Hạch toán là gì? Phân loại hạch toán kế toán chi tiết

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các doanh nghiệp và tổ chức đều có tính đa dạng và phức tạp, diễn ra tại nhiều địa điểm, thời gian, tác động đến nhiều đối tượng kinh tế khác nhau. Vì vậy để có một phương pháp  ghi nhận, tổng hợp và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho nhà quản lý và các đối tượng sử dụng thông tin khác khi ra quyết định là rất quan trọng.

Trong bài viết này, MISA AMIS chia sẻ đến quý bạn đọc phương pháp hạch toán kế toán – một phương pháp hạch toán cơ bản trong các doanh nghiệp nhằm ghi nhận, tổng hợp và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự tuần hoàn của tài sản trong doanh nghiệp. Vậy, hạch toán là gì? Hạch toán kế toán có vai trò, đặc điểm và đối tượng như thế nào cũng như có bao nhiêu phương pháp hạch toán kế toán hiện nay.

Danh mục tài liệu tham khảo:

1. Giáo trình Nguyên lý kế toán (2014, Học viện Tài chính).
2. Chuẩn mực kế toán số 01: Chuẩn mực chung
3. Luật kế toán số 88/2015/QH13

1. Hạch toán là gì?

1.1. Hạch toán 

Hạch toán là một quá trình có hệ thống bao gồm các công việc như: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép nhằm quản lý các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, tổ chức một cách chặt chẽ và có hiệu quả.

Cụ thể các công việc hạch toán gồm:

– Quan sát: Đây là công việc, hoạt động đầu tiên của quá trình quản lý nhằm mô tả, khái quát, phản ánh, sự tồn tại của đối tượng cần thu thập thông qua việc quan sát bằng mắt thường hoặc bằng các phương tiện chuyên dụng qua đó đánh giá được hình thái bên ngoài của các đối tượng quản lý kinh tế.

– Đo lường: Công việc thứ hai sau khi đã có được hình thái tổng thể từ việc quan sát,  doanh nghiệp   sử dụng các máy móc, thiết bị, công thức tính toán, đo lường nhằm lượng hóa các đối tượng quản lý kinh tế và các giao dịch ảnh hưởng đến chúng bằng các đơn vị đo lường thích hợp với từng đối tượng cụ thể. Ví dụ, doanh nghiệp lượng hóa các hao phí trong sản xuất và của cải vật chất đã sản xuất ra bằng thước đo tiền tệ.

– Tính toán: Là quá trình sử dụng các phép tính, phương pháp phân tích, tổng hợp để nhận biết, đánh giá được mức độ, hiệu quả thực hiện, từ đó tiếp tục lượng hoá thành các chỉ tiêu tổng hợp.

– Ghi chép: Đây là việc hệ thống hoá các thông tin đã thu thập, quan sát và tổng hợp ở các bước trên theo một trật tự, quy tắc và chỉ tiêu nhất định trên các phương tiện như chứng từ, sổ, báo cáo bằng giấy hoặc phương tiện điện tử, qua đócó căn cứ tổng hợp thông tin kết quả các hoạt động kinh tế và ra quyết định phù hợp, kịp thời.

1.2. Phân loại hạch toán

Hạch toán có thể được phân loại thành ba loại cơ bản sau:

	Nội dung	Ưu điểm	Nhược điểm
Hạch toán nghiệp vụ – kỹ thuật	Hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật là sự quan sát, phản ánh và kiểm tra trực tiếp từng nghiệp vụ, từng quá trình kinh tế cụ thể, phục vụ cho việc chỉ đạo thường xuyên, kịp thời tình hình thực hiện các nghiệp vụ, các quá trình đó.Hạch toán nghiệp vụ phản ánh trực tiếp từng nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật. Ví dụ: thực trạng sử dụng lao động, vật tư; hiện trạng sử dụng tài sản cố định…	Thông tin cụ thể, chi tiết đáp ứng yêu cầu về mức độ nhanh chóng, kịp thời	Thông tin không có tính khái quát, không có cái nhìn tổng thể về vấn đề, do chỉ phản ánh rời rạc về một đối tượng
Hạch toán thống kê	Hạch toán thống kê là khoa học nghiên cứu mặt lượng trong mối quan hệ mật thiết với mặt chất của các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể, nhằm rút ra bản chất và tính quy luật trong sự phát triển của các hiện tượng đó.Hạch toán thống kê theo dõi các hiện tượng kinh tế – xã hội ở phạm vi số lớn để đưa ra kết quả. Ví dụ: trong doanh nghiệp có thể thống kê xu hướng biến động lợi nhuận của các mặt hàng, thống kê xu hướng tiêu thụ sản phẩm để xác định tính thời vụ…	Thông tin phản ánh có tính liên tục do cần đánh giá trên các kết quả điều tra liên tục	Thông tin thiếu tính toàn diện do chỉ chính xác khi được gắn với không gian và thời gian nhất định
Hạch toán kế toán	Hạch toán kế toán phản ánh về tình hình tài sản hiện có và những biến động tài sản tại đơn vị khi triển khai các hoạt động kinh doanh. Sử dụng cả 3 loại thước đo, nhưng thước đo giá trị mang tính chủ yếu và bắt buộc.(chi tiết về 3 loại thước đo được trình bày tại mục 2.2)	Thông tin có tính liên tục và toàn diện do nó phải theo dõi liên tục và trên sự tồn tại của đơn vị	Khắc phục được các nhược điểm của 2 phương pháp trên.

Theo giáo trình Nguyên lý kế toán (2014, Học viện Tài chính), hạch toán kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp một cách hệ thống các thông tin có tính thường xuyên, liên tục về các hoạt động kinh tế – tài chính của một đơn vị cụ thể trong phạm vi thời gian nhất định. Vì đối tượng nghiên cứu cơ bản của kế toán là tài sản và sự vận động của tài sản nên về cơ bản hạch toán kế toán phản ánh tình hình tài sản hiện có và những biến động của tài sản khi đơn vị thực hiện các hoạt động kinh tế – tài chính.

Với các phân tích và việc phân loại kể trên, có thể hiểu hạch toán kế toán là một phương pháp hạch toán được thực hiện trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay, với sự phổ biến và đa dạng của kế toán quản trị, việc sử dụng hạch toán thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật là không thể thiếu khi triển khai kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, có quan điểm cho rằng, hạch toán kế toán được mở rộng ra bao trùm cả các hình thức hạch toán thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật.

2. Hạch toán kế toán là gì?

2.1. Đối tượng của hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán là một môn khoa học kinh tế có đối tượng nghiên cứu riêng. Đối tượng của hạch toán kinh tế là quá trình tái sản xuất xã hội mà hạch toán kế toán là một bộ phận của hạch toán kinh tế. Nghiên cứu đối tượng hạch toán là nghiên cứu các mặt, các bộ phận của quá trình tái sản xuất xã hội mà kế toán theo dõi và phản ánh. Dựa trên vai trò là công cụ quản lý kinh tế, hạch toán kế toán được thực hiện ở tất cả các tổ chức, đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc tất cả các thành phần kinh tế, các cơ quan hành chính sự nghiệp và các tổ chức kinh tế khác.

Đối tượng của hạch toán kế toán là tài sản, nguồn hình thành tài sản, sự biến động của tài sản và các quá trình sản xuất kinh doanh, các quan hệ kinh tế pháp lý ngoài tài sản trong đơn vị. Để có thể hoạt động và thực hiện được chức năng, nhiệm vụ nhất định của mình thì mỗi doanh nghiệp, tổ chức khi thành lập và hình thành đều có một lượng tài sản nhất định.

Vì vậy, việc duy trì, quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả và phát triển tài sản hiện có là nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp và tổ chức phải thực hiện. Tuy nhiên, để quản lý tài sản được tốt thì phải tổng hợp giá trị tài sản của Doanh nghiệp hiện có là bao nhiêu, nó bao gồm các loại gì, số lượng của từng loại, mặt khác phải biết được tài sản của doanh nghiệp được hình thành từ nguồn nào?

Tài sản và nguồn hình thành tài sản là hai mặt khác nhau của cùng một khối lượng tài sản, doanh nghiệp phải tìm kiếm và sử dụng được công cụ ghi nhận, phản ánh được tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản một cách đầy đủ và chính xác. Công cụ đó là kế toán và kế toán lại được thể hiện cụ thể trong việc hạch toán toán kế toán. Chính vì vậy, đối tượng của hạch toán kế toán là tài sản và nguồn hình thành tài sản, mặt khác hạch toán kế toán cũng phải phản ánh sự biến động tài sản và quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.

2.2. Đặc điểm của hạch toán kế toán 

Phản ánh và giám sát một cách toàn diện, liên tục, có hệ thống tất cả các đối tượng kế toán của doanh nghiệp: Hạch toán kế toán có nhiệm vụ phản ánh và giám sát toàn diện, liên tục, có hệ thống tất cả các đối tượng kế toán như tiền, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí … Xét về bản chất của hạch toán kế toán là đi sâu nghiên cứu quá trình hình thành vận động của tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.

Thước đo hạch toán kế toán thường sử dụng có 3 loại thước đo như sau: tiền tệ, hiện vật và lao động. Trong đó thước đo được sử dụng chủ yếu nhất là thước đo về tiền tệ. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính đều được ghi chép theo giá trị và thể hiện thông qua tiền tệ. Vì vậy, hạch toán kế toán dễ dàng cung cấp được các chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho việc giám sát và quản lý tình hình thực hiện việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Hạch toán kế toán thường sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học như chứng từ, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều bắt đầu bằng phương pháp lập chứng từ kế toán rồi hạch toán tài khoản, tính giá và cuối cùng là tổng hợp số liệu, lập bảng cân đối kế toán. Do vậy các số liệu hạch toán kế toán cung cấp sẽ đảm bảo tính chính xác và có cơ sở chắc chắn.

Hạch toán kế toán kịp thời cung cấp các thông tin kế toán về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức: Trong doanh nghiệp, tổ chức thì việc hạch toán kế toán sẽ kịp thời cung cấp các thông tin kế toán về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, ví dụ, bao gồm việc cung cấp nguyên vật liệu, quá trình sản xuất cho đến tiêu thụ sản phẩm đều được phản ánh một cách chi tiết, đầy đủ cho nhà quản trị của doanh nghiệp.

Hạch toán kế toán cung cấp các thông tin cụ thể, sinh động, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát: Thông tin về tài sản và nguồn vốn là thể hiện hai mặt của mỗi quá trình, mỗi hiện tượng: Sự thay đổi của tài sản và nguồn vốn tăng và giảm, chi phí và kết quả kinh doanh tốt hay xấu, … thông qua việc hạch toán kế toán theo dõi, giám sát và tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác, sẽ cung cấp cho việc lập báo cáo định kỳ tình hình thực hiện các kế hoạch kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. 

3. Vai trò của hạch toán kế toán

Vai trò theo dõi và phản ánh: Vai trò của hạch toán kế toán đối với quản lý kinh tế phục vụ đầu tư, kinh doanh doanh nghiệp và phục vụ nhà nước là theo dõi và phản ánh một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả khâu, các giai đoạn vận động của hoạt động kinh tế. Thông tin hạch toán kế toán cung cấp là kết quả của việc sử dụng tổng hợp các phương pháp khoa học của kế toán. Những thông tin này sẽ giúp cho quản lý của doanh nghiệp và nhà nước phân tích đánh giá và đưa ra các quyết định quản lý kinh tế được kịp thời, chính xác. Vì vậy, các thông tin của hạch toán kế toán cung cấp đóng một vai trò quan trọng và không thể thiếu được.

Vai trò giám sát và kiểm tra: Việc hạch toán kế toán là đặc biệt quan trọng trong việc phục vụ cho việc giám sát và kiểm tra thường xuyên liên tục các đối tượng tài sản của Đơn vị. Từ đó tránh việc thất thoát tài sản, duy trì và đảm bảo sự công khai minh bạch trong việc sử dụng của tài sản giúp đơn vị hoạt động ổn định và có tổ chức.

Vai trò cung cấp thông tin báo cáo và phân tích: Thông qua việc hạch toán kế toán thường xuyên liên tục sẽ cung cấp nguồn số liệu đúng đắn phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Đồng thời, cung cấp các số liệu đầy đủ để phân tích thông tin kinh tế, tài chính cho các chủ thể quản lý trong và ngoài đơn vị. Việc cung cấp thông tin báo cáo và phân tích kịp thời còn giúp cho nhà quản lý, điều hành có thể đề ra các chính sách đầu tư kinh doanh thích hợp cũng như hoạch định kế hoạch phù hợp cho tương lai của đơn vị.

4. Các phương pháp hạch toán kế toán cần ghi nhớ

Phương pháp hạch toán kế toán là các phương thức, biện pháp kế toán sử dụng để thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, sự biến động của tài sản và các quá trình hoạt động kinh tế tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.

Hạch toán kế toán thường sử dụng hệ thống phương pháp như chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán.

4.1. Phương pháp chứng từ kế toán

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ đó vào các chứng từ bằng giấy hoặc điện tử để phục vụ công tác kế toán, công tác quản lý kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.

Phương pháp chứng từ kế toán bao gồm các công việc cụ thể như: lập chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sắp xếp, luân chuyển chứng từ và thông tin về các nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu quản lý và hạch toán.

4.2. Phương pháp tài khoản kế toán

Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán bằng cách phân loại, phản ánh và theo dõi một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự biến động của từng tài sản, từng nguồn vốn và từng quá trình sản xuất kinh doanh  qua các tài khoản kế toán, theo một hệ thống và quy tắc sắp xếp tài khoản kế toán nhất định. Việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng phương pháp kế toán ghi kép, đối ứng tài khoản cho thấy được tình hình và sự biến động của của tài sản và nguồn vồn, giúp cho việc quản lý và giám sát doanh nghiệp được thuận lợi và dễ dàng.

4.3. Phương pháp tính giá

Phương pháp tính giá là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán theo những nguyên tắc nhất định nhằm phục vụ quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế – tài chính tại đơn vị.

Hình thức biểu hiện của phương pháp tính giá là các loại giá và các kỹ thuật tính giá. Việc tính giá được thực hiện tại những thời điểm chủ yếu như: thời điểm ghi nhận ban đầu, thời điểm sau ghi nhận ban đầu, thời điểm lập báo cáo kế toán.

Có thể kế đến một số hoạt động ứng dụng phương pháp tính giá như tính giá thành sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất. Tính giá xuất kho khi bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại…

4.4. Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán

Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán là phương pháp kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của kế toán (như mối quan hệ: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn; quan hệ cân đối giữa thu nhập, chi phí, kết quả) nhằm cung cấp các thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tài chính (như doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý, chi phí bán hàng,……) cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.

Hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán là hệ thống báo cáo kế toán.

Hạch toán kế toán là một công việc cần thiết của mỗi doanh nghiệp và tổ chức. Trong quá trình hình thành và phát triển, khoa học kế toán đã phát triển một hệ thống các phương pháp kế toán riêng biệt. Mỗi phương pháp có vị trí, vai trò nhất định nhưng được sử dụng kết hợp tạo nên các bước liên tục của quy trình thông tin kế toán. Doanh nghiệp và các đơn vị cần tổ chức vận dụng hệ thống phương pháp kế toán hiệu quả nhằm đảm bảo số liệu, thông tin kế toán đem đến cho nhà quản lý, các đối tượng sử dụng thông tin đầy đủ, trung thực, hợp lý và toàn diện.

Phần mềm online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán doanh nghiệp:

• Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
• ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày  để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS