Công việc của kế toán tiền lương cần PHẢI BIẾT cho người mới

Kế toán tiền lương là gì? Quy trình và nhiệm vụ cụ thể của kế toán tiền lương ra sao? Mời bạn tham khảo các thông tin liên quan trong bài viết sau đây của MISA MeInvoice.

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là người chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương dựa vào các dữ liệu về bảng chấm công, các giấy tờ liên quan đến thu nhập người lao động,… để phục vụ cho công tác lập bảng tính lương, thanh toán lương và các chế độ bảo hiểm cho người lao động sao cho đạt độ chính xác cao nhất.

2. Công việc của kế toán tiền lương

2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

– Ghi chép và phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.

– Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.

– Xây dựng thang bảng lương để tính lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm. Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế và kinh phí công đoàn.

– Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.

– Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Đồng thời tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.

2.2 Quản lý việc tạm ứng lương của người lao động

– Quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng của doanh nghiệp.

– Tính tạm ứng lương cho toàn thể doanh nghiệp, cho 1 nhóm người lao động hoặc cho 1 người lao động.

– Xây dựng mức tạm ứng lương linh hoạt như: số % lương cơ bản hoặc giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.

2.3 Quản lý kỳ lương chính của người lao động

– Xây dựng kỳ tính lương theo từng loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương.

– Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho người lao động.

– Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức lương thực lĩnh cho từng người lao động.

– Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin của người lao động, thông tin kỳ lương và bảng chấm công.

– Tính và khấu trừ vào lương các chỉ tiêu nghĩa vụ phải nộp vào ngân sách Nhà nước như: thuế TNCN, các khoản bảo hiểm bắt buộc một cách đầy đủ và chính xác.

– Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

3. Các câu hỏi thường gặp về kế toán tiền lương

3.1 Kế toán lương sử dụng các loại chứng từ nào?

– Bảng chấm công.

– Bảng tạm ứng lương công ty.

– Phiếu tạm ứng lương nhân viên.

– Bảng thanh toán lương và BHXH

– Bảng kê chi tiết phụ cấp.

– Phiếu lương nhân viên.

– Bảng lương thanh toán qua ngân hàng.

– Báo cáo quyết toán thuế TNCN.

– Các biểu mẫu báo cáo BHXH.

3.2 Kế toán tiền lương sử dụng tài khoản chính nào để tính lương?

– Kết cấu tài khoản 334:

Phát sinh bên Nợ: các khoản khấu trừ vào tiền lương, công của người lao động (trừ tiền tạm ứng, các khoản trích bảo hiểm, thuế TNCN), số tiền lương đã thanh toán.
Số dư bên Nợ: Tạm ứng trước lương cho nhân viên.
Số dư bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho người lao động.

3.3 Quy trình làm việc của kế toán tiền lương như thế nào?

Kế toán lương có rất nhiều quy trình làm việc, trong đó, quan trọng nhất là quy trình trả lương cho người lao động. Cụ thể quy trình này được thực hiện như sau:

✅Bước 1	⭐Bộ phận chấm công sẽ đảm nhiệm việc chấm công cho người lao động hằng ngày.
✅Bước 2	⭐Kế toán sẽ tính toán tiền lương dựa trên bảng chấm công và các chứng từ liên quan.
✅Bước 3	⭐Kế toán lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phải nộp khác, sau đó lập báo cáo cho kế toán trưởng kiểm tra. Trường hợp được duyệt: Bảng thanh toán tiền lương sẽ tiếp tục được chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 4). Trường hợp không được duyệt: chuyển trả lại cho bộ phận kế toán lương để xem xét lại.
✅Bước 4	⭐Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào bảng lương sau đó chuyển lại cho kế toán trưởng, rồi lại chuyển ngược cho kế toán lương.
✅Bước 5	⭐Căn cứ vào bảng lương đã được ký duyệt bởi Giám đốc, kế toán tiền lương có nhiệm vụ trả lương cho người lao động.
✅Bước 6	⭐Người lao động nhận lương và ký nhận.

Tạm kết

Trên đây là các thông tin liên quan đến công việc và nghiệp vụ của kế toán tiền lương. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.