Nguyên lý kế toán và các phương trình kế toán cơ bản cần biết.

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, việc nắm vững các nguyên lý và phương trình kế toán cơ bản trở thành yêu cầu thiết yếu đối với bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Nguyên lý kế toán không chỉ giúp chúng ta hiểu rõ về cách thức hoạt động của doanh nghiệp mà còn hỗ trợ trong việc đưa ra những quyết định tài chính đúng đắn. Bài viết này sẽ giới thiệu các nguyên lý kế toán cơ bản và phương trình kế toán quan trọng, nhằm cung cấp kiến thức nền tảng vững chắc cho các nhà quản lý, giám đốc doanh nghiệp và những người làm công tác kế toán.

1. Khái niệm nguyên lý kế toán

Kế toán là quá trình ghi chép, phân loại, tổng hợp, phân tích và báo cáo các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp hay tổ chức. Mục đích chính của kế toán là cung cấp thông tin tài chính chính xác và đáng tin cậy để hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp

2. Các đối tượng của kế toán

2.1 Các đối tượng chính của kế toán

Căn cứ theo Điều 8 Luật Kế toán 2015 số 88/2015/QH13 đối tượng kế toán gồm 4 nhóm đối tượng sau:

• Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự nghiệp, hoạt động của đơn vị, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước
• Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản theo quy định tại điểm a, c,c,d và i khoản 1 Điều 8 Luật Kế toán
• Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh
• Đối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng, tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán, đầu tư tài chính

2.2 Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

Thông tin kế toán được sử dụng bới rất nhiều đối tượng khác nhau, tuy nhiên người ta thường chia các nhóm đối tượng này thành 2 nhóm chính:

• Đối tượng bên trong doanh nghiệp: bao gồm nhà quản lý, nhà quản trị cấp cấp, nhân viên các cấp…. Những đối tượng này sử dụng thông tin kế toán để lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định, và nhân viên, quan tâm đến tình hình tài chính và lợi nhuận để đánh giá tính ổn định và triển vọng phát triển nghề nghiệp
• Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà đầu tư và cổ đông, chủ nợ, cơ quan thuế, cơ quan quản lý, tổ chức xã hội… Các đối tượng này thường sử dụng thông tin kế toán để đưa ra các quyết định đầu tư, đánh giá khả năng, đảm bảo tuân thủ quy định theo pháp luật

3. Nhiệm vụ cụ thể của kế toán

Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.

Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

4. Phương trình kế toán

4.1 Phương trình kế toán cơ bản

Phương trình kế toán cơ bản, còn được gọi là phương trình cân đối kế toán, là một khái niệm nền tảng trong kế toán và tài chính. Phương trình này biểu thị mối quan hệ giữa tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của một doanh nghiệp. Cụ thể, phương trình kế toán cơ bản được biểu diễn như sau:

Tài sản= Nguồn hình thành tài sản

Hay :

Tổng tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Trong đó:

• Tài sản (Assets): Bao gồm tất cả các nguồn lực mà doanh nghiệp sở hữu và có giá trị kinh tế như tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định (nhà cửa, máy móc, thiết bị), và các tài sản khác.
• Nợ phải trả (Liabilities): Bao gồm các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải trả cho các bên thứ ba như khoản vay ngân hàng, các khoản phải trả cho nhà cung cấp, các khoản phải trả thuế và các khoản nợ khác. Việc thanh toán các khoản nợ phải trả có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau như: thanh toán bằng tiền, trả bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ, chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu…
• Vốn chủ sở hữu (Owner’s Equity): Bao gồm phần vốn của các chủ sở hữu doanh nghiệp sau khi đã trừ đi các khoản nợ phải trả. Vốn chủ sở hữu bao gồm vốn góp ban đầu, lợi nhuận giữ lại và các khoản thu nhập khác:

Vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ phải trả

4.2 Tác động của các nghiệp vụ kinh tế đến phương trình kế toán

Về nguyên tắc, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể làm thay đổi tài sản và nguồn vốn nhưng không được phá vỡ phương trình kế toán.

Tổng tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về tác động của các nghiệp vụ kinh tế đối với phương trình kế toán:

• Mua tài sản bằng tiền mặt: Mua một thiết bị mới trị giá 100 triệu đồng bằng tiền mặt.

Tác động:

Tài sản (Thiết bị) tăng 100 triệu đồng.

Tài sản (Tiền mặt) giảm 100 triệu đồng.

Phương trình kế toán vẫn cân bằng: Tổng tài sản không thay đổi.

• Vay nợ để mua tài sản:  Vay ngân hàng 200 triệu đồng để mua máy móc.

Tác động:

Tài sản (Máy móc) tăng 200 triệu đồng.

Nợ phải trả (Khoản vay ngân hàng) tăng 200 triệu đồng.

Phương trình kế toán vẫn cân bằng: Tài sản tăng 200 triệu đồng và nợ phải trả tăng 200 triệu đồng.

• Thanh toán nợ phải trả: Thanh toán 50 triệu đồng tiền nợ nhà cung cấp.

Tác động:

Tài sản (Tiền mặt) giảm 50 triệu đồng.

Nợ phải trả (Nợ nhà cung cấp) giảm 50 triệu đồng.

Phương trình kế toán vẫn cân bằng: Tài sản giảm 50 triệu đồng và nợ phải trả giảm 50 triệu đồng.

• Thu tiền từ khách hàng:Thu 30 triệu đồng từ khách hàng đã bán hàng trước đó.

Tác động:

Tài sản (Tiền mặt) tăng 30 triệu đồng.

Tài sản (Khoản phải thu) giảm 30 triệu đồng.

Phương trình kế toán vẫn cân bằng: Tổng tài sản không thay đổi.

• Chi trả cổ tức: Chi trả cổ tức 40 triệu đồng cho cổ đông.

Tác động:

Tài sản (Tiền mặt) giảm 40 triệu đồng.

Vốn chủ sở hữu (Lợi nhuận giữ lại) giảm 40 triệu đồng.

Phương trình kế toán vẫn cân bằng: Tài sản giảm 40 triệu đồng và vốn chủ sở hữu giảm 40 triệu đồng.

• Ghi nhận doanh thu bán hàng: Bán hàng hóa trị giá 70 triệu đồng, khách hàng chưa thanh toán.

Tác động:

Tài sản (Khoản phải thu) tăng 70 triệu đồng.

Vốn chủ sở hữu (Doanh thu) tăng 70 triệu đồng.

Phương trình kế toán vẫn cân bằng: Tài sản tăng 70 triệu đồng và vốn chủ sở hữu tăng 70 triệu đồng.

Những nghiệp vụ kinh tế này cho thấy cách các hoạt động kinh doanh hàng ngày có thể tác động đến các thành phần của phương trình kế toán như: làm tăng hoặc làm giảm cả 2 vế của phương trình kế toán với cùng 1 giá trị; hoặc chỉ làm thay đổi một vế bên của phương trình kế toán với cùng một giá trị; nhưng bất kể có tác động khác nhau như thế nào thì tính cân bằng của phương trình kế toán vấn luôn được duy trì tổng tài sản luôn bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

5. Nguyên tắc kế toán cơ bản

Trong nguyên lý kế toán có 7 nguyên tắc cơ bản sau đây:

1. Nguyên Tắc Giá Gốc (Historical Cost Principle):

Tài sản và nợ phải trả được ghi nhận theo giá trị ban đầu tại thời điểm phát sinh giao dịch, không thay đổi theo sự biến động của thị trường (giá gốc). Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.

Ví dụ: Một doanh nghiệp mua một tòa nhà với giá 10 tỷ VND. Theo nguyên tắc giá gốc, tòa nhà này sẽ được ghi nhận trong sổ sách kế toán với giá 10 tỷ VND, bất kể giá trị thị trường sau này có thay đổi.

2. Nguyên Tắc Nhất Quán (Consistency Principle):

Các phương pháp và chính sách kế toán được áp dụng nhất quán qua các kỳ kế toán ( ít nhất trong một kỳ kế toán năm) để đảm bảo tính so sánh của thông tin tài chính.

3.Nguyên Tắc Thận Trọng (Prudence Principle):

Kế toán phải được thực hiện một cách thận trọng, ghi nhận các khoản lỗ có thể phát sinh và không ghi nhận các khoản lợi nhuận chưa chắc chắn.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp dự đoán có khả năng phát sinh một khoản lỗ từ một hợp đồng đang thực hiện, nguyên tắc thận trọng yêu cầu ghi nhận khoản lỗ này ngay cả khi chưa có bằng chứng cụ thể.

4. Nguyên Tắc Cơ Sở Dồn Tích (Accrual Basis Principle):

Doanh thu và chi phí được ghi nhận khi chúng phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thu hoặc chi tiền thực tế.

Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng vào tháng 12 và nhận được tiền vào tháng 1 năm sau. Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh thu từ giao dịch này sẽ được ghi nhận vào tháng 12, khi doanh thu phát sinh.

5. Nguyên Tắc Hoạt Động Liên Tục (Going Concern Principle):

Giả định rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai gần, không có ý định hoặc cần thiết phải giải thể hoặc giảm đáng kể quy mô hoạt động. Trường hợp thực tế khác với giả định liên tục thì báo cáo tài chính cần phải được lập trên cơ sở khác và cần phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính

6. Nguyên Tắc Trọng Yếu (Materiality Principle):

Chỉ những thông tin có ảnh hưởng đáng kể đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính mới cần phải được ghi nhận và trình bày.

7. Nguyên Tắc Phù Hợp (Matching Principle):

Chi phí được ghi nhận trong cùng kỳ kế toán với doanh thu liên quan đến chi phí đó, để xác định chính xác lợi nhuận trong kỳ.

Tìm hiểu thêm về Nội dung 7 nguyên tắc kế toán cơ bản

6. Các phương pháp kế toán cơ bản

Để tổng hợp và xử lý các thông tin về các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp và tạo lập được hệ thống báo cáo tổng hợp một cách chính xác, kế toán phải sử dụng các hệ thống phương pháp kế toán cơ bản sau:

• Phương pháp chứng từ pháp kế toán cơ bản, trong đó mọi giao dịch tài chính đều được ghi chép và theo dõi dựa trên các chứng từ kế toán cụ thể như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi. Khi một giao dịch xảy ra, chứng từ được lập, kiểm tra, phê duyệt và ghi vào sổ kế toán như sổ cái, sổ nhật ký. Phương pháp này được biểu hiện ở 2 nội dung cơ bản: Hệ thống mẫu chứng từ kế toán và chương trình luân chuyển chứng từ.

Ví dụ: Một doanh nghiệp khi mua hàng hóa sẽ lập hóa đơn mua hàng (chứng từ kế toán), ghi rõ số lượng, đơn giá, tổng tiền và các thông tin liên quan. Sau khi hóa đơn được kiểm tra và phê duyệt, thông tin sẽ được ghi vào sổ nhật ký mua hàng và sổ cái tương ứng. Chứng từ này sẽ được lưu trữ để đối chiếu khi cần thiết và để thực hiện kiểm toán sau này.

• Phương pháp tài khoản: Phương pháp tài khoản là kỹ thuật kế toán ghi nhận và phân loại các giao dịch tài chính vào các tài khoản riêng biệt. Mỗi tài khoản đại diện cho một loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hoặc chi phí. Khi một giao dịch xảy ra, nó sẽ được ghi nhận trên các tài khoản theo phương pháp ghi sổ kép, tương ứng theo nguyên tắc ghi nợ và ghi có. Phương pháp này giúp theo dõi chi tiết tình hình tài chính của doanh nghiệp và dễ dàng lập các báo cáo tài chính.
• Phương pháp tính giá: Phương pháp tính giá là kỹ thuật xác định giá trị của các hàng hóa, dịch vụ và tài sản trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
• Phương pháp tổng hợp cân đối: Là phương pháp được sử để tổng hợp số liệu tư các sổ kế toán và cân đối các tài khoản giúp phản ánh toàn diện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng thể về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và dòng tiền, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định quản lý hiệu quả.

7. Kế toán tài chính và kế toán quản trị trong kế toán

Kế toán quản trị: Kế toán quản trị tập trung vào cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính để hỗ trợ quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định. Dữ liệu được phân tích chi tiết theo từng bộ phận, dự án hoặc sản phẩm, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu chiến lược. Kế toán quản trị thường bao gồm các báo cáo nội bộ, dự toán ngân sách, phân tích chi phí và đánh giá hiệu suất.

Kế toán tài chính: Kế toán tài chính tập trung vào việc lập báo cáo tài chính chính thức để cung cấp thông tin cho các bên liên quan bên ngoài như cổ đông, nhà đầu tư, ngân hàng và cơ quan thuế. Các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ tuân thủ các chuẩn mực kế toán và yêu cầu pháp lý, nhằm đảm bảo tính minh bạch, trung thực và so sánh được giữa các kỳ kế toán và giữa các doanh nghiệp

Xem thêm Các bước trong quy trình kế toán tại một doanh nghiệp

8. Những thông tin khác cần biết trong nguyên lý kế toán

8.1 Đơn vị tính được sử dụng phổ biến trong kế toán

Trong kế toán, các đơn vị tính được sử dụng để đo lường và ghi nhận các giao dịch tài chính một cách chính xác và thống nhất. Dưới đây là các đơn vị tính phổ biến:

• Đơn vị tiền tệ: Đơn vị tiền tệ là đơn vị chính để ghi nhận các giao dịch tài chính. Ở Việt Nam, đồng Việt Nam (VND) là đơn vị tiền tệ chính. Trong trương hợp nghiệp vụ kế toán phát sinh là ngoại tệ, phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; đối với ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam.
• Đơn vị hiện vật: Đơn vị hiện vật được sử dụng để đo lường số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm như kilogam (kg), mét (m), lít (L), cái, chiếc, tấn (t).
• Đơn vị thời gian: Đơn vị thời gian được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc, thời gian hoàn thành các công việc hoặc dự án như giờ, ngày, tháng, năm.
• Đơn vị khối lượng: Đơn vị khối lượng thường được sử dụng trong các ngành công nghiệp sản xuất và vận tải như tấn, kilogam, gram.

Các đơn vị tính này giúp chuẩn hóa và làm rõ ràng các báo cáo tài chính, đảm bảo tính nhất quán và dễ hiểu cho người sử dụng thông tin kế toán.

8.2 Kỳ kế toán là gì

Kỳ kế toán là khoảng thời gian mà trong đó các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp được ghi nhận và báo cáo. Kỳ kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động trong những khoảng thời gian cụ thể. Các loại kỳ kế toán phổ biến bao gồm:

• Kỳ kế toán hàng tháng: Kỳ kế toán kéo dài một tháng. Doanh nghiệp sẽ lập báo cáo tài chính mỗi tháng để theo dõi sát sao các hoạt động kinh doanh và điều chỉnh kịp thời các kế hoạch.
• Kỳ kế toán hàng quý: Kỳ kế toán kéo dài ba tháng. Báo cáo tài chính hàng quý giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động theo từng quý, phù hợp với các chiến lược ngắn hạn và yêu cầu của cơ quan thuế.
• Kỳ kế toán hàng năm: Kỳ kế toán kéo dài một năm. Đây là kỳ kế toán phổ biến nhất, cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh trong suốt năm tài chính, từ đó hỗ trợ việc lập kế hoạch và ra quyết định cho năm tiếp theo.
• Kỳ kế toán nửa năm: Kỳ kế toán kéo dài sáu tháng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động trong nửa đầu và nửa cuối năm.

8.3 Những yêu cầu và quy định đối với người làm kế toán

8.3.1 Yêu cầu và quy định đối với thông tin kế toán

Thông tin kế toán là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quan trọng do đó những thông tin kế toán phải đáp ứng các yêu cầu trung thực và hợp lý, phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, thông tin phải đầy đủ, cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết để người sử dụng có thể đưa ra các quyết định kinh tế hợp lý.

Thông tin kế toán cũng cần được cập nhật kịp thời để phản ứng nhanh chóng với các tình huống kinh tế, và trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu để người sử dụng, dù không có kiến thức chuyên sâu, cũng có thể nắm bắt được.

8.3.2 Yêu cầu và quy định đối với người làm kế toán

Người làm kế toán cần tuân thủ một số yêu cầu và quy định để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong công việc. Dưới đây là những yêu cầu và quy định chính:

• Trình độ chuyên môn: Có bằng cấp chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tài chính từ các trường đại học, cao đẳng.
• Chứng chỉ hành nghề: Đối với một số vị trí kế toán, cần có chứng chỉ hành nghề kế toán hoặc kiểm toán, như chứng chỉ CPA (Certified Public Accountant).
• Tuân thủ chuẩn mực kế toán:
  • Chuẩn mực kế toán quốc gia (VAS): Tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam.
  • Chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS): Đối với các doanh nghiệp quốc tế hoặc niêm yết trên sàn chứng khoán quốc tế, cần tuân thủ chuẩn mực kế toán quốc tế.
• Đạo đức nghề nghiệp:
  • Trung thực và minh bạch: Ghi chép, báo cáo tài chính phải trung thực và minh bạch, không che giấu hay làm sai lệch thông tin.
  • Bảo mật thông tin: Giữ bí mật thông tin tài chính của doanh nghiệp, không tiết lộ ra bên ngoài.
• Kỹ năng ghi chép và xử lý số liệu: Thành thạo trong việc ghi chép, xử lý và phân tích số liệu kế toán.
• Tuân thủ pháp luật:
  • Quy định thuế: Hiểu và tuân thủ các quy định về thuế, lập và nộp báo cáo thuế đúng hạn.
  • Luật kế toán: Tuân thủ các quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.
• Kỹ năng mềm:
  • Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp tốt với các phòng ban, đối tác và cơ quan quản lý.
  • Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc đúng hạn.

Kết luận

Việc nắm vững các nguyên lý và phương trình kế toán cơ bản không chỉ là bước đầu tiên trong việc hiểu rõ hệ thống tài chính của doanh nghiệp, mà còn là nền tảng để phát triển kỹ năng quản lý tài chính chuyên nghiệp. Những kiến thức này giúp các nhà quản lý và giám đốc doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính chính xác, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả của tổ chức. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và tạo tiền đề cho sự phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán và tài chính.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính một cách hiệu quả và chính xác. Với tính năng vượt trội, MISA AMIS giúp tự động hóa các quy trình kế toán, từ ghi nhận giao dịch, lập báo cáo tài chính đến phân tích số liệu. Được thiết kế thân thiện với người dùng và đáp ứng đầy đủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam, phần mềm kế toán online MISA AMIS không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao độ chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

Nhanh tay đăng ký dùng thử miễn phí trong 15 ngày và nhận tư vấn tại đây