Hướng dẫn người lao động tự quyết toán thuế TNCN

Thuế TNCN của người lao động (sau đây gọi là NLĐ) từ tiền lương, tiền công là một khoản làm giảm đi thu nhập thực nhận của NLĐ nên nhận được nhiều sự quan tâm của đa số NLĐ, đặc biệt là NLĐ có thu nhập cao hoặc có thu nhập từ nhiều nơi đã bị khấu trừ thuế trong năm. Vậy đối tượng bắt buộc phải tự quyết toán thuế TNCN gồm những ai? Đối tượng nào nên tự quyết toán thuế TNCN? Và cách thức tự quyết toán thuế TNCN như thế nào? Mời các bạn cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây:

1. Đối tượng phải tự quyết toán thuế TNCN

Căn cứ theo Điều 26, Thông tư số 111/2013/TT-BTC và quy định tại Điểm d3, Khoản 6, Điều 8, Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, bắt buộc NLĐ phải tự quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp dưới đây:

Trường hợp 1: Các đối tượng có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định của luật thuế TNCN.

Cụ thể, chi tiết điều kiện đối với hai trường hợp NLĐ được ủy quyền quyết toán thuế thay là:

- Trường hợp a: Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên tại một đơn vị và thực tế đang làm việc ở đơn vị tại thời điểm ủy quyền quyết toán, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
- Trường hợp b: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên và có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế tại nguồn theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Ví dụ: cá nhân ông Nguyễn Văn Tuấn có thu nhập từ tiền công ký hợp đồng lao động 12 tháng với Công ty may mặc HQ và ngoài ra ông Tuấn có thêm thu nhập vãng lai từ tiền nhuận bút ở Công ty M với bình quân thu nhập vãng lai hàng tháng trong năm là 20 triệu đồng và đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế tại nguồn theo tỷ lệ 10% thì cá nhân ông Tuấn phải tự quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Trường hợp 2: Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công nếu có số thuế phải nộp thêm trừ các trường hợp có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán thuế từng năm từ 50.000 đồng trở xuống (trong đó trừ trường hợp
Trường hợp 3: Cá nhân có số thuế nộp thừa có nhu cầu đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
Trường hợp 4: Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.
Trường hợp 5: Cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

2. Các đối tượng nên lựa chọn tự quyết toán thuế TNCN

Nếu cá nhân nằm trong trường hợp được lựa chọn tự quyết toán hoặc ủy quyền quyết toán thay thì có thể cân nhắc tự quyết toán thuế TNCN đối với trường hợp sau:

Cá nhân làm việc tại nhiều nơi, trong năm đã khấu trừ thuế và nộp thuế tại các cơ quan chi trả. Do giảm trừ gia cảnh chỉ được đăng ký và khấu trừ tại một tổ chức, biểu thuế lũy tiến chỉ được áp dụng đối với thu nhập tại nơi đó. Thu nhập tại các nơi còn lại nếu mỗi tháng từ 2 triệu đồng trở lên thì sẽ bị khấu trừ tại nguồn 10%. Như vậy, việc quyết toán thu nhập cả năm đối với toàn bộ thu nhập từ các nguồn để áp dụng biểu thuế lũy tiến và xét giảm trừ gia cảnh có thể làm giảm số thuế phải nộp so với tổng số thuế TNCN đã nộp trong năm.

3. Nếu không tự quyết toán thuế TNCN có bị phạt hay không?

Căn cứ Điều 9 và Điều 13, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, cá nhân phải tự quyết toán nhưng không thực hiện kê khai quyết toán đúng thời hạn thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

Hành vi	Hình thức phạt		Mức phạt
Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ		Phạt cảnh cáo
Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này		Phạt tiền	2.000.000 – 5.000.000
Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày		Phạt tiền	5.000.000 – 8.000.000
– Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;– Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp; – Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;		Phạt tiền	8.000.000 – 15.000.000
Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định.		Phạt tiền	15.000.000 – 25.000.000

Lưu ý: Cá nhân sẽ không xử phạt hành vi vi phạm thủ tục thuế đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN mà có phát sinh số tiền thuế được hoàn.

4. Thời hạn quyết toán thuế TNCN

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN Căn cứ theo Điều 44, Luật Quản lý thuế năm 2019: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.

Tìm hiểu thêm

5. Hướng dẫn cá nhân chuẩn bị hồ sơ để tự quyết toán thuế TNCN

Hồ sơ cá nhân tự quyết toán thuế TNCN gồm:

Tờ khai quyết toán mẫu 02/QTT-TNCN (Ký tên NNT) (*)
Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (Nếu có) (*)
Bản photo chứng từ khấu trừ và Thư xác nhận thu nhập (**)

(*) Bạn đọc có thể tải về biểu mẫu 2 tờ khai:

(**) Chứng từ này do cơ quan tổ chức chi trả thu nhập trả hoặc các bạn tải về biểu mẫu dưới đây và xin cơ quan, chi trả thu nhập xác nhận:

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế 03-TNCN

Hồ sơ gốc lưu trữ quyết toán các bạn nên có 2 bộ gồm:

1 bộ tờ khai + bản chính
1 bộ tờ khai + bản photo chứng từ (Ghi cam kết trên bản photo chứng từ “Cam kết bản chụp giống bản chính” và ký tên NNT)

6. Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Khoản 8, Điều 11, Nghị định số 126/2020/NĐ-CP thì Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN có thể nộp hồ sơ quyết toán online tại các chi cục thuế theo các trường hợp sau:

Trường hợp	Nơi nộp hồ sơ quyết toán(Cơ quan quyết toán thuế – chọn điền thông tin tại bước 4 mục 7 bên dưới)
Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm	Cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm
Cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên, bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ	Cơ quan thuế nơi người lao động làm việc cuối cùng trong năm và hiện tại vẫn đang làm việc tại đó.Trường hợp không xác định được thì quyết toán tại Chi cục thuế nơi cá nhân đó cư trú.
Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lênCá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân	Tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó Cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng
Cá nhân có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo	Cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ giảm thuế

7. Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online

Các bạn có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN online như sau:

Bước 1: Truy cập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế và đăng nhập bằng mã số thuế và mã kiểm tra

Hình 1: Truy cập vào hệ thống Thuế điện tử

Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin mã số thuế, nhập mã mật khẩu để đăng nhập.

(Các bạn lưu ý, nếu các bạn chưa có mật khẩu đăng nhập thì cần chọn mục “Đăng ký” để đăng ký và tạo tài khoản trước khi quyết toán thuế TNCN. Chuẩn bị đăng ký các bạn cần thông tin chính xác của cá nhân, số điện thoại và sau đó nhập thông tin theo hướng dẫn đăng ký tự động trên trang web này).

Hình 2: Đăng nhập bằng thông tin người nộp thuế để đăng nhập

Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” >> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”

Hình 3: Chọn chức năng “Quyết toán thuế”

Bước 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến

Hình 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến

Chi tiết cách điền các nội dung như dưới đây:

Tên người gửi:	Điền họ tên của người tự quyết toán
Địa chỉ liên hệ:	Nhập địa chỉ thường trú hoặc tạm trú
Điện thoại liên lạc:	Điền số điện thoại của người tự quyết toán
Địa chỉ email:	Điền email của cá nhân tự quyết toán
Chọn tờ khai:	02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT80/2021)
Chọn cơ quan quyết toán thuế:	Tùy theo trường hợp của người nộp thuế mà tích chọn phù hợp.Ví dụ ở hình nêu trên minh họa cho trường hợp có thu nhập tại 2 nơi (đã thay đổi nơi làm việc) và đã khấu trừ thuế tại nguồn. Khi nhập mã số thuế của đơn vị thực hiện khấu trừ thuế tại thời điểm đang thực hiện quyết toán thuế thì hệ thống tự động nhận diện cơ quan quyết toán thuế.
Loại tờ khai:	Tờ khai chính thức
Năm quyết toán:	2022

>> Có thể bạn quan tâm: Lập tờ khai khấu trừ và quyết toán thuế TNCN trên phần mềm kế toán MISA AMIS, kế toán không phải mất công tổng hợp thủ công ở ngoài

Bước 5: Chọn “Tiếp tục” để Khai tờ khai quyết toán thuế

Cụ thể, các mục trong phần Tờ khai thuế như sau:

Hình 5: Kê khai trên tờ khai quyết toán thuế

Các bạn điền đầy đủ thông tin trên tờ khai, trong đó cần lưu ý một số chỉ tiêu như:

[20]:	Tổng thu nhập chịu thuế trong kỳ: (tự động tính)
[21]:	– Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có). – Thu nhập phát sinh ở đâu thì cơ quan chi trả thu nhập xuất chứng từ cho cá nhân, cá nhân lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai. – Ví dụ: Trong năm 2022, Anh A làm công ty X từ tháng 1 đến tháng 4 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 100 triệu, làm công ty Y từ tháng 5 đến tháng 12 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 150 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, anh A sẽ nhập 250.000.000 triệu đồng.
[22]:	Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
[23]:	Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền).
[24]:	Số người phụ thuộc: Tự động tính khi được kê khai Trường hợp có người phụ thuộc thì để kê khai người phụ thuộc thì bạn kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” để kê khai: Sau khi chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” hệ thống chuyển giao diện để bạn kê khai người phụ thuộc, khai xong người phụ thuộc thì bạn chọn “Tờ khai” để quy về giao diện tờ khai tiếp tục khai. (Tờ khai sẽ tự động cập nhật các khoản giảm trừ vào tờ khai.)

Sau đó phần mềm tự động tính số thuế TNCN phải nộp hoặc được hoàn.

Hình 6: Nhập bảng kê giảm trừ gia cảnh (nếu có)

Sau khi điền xong thì Chọn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 7: Chọn “Kết xuất XML” như ảnh dưới đây

Bước 8: Chọn “Nộp tờ khai”, nhập mã kiểm tra để xác thực nộp tờ khai và chọn “Tiếp tục”

Sau đó, hệ thống sẽ thông báo nộp tờ khai thành công.

Bước 9: In tờ khai

Sau khi chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file bạn khai báo theo định dạng XML.

Bạn cài đặt phần mềm Itax Viewer để mở file xem tờ khai theo định dạng XML và in ra, ký tên người khai thuế.

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan tới cá nhân tự quyết toán thuế TNCN. Bạn đọc nếu có phát sinh thuế TNCN được hoàn hoặc thuộc diện bắt buộc phải tự quyết toán thuế TNCN thì nên chú ý để kê khai đầy đủ kịp thời để nhận được tiền hoàn thuế TNCN hoặc tránh bị phạt theo quy định.

Đối với người làm kế toán, sự hỗ trợ của phần mềm kế toán trong công việc hàng ngày là vô cùng hữu ích. Đặc biệt, phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ các tính năng từ phân tích tài chính, quỹ, ngân hàng đến mua bán hàng, quản lý hóa đơn, hợp đồng …. và nhất là tính năng về thuế sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho kế toán viên. Tính năng về thuế tạo ra sự đơn giản, chính xác và hiệu quả trong nghiệp vụ quản lý thuế của doanh nghiệp, các tính năng như:

Tự động lập tờ khai theo mẫu biểu mới nhất
Tự động khấu trừ thuế
Nộp tờ khai trực tiếp cho cơ quan thuế từ phần mềm
Tự động quyết toán thuế TNDN hàng năm

là những tính năng cần thiết và sẽ hỗ trợ tối đa cho kế toán viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán về thuế. Anh/chị kế toán viên quan tâm tìm hiểu và trải nghiệm bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể đăng ký tại đây: