Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra CHUẨN quy định

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiện tại của bạn đã thật sự tối ưu? Hiện nay trên thị trường có những cách lưu trữ – quản lý nào? Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% thời gian và chi phí trong công việc.

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và được số đông Doanh nghiệp sử dụng bởi tính năng và lợi ích vượt trội đem lại. So với Hóa đơn giấy việc lưu trữ khó khăn, Hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh trường hợp mất, cắp, làm giả hóa đơn.

1. Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Căn cứ theo điều điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về cách lưu trữ hóa đơn như sau:

• Hóa đơn lưu trữ cần đáp ứng các yêu cầu sau:
  • Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  • Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp đảm bảo sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đẩm bảo các yêu cầu sau:
  • Trường hợp hóa đơn, chứng từ chưa lập: Lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
  • Trường hợp hóa đơn, chứng từ đã lập:
    • Trong các đơn vị kế toán: Lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
    • Trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán: Lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra mới nhất

Cách 1: Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Để tránh tình trạng thất lạc email hóa đơn điện tử giữa muôn vàn các email thông tin khác. thì cách tốt nhất chính là kế toán nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty.

Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ

Hầu hết các kế toán đã quen với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách này sẽ tốn nhiều phi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn. Tuy nhiên, đây chưa phải là cách hay khi đã có phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.

Cách 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Cách lưu hóa đơn điện từ này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn. Các khoản chi phí chỉ tính cho lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một folder trên máy tính hoặc tạo folder trên google drive.

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA

Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể:

• Khởi tạo Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm.
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được.
• Tự động cập nhật thông tin lên phần mềm kế toán .

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đã giúp kế toán làm việc hiệu quả như thế nào?

• Tự động hóa 90% công việc xử lý hóa đơn đầu vào.
• Tự động tra cứu hóa đơn.
• Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn.
• Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán.
• Tự động lưu trữ hóa đơn tập trung.

3. Lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

1. Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
2. Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
3. Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

>> Như vậy theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.

Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

>> Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm về tài chính kế toán và có hệ thống bảo mật an toàn nhất.

4. MISA meInvoice – Phần mềm lưu trữ quản lý hóa đơn tự động, tập trung, an toàn

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn.

MISA là đơn vị đầu tiên và duy nhất đã ứng dụng thành công Blockchain vào phần mềm hóa đơn điện tử – MISA meInvoice giúp gia tăng sự an toàn, minh bạch và chính xác của hóa đơn. Giải pháp hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA đã nhận được sự đánh giá rất cao từ lãnh đạo Bộ tài chính, Tổng Cục thuế, Bộ Thông tin và Truyền thông.

MISA áp dụng công nghệ Blockchain vào ứng dụng MISA meInvoice để ghi nhận toàn bộ lịch sử của các thay đổi và cập nhật tất cả các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin:

• Với người bán: Hệ thống Blockchain sẽ ghi nhận lại các trạng thái của các hành động: xuất hóa đơn, hủy hóa đơn hay thay đổi thông tin hóa đơn…
• Với người mua: Hệ thống ghi nhận trạng thái của các hành động: nhận, xác nhận.
• Cơ quan thuế: Hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái nhận dữ liệu hóa đơn, cấp mã hóa đơn, nhận báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Với công nghệ Blockchain được sử dụng trong Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA các dữ liệu liên quan đến hóa đơn sẽ hoàn toàn được bảo mật và không thể bị đánh cắp, các giao dịch, lịch sử về hóa đơn sẽ không thể bị giả mạo và thay đổi.

4.1 Sử dụng hòm mail tiếp nhận hóa đơn điện tử đầu vào tập trung – lưu trữ dữ liệu nhất quán

Toàn bộ hóa đơn đầu vào được lưu trữ tâp trung trên cùng một địa chỉ duy nhất để giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn.

4.2 Tra cứu hóa đơn làm báo cáo tiện lợi

Hóa đơn của công ty sẽ tự động đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.

Đồng thời, tự động phân tích, kiểm tra thộng tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.

4.3 Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp phát của hóa đơn điện tử

MISA meInvoice sẽ giúp kế toán phân tích hóa đơn đầu vào tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp, tự động đọc hóa đơn từ hình ảnh chụp và file hóa đơn có sẵn.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: