Hạch toán tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Để hạch toán tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính kế toán cần thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu cách hạch toán tài khoản 341 theo quy thông tư 200/2014/TT-BTC chi tiết và đầy đủ nhất.

Trước khi quyết định sản xuất hay kinh doanh mặt hàng nào đó thì việc chuẩn bị về vốn là điều không thể thiếu. Do đó nhiều doanh nghiệp hiện nay đang lựa chọn tận dụng các nguồn vay và thuê tài chính là giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, đồng thời sử dụng đòn bẩy tài chính để tăng hiệu quả sử dụng vốn.

Vay và nợ thuê tài chính là một trong những nguồn vốn mà doanh nghiệp có thể huy động cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán cần theo dõi khoản vay và nợ thuê tài chính theo từng đối tượng vay, khoản vay, kịp thời cân đối dòng tiền để trả nợ đúng hạn.

Hiện nay, một số phần mềm kế toán thế hệ mới như MISA AMIS, MISA SME đã có tính năng hỗ trợ quản lý khế ước vay như: Theo dõi và phân loại các Hợp đồng tín dụng; Tự động tính toán nợ gốc, lãi vay đến hạn trả của từng khế ước vay; Tự động theo dõi thời hạn thanh toán và nhắc nhở người dùng khi sắp đến hạn.

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính

Căn cứ khoản 1 điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính như sau:

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính của doanh nghiệp. Không phản ánh vào tài khoản này các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu hoặc phát hành cổ phiếu ưu đãi có điều khoản bắt buộc bên phát hành phải mua lại tại một thời điểm nhất định trong tương lai.

b) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay, nợ thuê tài chính. Các khoản có thời gian trả nợ hơn 12 tháng kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Các khoản đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, kế toán trình bày là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn để có kế hoạch chi trả.

c) Các chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả), như chi phí thẩm định, kiểm toán, lập hồ sơ vay vốn… được hạch toán vào chi phí tài chính. Trường hợp các chi phí này phát sinh từ khoản vay riêng cho mục đích đầu tư, xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang thì được vốn hóa.

d) Đối với khoản nợ thuê tài chính, tổng số nợ thuê phản ánh vào bên Có của tài khoản 341 là tổng số tiền phải trả được tính bằng giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu hoặc giá trị hợp lý của tài sản thuê.

e) Doanh nghiệp phải hạch toán chi tiết và theo dõi từng đối tượng cho vay, cho nợ, từng khế ước vay nợ và từng loại tài sản vay nợ. Trường hợp vay, nợ bằng ngoại tệ, kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên tệ và thực hiện theo nguyên tắc:

+ Các khoản vay, nợ bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh;

+ Khi trả nợ, vay bằng ngoại tệ, bên Nợ tài khoản 341 được quy đổi theo tỷ giá ghi sổ kế toán thực tế đích danh cho từng đối tượng;

+ Khi lập Báo cáo tài chính, số dư các khoản vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.

+ Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh từ việc thanh toán và đánh giá lại cuối kỳ khoản vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 341

Căn cứ khoản 2 điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính như sau:

Bên Nợ:

+ Số tiền đã trả nợ của các khoản vay, nợ thuê tài chính;

+ Số tiền vay, nợ được giảm do được bên cho vay, chủ nợ chấp thuận;

+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).

Bên Có:

+ Số tiền vay, nợ thuê tài chính phát sinh trong kỳ;

+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).

Số dư bên Có: Số dư vay, nợ thuê tài chính chưa đến hạn trả.

Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính có 2 tài khoản cấp 2

Tài khoản 3411 – Các khoản đi vay: Tài khoản này phản ánh giá trị các khoản tiền đi vay và tình hình thanh toán các khoản tiền vay của doanh nghiệp (tài khoản này không phản ánh các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu).

Tài khoản 3412 – Nợ thuê tài chính: Tài khoản này phản ánh giá trị khoản nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán nợ thuê tài chính của doanh nghiệp.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính

Căn cứ khoản 3 điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu của tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính như sau:

(a) Vay bằng tiền

Trường hợp vay bằng Đồng Việt Nam (nhập về quỹ hoặc gửi vào Ngân hàng), ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111)

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

Trường hợp vay bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112) (vay nhập quỹ)

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1122) (vay gửi vào ngân hàng)

Nợ các TK 221, 222 (vay đầu tư vào công ty con, liên kết, liên doanh)

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (vay thanh toán thẳng cho người bán)

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (trường hợp vay mua TSCĐ)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả) như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định… ghi:

Nợ các TK 241, 635

Có các TK 111, 112, 331.

b) Vay chuyển thẳng cho người bán để mua sắm hàng tồn kho, TSCĐ, để thanh toán về đầu tư XDCB, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213, 241 (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị TSCĐ mua sắm, xây dựng được ghi nhận bao gồm cả thuế GTGT. Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả) như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định kế toán tương tự bút toán ở mục a.

c) Vay thanh toán hoặc ứng vốn (trả trước) cho người bán, người nhận thầu về XDCB, để thanh toán các khoản chi phí, ghi:

Nợ các TK 331, 641, 642, 811

Có TK 341 – Vay và thuê tài chính (3411).

d) Vay để đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, đầu tư cổ phiếu, trái phiếu, ghi:

Nợ các TK 221, 222, 228

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

đ) Trường hợp lãi vay phải trả được nhập gốc, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Nợ các TK 154, 241 (nếu lãi vay được vốn hóa)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

e) Khi trả nợ vay bằng Đồng Việt Nam hoặc bằng tiền thu nợ của khách hàng, ghi:

Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)

Có các TK 111, 112, 131.

g) Khi trả nợ vay bằng ngoại tệ:

Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (theo tỷ giá ghi sổ của TK 3411)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)

Có các TK 111, 112 (theo tỷ giá trên sổ kế toán của TK 111, 112)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá).

h) Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thuê tài chính: Thực hiện theo quy định của TK 212 – TSCĐ thuê tài chính

i) Khi lập Báo cáo tài chính, số dư vay và nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế cuối kỳ:

Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.

Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Ví dụ:

Công ty TNHH LAKAZ là doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong tháng 8/2020 có tài liệu như sau:

– Số dư đầu tháng:

+ Tài khoản 341: 600.000.000

Ngày 12, công ty vay ngân hàng để mua một xe tải dùng để chở hàng, giá mua chưa có thuế GTGT 600.000.000, thuế GTGT 10%. Ngân hàng đồng ý cho doanh nghiệp vay trong thời hạn hai năm (lãi suất 15%/năm, thanh toán lãi hàng tháng) và đã thanh toán trực tiếp cho bên bán. Doanh nghiệp đã nhận xe và thanh toán lệ phí trước bạ, sang tên bằng tiền mặt 20.000.000. Đồng thời thanh toán lãi tháng đầu tiên cho ngân hàng bằng tiền gửi ngân hàng.

Vay ngân hàng mua xe tải dùng để chở hàng, thực hiện hạch toán:

Nợ TK 211: 600.000.000

Nợ TK 133: 60.000.000

Có 341: 660.000.000

Thanh toán lệ phí trước bạ, sang tên bằng tiền mặt. Kế toán doanh nghiệp hạch toán:

Nợ TK 211: 20.000.000

Có 111: 20.000.000

Thanh toán tiền lãi ngân hàng tháng đầu tiên, thực hiện hạch toán:

Nợ TK 635 8.250.000 (660.000.000 X 15%/12)

Có TK 112: 8.250.000

4. Kinh nghiệm theo dõi các khoản vay và nợ thuê tài chính

Để theo dõi các khoản vay và nợ thuê tài chính hiệu quả, kế toán doanh nghiệp cần tích lũy cho mình những kinh nghiệm dưới đây:

Theo dõi chi tiết từng đối tượng vay và hợp đồng vay (khế ước vay), tài khoản vay của ngân hàng. Ngoài ra kế toán doanh nghiệp cũng cần lưu ý các thông tin khác như:

+ Số tiền vay

+ Thời hạn vay

+ Lãi suất

+ Kỳ hạn thanh toán

+ Thời gian đáo hạn

Số dư nợ gốc còn phải trả

Theo dõi trước hạn nợ để chuẩn bị kế hoạch cân đối dòng tiền

Việc quản lý, tính toán các khoản nợ cũng như lập kế hoạch trả nợ là một trong những vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Quản trị và cân đối dòng tiền tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt được tình hình tài chính cũng như hiệu quả của việc sử dụng nguồn tài chính đó. Đây cũng được xem là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch phát triển, mở rộng quy mô trong tương lai.

Các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp kế toán theo dõi công nợ phải thu, phải trả dễ dàng thông qua các báo cáo quản trị. Ngoài ra phần mềm còn tự động nhắc nhở các khoản nợ đến hạn để doanh nghiệp có kế hoạch thu hồi nợ kịp thời, hạn chế xảy ra tình trạng chiếm dụng vốn.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS với nhiều tính năng nổi bật, hỗ trợ kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả:

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 200/2014/TT-BTC
Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: Thương mại, dịch vụ, xây lắp, sản xuất
Tự động lập báo cáo tài chính, tờ khai thuế ngay trên phần mềm; Kết nối ngân hàng điện tử, cơ quan Thuế giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả.
Tự động lập các báo cáo quản trị: CEO/Chủ DN có thể theo dõi nhanh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, công nợ, tồn kho.. ngay trên điện thoại để kịp thời ra quyết định kinh doanh.
Làm việc mọi lúc, mọi nơi qua Internet: Giám đốc, Kế toán có thể truy cập làm việc từ mọi thiết bị thông minh không bị gián đoạn công việc, kịp thời ra quyết định điều hành.
………

Nhanh tay đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây.