Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì? Cách tự quyết toán thuế TNCN online

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc cá nhân thực hiện các thủ tục kê khai số thuế phải nộp trong một năm tính thuế với cơ quan thuế. Bạn có thể tự làm online ngay trên trang Thuế điện tử. Xem ngay bài viết sau để biết chi tiết

Xem thêm: 5 mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất

1. Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, Công văn 636/TCT-DNNCN thì 10 trường hợp sau cá nhân phải tự thực hiện:

Trường hợp 1: Cá nhân đủ điều kiện được ủy quyền quyết toán thuế nhưng đã được đơn vị trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị trả thu nhập (trừ trường hợp đơn vị trả thu nhập thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã cấp cho cá nhân).
Trường hợp 2: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên nhưng vào thời điểm ủy quyền quyết toán đã chấm dứt hợp đồng tại đơn vị đó.
Trường hợp 3: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).
Trường hợp 4: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều đơn vị khác nhau.
Trường hợp 5: Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi).
Trường hợp 6: Cá nhân chưa có mã số thuế
Trường hợp 7: Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không được ủy quyền mà cá nhân phải tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo khoản 1 Điều 46 Thông tư số 156/2013/TT-BTC.
Trường hợp 8: Cá nhân có số thuế phải nộp thêm/nộp thừa đề nghị hoàn/bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ các trường hợp quy định tại tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020.
Trường hợp 9: Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên.
Trường hợp 10: Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Nếu thuộc một trong các trường hợp nêu trên, cá nhân phải trực tiếp quyết toán thu nhập cá nhân với cơ quan thuế mà không được ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập quyết toán thay.

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm MISA Amis Thuế TNCN giúp phát hành, quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN hỗ trợ kê khai, quyết toán nhanh chóng.

2. Hướng dẫn tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Bước 1: Truy cập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế

Đăng nhập bằng mã số thuế và mã kiểm tra và chọn “Tiếp tục”

Hình 1: Truy cập vào hệ thống Thuế điện tử

Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin mã số thuế, nhập mã mật khẩu để đăng nhập.

Các bạn lưu ý, nếu các bạn chưa có mật khẩu đăng nhập thì cần chọn mục “Đăng ký” để đăng ký và tạo tài khoản trước khi quyết toán thuế TNCN. Chuẩn bị đăng ký các bạn cần thông tin chính xác của cá nhân, số điện thoại và sau đó nhập thông tin theo hướng dẫn đăng ký tự động trên trang web này. Nếu không nhớ chính xác MST bạn hãy đọc ngay bài viết tra cứu mã số thuế cá nhân để được hướng dẫn chi tiết.

Hình 2: Đăng nhập bằng thông tin người nộp thuế để đăng nhập

Bước 3: Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”

Hình 3: Chọn chức năng “Quyết toán thuế”

Bước 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến

Hình 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến

Chi tiết cách điền các nội dung như dưới đây:

Tên người gửi:	Điền họ tên của người tự quyết toán
Địa chỉ liên hệ:	Nhập địa chỉ thường trú hoặc tạm trú
Điện thoại liên lạc:	Điền số điện thoại của người tự quyết toán
Địa chỉ email:	Điền email của cá nhân tự quyết toán
Chọn tờ khai:	02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT80/2021)
Chọn cơ quan quyết toán thuế:	Tùy theo trường hợp của người nộp thuế mà tích chọn phù hợp.Ví dụ ở hình nêu trên minh họa cho trường hợp có thu nhập tại 2 nơi (đã thay đổi nơi làm việc) và đã khấu trừ thuế tại nguồn. Khi nhập mã số thuế của đơn vị thực hiện khấu trừ thuế tại thời điểm đang thực hiện quyết toán thì hệ thống tự động nhận diện cơ quan thuế.
Loại tờ khai:	Tờ khai chính thức
Năm quyết toán:	2022

>> Có thể bạn quan tâm: Lập tờ khai khấu trừ và quyết toán thuế TNCN trên phần mềm kế toán MISA AMIS, kế toán không phải mất công tổng hợp thủ công ở ngoài

Bước 5: Chọn “Tiếp tục” để điền tờ khai

Cụ thể, các mục trong phần Tờ khai thuế như sau:

Hình 5: Kê khai trên tờ khai quyết toán thuế

Các bạn điền đầy đủ thông tin trên tờ khai, trong đó cần lưu ý một số chỉ tiêu như:

[20]:	Tổng thu nhập chịu thuế trong kỳ: (tự động tính)
[21]:	– Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có). – Thu nhập phát sinh ở đâu thì cơ quan chi trả thu nhập xuất chứng từ cho cá nhân, cá nhân lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai. – Ví dụ: Trong năm 2022, Anh A làm công ty X từ tháng 1 đến tháng 4 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 100 triệu, làm công ty Y từ tháng 5 đến tháng 12 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 150 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, anh A sẽ nhập 250.000.000 triệu đồng.
[22]:	Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
[23]:	Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền).
[24]:	Số người phụ thuộc: Tự động tính khi được kê khai Trường hợp có người phụ thuộc thì để kê khai người phụ thuộc thì bạn kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” để kê khai: Sau khi chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” hệ thống chuyển giao diện để bạn kê khai người phụ thuộc, khai xong người phụ thuộc thì bạn chọn “Tờ khai” để quy về giao diện tờ khai tiếp tục khai. (Tờ khai sẽ tự động cập nhật các khoản giảm trừ vào tờ khai.)

Sau đó phần mềm tự động tính số thuế TNCN phải nộp hoặc được hoàn.

Hình 6: Nhập bảng kê giảm trừ gia cảnh (nếu có)

Sau khi điền xong thì Chọn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 6: Chọn “Kết xuất XML” như ảnh dưới đây

Bước 7: Chọn “Nộp tờ khai”

Bạn nhập mã kiểm tra để xác thực nộp tờ khai và chọn “Tiếp tục”
Sau đó, hệ thống sẽ thông báo nộp tờ khai thành công.

Bước 8: In tờ khai

Sau khi chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file bạn khai báo theo định dạng XML.

Bạn cài đặt phần mềm Itax Viewer để mở file xem tờ khai theo định dạng XML và in ra, ký tên người khai thuế.

Bước 9: Nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và tờ khai tại cơ quan thuế

Sau khi hoàn thành việc kê khai quyết toán thuế TNCN online cá nhân cần mang:

CMND/CCCD
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Tờ khai quyết toán thuế TNCN vừa in có chữ ký

Đến bộ phận một cửa của Cơ quan thuế mà bạn đã nộp tờ khai online để hoàn thiện thủ tục.

3.Giải đáp một số vấn đề thường gặp khi quyết toán thu nhập cá nhân

Tại sao phải quyết toán

Quyết toán thuế là trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi người việc cá nhân không thực hiện các thủ tục quyết toán sẽ gặp các vấn đề sau:

Không được hoàn thuế TNCN nếu cá nộp thừa tiền thuế và không được bù trừ thuế vào kỳ tiếp theo.
Bị xử phạt vi phạm hành chính nếu cá nhân thuộc đối tượng phải nộp thêm thuế nhưng không thực hiện kê khai, quyết toán thuế đúng thời hạn.

Cụ thể mức xử phạt vi phạm hành chính khi cá nhân không thực hiện kê khai quyết toán đúng thời hạn được quy định rõ tại Điều 9 và Điều 13, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP như sau:

Hành vi	Hình thức phạt		Mức phạt
Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ		Phạt cảnh cáo
Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này		Phạt tiền	2.000.000 – 5.000.000
Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày		Phạt tiền	5.000.000 – 8.000.000
– Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;– Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp; – Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;		Phạt tiền	8.000.000 – 15.000.000
Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định.		Phạt tiền	15.000.000 – 25.000.000

Lưu ý: Cá nhân sẽ không xử phạt hành vi vi phạm thủ tục thuế đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN mà có phát sinh số tiền thuế được hoàn.

Thời hạn thực hiện TNCN

Căn cứ theo Điều 44, Luật Quản lý thuế năm 2019 có quy định thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN : Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (ngày 30/04) đối với hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.

Tuy nhiên 30/04 là ngày nghỉ lễ nên thời hạn quyết toán thuế TNCN được rời sang ngày làm việc đầu tiên sau nghỉ lễ.

Cần giấy tờ gì khi thực hiện kê khai và quyết toán?

Hồ sơ cá nhân tự quyết toán thuế TNCN gồm:

Tờ khai quyết toán mẫu 02/QTT-TNCN (Ký tên NNT) (*)
Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (Nếu có) (*)
Bản photo chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 03-TNCN và Thư xác nhận thu nhập (**)

Hồ sơ gốc lưu trữ quyết toán các bạn nên có 2 bộ gồm:

1 bộ tờ khai + bản chính
1 bộ tờ khai + bản photo chứng từ (Ghi cam kết trên bản photo chứng từ “Cam kết bản chụp giống bản chính” và ký tên NNT)

Nơi nộp hồ sơ quyết toán ở đâu?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 8, Điều 11, Nghị định số 126/2020/NĐ-CP thì Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN có thể nộp hồ sơ quyết toán online tại các chi cục thuế theo các trường hợp sau:

Trường hợp	Nơi nộp hồ sơ quyết toán(Cơ quan quyết toán thuế – chọn điền thông tin tại bước 4 mục 7 bên dưới)
Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm	Cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm
Cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên, bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ	Cơ quan thuế nơi người lao động làm việc cuối cùng trong năm và hiện tại vẫn đang làm việc tại đó.Trường hợp không xác định được thì quyết toán tại Chi cục thuế nơi cá nhân đó cư trú.
Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lênCá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân	Tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó Cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng
Cá nhân có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo	Cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ giảm thuế

Bao lâu thì nhận được tiền hoàn thuế?

Căn cứ theo Điều 75 Luật Quản lý thuế năm 2019 có quy định thời gian nhận được tiền hoàn thuế kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ như sau:

Chậm nhất là 06 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế TNCN trước
Chậm nhất là 40 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế TNCN

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan tới cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Bạn đọc nếu có phát sinh thuế TNCN được hoàn hoặc thuộc diện bắt buộc phải tự quyết toán thuế TNCN thì nên chú ý để kê khai đầy đủ kịp thời để nhận được tiền hoàn thuế TNCN hoặc tránh bị phạt theo quy định.

Nhằm tối ưu hóa công việc cho kế toán MISA đã cho ra mắt phần mềm MISA Amis Thuế TNCN giúp phát hành, quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN hỗ trợ kê khai, quyết toán thuế nhanh chóng.

Nếu doanh nghiệp quan tâm, có nhu cầu dùng thử miễn phí và nhận tư vấn phần mềm MISA Amis Thuế TNCN hãy nhanh tay đăng ký tại form dưới đây.