Cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào nhanh chóng, chính xác nhất

Những cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào kế toán thường sử dụng? Cách thức nào mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất dành cho kế toán?

Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào không còn đơn giản như hóa đơn giấy bởi kế toán nhận hình ảnh hóa đơn qua email sau đó cần xác nhận thông tin, chữ ký số trên hóa đơn đảm bảo chính xác, chưa bị chỉnh sửa.

1. Quy định về hóa đơn hợp lệ, hợp pháp

Hóa đơn hợp lệ, hợp pháp được quy định như thế nào?

1.1 Quy định về hóa đơn hợp lệ:

Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định hóa đơn hợp lệ là hóa đơn đáp ứng đầy đủ:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
Chữ ký số điện tử của người bán và người mua
Thời điểm lập hóa đơn
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại.

1.2 Quy định thế nào là hóa đơn hợp pháp:

Tính hợp pháp của hóa đơn được doanh nghiệp là thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất, đồng thời phải tuân thủ về quy định khởi tạo hóa đơn theo nghị định 118/2018/NĐ-CP.

2. Cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào

Hiện nay có những cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào nào?

Kế toán có thể sử dụng cách tra cứu hóa đơn đầu vào trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice.

2.1 Kiểm tra trên trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập

Truy cập vào website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế theo đường link sau:

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Bước 2: Chọn hình thức tra cứu

Chọn hình thức tra cứu “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”

*Lưu ý: Nếu Kế toán chọn “Tra cứu nhiều hóa đơn” thì hãy chuẩn bị một file excel thông tin hóa đơn cần tra cứu.

Bước 3: Điền thông tin

Điền đầy đủ thông tin như bắt buộc như:

Mã số thuế
Ký hiệu hóa đơn
Mẫu số
Số hóa đơn
Mã xác thực
Sau đó Click “Tìm kiếm”

2.2 Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn trên Website MISA meInvoice

Bước 1: Truy cập vào Website MISA meInvoice: https://www.meinvoice.vn/

Bước 2: Chọn “Tra cứu” trên trang

Bước 4: Điền thông tin

Bước 5: Kiểm tra kết quả

>>> Để trải nghiệm đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào trên phần mềm MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 0983 862 094 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

2.3 Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn trên phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice

Hiện nay MISA meInvoice không chỉ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà còn cung cấp giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào. Với nhu cầu kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào kế toán có thể thực hiện với hai trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Kiểm tra hóa đơn từ hòm thư email tự động

Bước 1: Vào phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice

Bước 2: Vào phần “Hộp thư” để theo dõi danh sách email hóa đơn đầu vào

Click vào “Xem hóa đơn” để kiểm tra thông tin doanh nghiệp, thông tin đơn hàng, chữ ký số doanh nghiệp.

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn

Tự động kiểm tra tính hợp lệ – hợp pháp của hóa đơn:

Trường hợp 2: Kiểm tra hóa đơn từ nguồn khác

Trong nhiều trường hợp, nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn đầu vào từ nhiều nguồn khác như công cụ chat. Kế toán có thể kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào trên phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice.

Bước 1: Vào phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice

Bước 2: Chọn “Thêm hóa đơn”

Bước 3: Tải hóa đơn lên và xem kết quả

Điểm danh 5 ưu điểm vượt trội của MISA meInvoice khi kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn

1. Tự động kiểm tra thông tin tình trạng doanh nghiệp

Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào cho phép người dùng kiểm tra tự động thông tin doanh nghiệp như: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, thời hạn phát hành hóa đơn,…

Ngoài ra, phần mềm có thể tự động kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp với hệ thống tổng cục thuế các nội dung như:

Người bán đang hoạt động hay không
Người bán có nằm trong đối tưởng rủi ro về thuế không
Hóa đơn đã thông báo phát hành chưa

2. Tự động kiểm tra thông tin đơn hàng

Phần mềm có thể kiểm tra tổng giá trị đơn hàng trước thuế, thuế GTGT và tổng đơn hàng.

3. Kiểm tra tình trạng phát hành hóa đơn

Phần mềm có thể xác thực hóa đơn đã được thông báo phát hành hay chưa?

4. Tự động xác thực chữ ký số

MISA meInvoice có thể kiểm tra, xác thực chữ ký số thông quá những thông tin sau:

Nhà phát hành chứng thư số
Đơn vị ký
Ngày bắt đầu và kết thúc hiệu lực chứng thư
Thông tin thuê bao chứng thư số
Tính hợp lệ của chứng thư

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 0983 862 094 hoặc ĐĂNG KÝ tại: