

Bước 1: Hai bên lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn ghi rõ sai sót có chữ ký điện tử của cả 2 bên (phần mềm hóa đơn điện tử đã có sẵn).

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ sai sót cần điều chỉnh (điều chỉnh nội dung nào: mã số thuế hay tên hàng hóa, đơn vị tính…, tăng hay giảm số lượng, giá bán, thuế suất, tiền thuế…) điều chỉnh cho hóa đơn số…ngày tháng năm nào…

Hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo hóa đơn mới này, đối với các nội dung không ảnh hưởng đến số tiền thì không kê khai chỉ lưu cùng bảng kê thuế đã kê khai. Lưu ý hóa đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm.

Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua không?

Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định:

– Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua;

– Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Như vậy, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Nếu doanh nghiệp muốn miễn chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp thuận.

Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử sẽ được Cục thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định sau:

Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 3 yêu cầu sau:

Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

– HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính của Doanh nghiệp không đảm bảo an toàn, dễ dẫn đến rủi ro và bất tiện khi tra cứu. Hiện nay MISA có phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề sau:

+ Tự động kiểm tra tính hợp lệ của Hóa đơn đầu vào;

+ Tự động hạch toán, nhập liệu;

+ Lưu trữ hóa đơn tập trung, hiệu quả và khoa học;

+ Không bị rủi ro bị phạt hành chính về hóa đơn…

Lưu ý: HĐĐT lưu bằng file PDF sẽ không có giá trị

Liên quan đến hóa đơn điện tử (HĐĐT), Cục thuế TP. HCM lưu ý, file PDF không phải là “tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử”.

Theo đó, nếu doanh nghiệp chỉ lưu trữ HĐĐT bằng file PDF (không lưu file XML) thì không đáp ứng quy định về HĐĐT tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Theo Công văn số 1038/CTTPHCM-TTHT ngày 5/2/2021 của Cục Thuế TP. HCM về hóa đơn điện tử doanh nghiệp.

Link công văn: https://media.hcmtax.gov.vn/…/1038-0301416548-hddt-hoa…

MISA MEINVOICE hy vọng những nội dung trình bày trong bài viết sẽ giúp ích cho công việc của các bạn. Chúc các bạn thành công!