Số hóa giấy tờ: Nhiệm vụ cấp bách của Doanh nghiệp trong năm 2021

Quy mô doanh nghiệp phình to đồng nghĩa với khối lượng dữ liệu, giấy tờ tăng lên theo cấp số nhân. Tiếp tục với mô hình làm việc thủ công sẽ gây lãng phí và khó quản lý khối lượng giấy tờ lớn. Giải pháp duy nhất là thực hiện số hóa giấy tờ, chuyển đổi từ dữ liệu ở dạng giấy sang dạng kỹ thuật số. Cùng với xu hướng phát triển của công nghệ – chuyển đổi số, số hóa giấy tờ sẽ trở thành nhiệm vụ cấp bách hàng đầu của các doanh nghiệp trong năm 2021.

>>> Có thể bạn quan tâm:

Số hóa giấy tờ là gì?

Số hóa giấy tờ là quá trình chuyển đổi từ dữ liệu, tài liệu ở dạng giấy sang dạng kỹ thuật số bằng việc áp dụng phần mềm công nghệ số. Chuyển đổi dữ liệu kỹ thuật số cho phép đội ngũ doanh nghiệp quản lý, tìm kiếm và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Các vấn đề về lãng phí chi phí giấy, chi phí quản lý, chi phí lưu trữ cũng được được giải quyết triệt để.

Lợi ích của số hóa giấy tờ trong doanh nghiệp

Đứng ở vị trí chủ doanh nghiệp, bạn cần phải nghĩ cách cắt giảm chi phí dư thừa và tăng năng suất làm việc của nhân viên. Quy trình làm việc thủ công cùng khối tài liệu giấy lớn có thể làm “hao mòn” thời gian xử lý công việc của nhân viên và của chính bạn.

Số hóa dữ liệu, giấy tờ có thể giúp doanh nghiệp tránh được những khó khăn đó và mang lại những lợi ích ngoài sự kỳ vọng của bạn:

1. Chia sẻ tài liệu dễ dàng.

Việc chia sẻ tài liệu, dữ liệu số thông qua internet trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn so với việc gửi qua bưu điện hay vận chuyển bằng hình thức khác. Công nghệ điện toán đám mây cho phép nhiều người dùng cùng truy cập vào cùng một bản dữ liệu bất kỳ và cùng nhau hoàn thiện chúng.

2. Lưu trữ thông tin một cách an toàn

Công nghệ số cho phép doanh nghiệp lưu trữ tài liệu một cách an toàn. Các tệp thông tin được lưu trữ sao lưu an toàn trên các máy chủ từ xa có giao thức bảo mật cao. Không giống như tài liệu giấy, tài liệu điện tử ít có nguy cơ mất dữ liệu hoặc thất lạc.dữ liệu.

3. Quản lý dữ liệu dễ dàng và khoa học

Tài liệu của doanh nghiệp sẽ ngày một nhiều hơn sau quá trình hoạt động kinh doanh. Tài liệu giấy sẽ khiến người dùng không thể kiểm soát dữ liệu một cách chính xác, thậm chí việc thất lạc dữ liệu xảy ra thường xuyên. Số hóa dữ liệu có thể giúp người dùng theo dõi và quản lý dữ liệu khoa học trên phần mềm quản trị.

4. Tìm kiếm tra cứu thông tin nhanh chóng

Kế toán có thể mất cả ngày để tìm một tờ hóa đơn giấy, thậm chí có thể không tìm thấy bởi khối giấy tờ khổng lồ trước mắt. Đó là tình trạng chung tại các doanh nghiệp. Sau khi số hóa bằng phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán có thể tìm kiếm một hóa đơn từ nhiều năm trước một cách dễ dàng chỉ trong vài giây.

5. Không gian lưu trữ không giới hạn

Công nghệ điện toán đám mây giúp người dùng lưu trữ trực tuyến. Dữ liệu lưu trữ không giới hạn. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp giảm một khoản chi phí lớn cho không gian chứa tài liệu giấy.

6. Giảm lãng phí chi phí giấy

Theo thống kê từ Forbes, hàng năm các doanh nghiệp bỏ ra 120 tỷ USD cho chi phí giấy, chi phí in ấn.

Đó là một lãng phí quá lớn. Số hóa giấy tờ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí này và đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác trong công ty.

7. Tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng

Thủ tục, giấy tờ hành chính chiếm 60% lý do khiến khách hàng phải chờ đợi từ người bán. Khách hàng có thể phải đợi vài ngày để nhận một hóa đơn giấy từ người bán. Sau đó còn có thể phát sinh sai sót và gửi để người bán điều chỉnh lại. Điều đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên khi số hóa dữ liệu, người bán có thể tạo lập hóa đơn điện tử và gửi online cho khách hàng. Chính xác – nhanh chóng – chuyên nghiệp là những yếu tố cốt lõi tăng sự hài lòng của khách hàng.

“Số hóa giấy tờ” trở thành nhiệm vụ cấp bách của doanh nghiệp trong năm 2021

Hiện nay, chi phí giấy, in ấn chiếm phần khá lớn tổng chi phí tại các doanh nghiệp. Điều đó gây lãng phí tiền của cho các doanh nghiệp. Trong khi đó, đại dịch COVID-19 vẫn đang có những diễn biến căng thẳng gây ảnh hưởng nặng nề đến tình hình tài chính của các doanh nghiệp. Khó khăn chồng chất khó khăn là động lực và nhiệm vụ quan trọng khiến doanh nghiệp cần phải nhanh chóng cắt giảm chi phí dư thừa. Trong đó, chi phí giấy và chi phí nhân sự được xem là hai loại chi phí cần điều chỉnh hơn cả.

Mặt khác, làn sóng chuyển đổi số đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ trên khắp thế giới. Công nghệ hiện đại trở thành một phần cốt lõi can thiệp vào mọi ngõ ngách nền kinh tế. Các kỳ lân hay startup đều cho rằng công nghệ chính là vũ khí mạnh mẽ nhất tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Mà nhiệm vụ số hóa giấy tờ là bước đầu của công cuộc chuyển đổi số. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp cần nhanh chóng số hóa toàn bộ giấy tờ trong năm 2021.

Hy vọng bài viết sẽ mang lại nhiều kiến thức giá trị về chủ đề số hóa giấy tờ cho doanh nghiệp. Theo dõi website của MISA meInvoice để đón đọc những bài viết bổ ích của chúng tôi nhé.