CÁCH SẮP XẾP HỒ SƠ CHỨNG TỪ CHO KẾ TOÁN DN THƯƠNG MẠI

Trong công việc kế toán, khi quyết toán,để công việc được nhanh chóng chính xác thì khi làm hồ sơ, giấy tờ, kế toán cần sắp xếp, kẹp hồ sơ chứng từ cho chuẩn chỉnh với nhau. Vậy cách sắp xếp hồ sơ chứng từ trong công việc kế toán, cụ thể trong doanh nghiệp thương mại, dịch vụ như thế nào để hợp lý và dễ cho việc quản lý?

1. Nội dung cần Kế toán chuẩn bị trước khi quyết toán

1.1 Về các tờ khai thuế đã nộp

Báo cáo tài chính các năm

Tờ khai quyết toán thuế TNDN hàng năm

Tờ khai quyết toán thuế TNCN hàng năm: Riêng tờ khai này thì năm nào in ra năm đó luôn, hoặc kết xuất ra 1 bản từ HTKK sau khi nộp đi cho thuê. Vì tờ khai này sau khi nộp lên thuế thì tải về không mở được ở dưới dạng nào.

In tờ khai thuế hàng tháng, quý hàng năm xếp theo trình tự thời gian. Cùng với bảng kê mua vào và bán ra kẹp vào tờ khai thuế.

Lưu ý:

Kế toán nên kiểm tra lại bảng kê mua vào – bán ra có khớp số liệu với tờ khai thuế không trước khi thuế có quyết định.

In luôn các thông báo đã nộp thành công kẹp vào các báo cáo liên quan

Sắp xếp báo cáo tài chính và các báo báo này theo năm theo thời gian

Về chuẩn bị sổ sách cho doanh nghiệp:

In sổ cái: Nếu doanh nghiệp ít chứng từ thì in theo năm, doanh nghiệp nhiều chứng từ thì in theo tháng, quý

Sổ chi tiết: Là số TK cấp 2 của TK sổ cái; trên báo cáo tài chính có những tài khoản nào có tài khoản cấp 2 thì in ra.

1.2.Kiểm tra mặt chứng từ, hóa đơn

– Xem lại hóa đơn đầu ra có đủ chữ ký liên 1 và liên 3 chưa

– Có bảng kê đính kèm không đối với những hóa đơn có bảng kê đi kèm

2. Phương pháp kẹp chứng từ kế toán

– Xếp hóa đơn đầu ra liên 3 vào cùng nhau (gốc)

– Hóa đơn đầu vào cùng với nhau. (gốc)

– Để thuế họ sẽ kiểm tra chéo thông tin hóa đơn so với thông tin kê khai trên bảng kê thuế

– Cách kẹp chứng từ đầu vào: Hóa đơn -> Hợp đồng -> biên bản bàn giao -> chứng từ thanh toán.

– Kẹp chứng từ đầu ra: Hóa đơn -> Hợp đồng( nếu có)-> Phiếu xuất kho -> giấy báo có ngân hàng, hoặc phiếu thu.

– Hồ sơ lương kiểm tra lại đủ với thông tin trên bảng lương chưa

– Sổ phụ ngân hàng kẹp ngân hàng nào vào ngân hàng đó theo trình tự thời gian. Đóng thành quyển

– Chứng từ chi lương xem lại chữ ký

– Hồ sơ lương xem lại chữ ký đầy đủ chưa, chữ ký có khớp với các bảng khác như: Cam kết,hợp đồng lao động không. ( vì có nhiều nhân công hay thích ký chữ ký khác nhau không thống nhất làm thuế hiểu nhầm)

3. Các nội dung mà khi quyết toán ở công ty thương mại cần chú ý

– Chỉ tiêu bên có TK 131: Là khách hàng ứng trước tiền hàng; chỉ tiêu này thể hiện khách hàng ứng trước tiền; và bên bạn chưa xuất doanh thu nên thuế hay để ý. Bạn cần chuẩn bị gì cho việc giải trình dư có 131

+ Hợp đồng

+ Biên bản đặt cọc

+ Điều khoản trong hợp đồng rõ ràng chứng minh được đây chỉ là tiền khách hàng ứng trước tiền cho bên bạn; chứ chưa phát sinh doanh thu.

– Chỉ tiêu bên có TK 331: Bên có TK 331 thể hiện phải trả nhà cung cấp; chỉ tiêu này thể hiện công nợ còn nhiều hay ít, hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Hợp đồng mua bán

+ Điều khoản thanh toán: Chứng minh được thời gian thanh toán hợp lý đúng với số tiền chưa thanh toán là phù hợp.

– Doanh thu

– Giá vốn

– Các hóa đơn không hợp lý hay bị xuất toán: Bạn cần lưu ý các hóa đơn chi phí đầu vào như quà tặng, rượu bia… là sẽ dễ bị loại nên bạn cần có phương án giải trình.