Hướng dẫn hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau

Thực tế hoạt động thương mại mua bán hàng hóa của doanh nghiệp có thể xảy ra tình huống hóa đơn của hàng hóa về trước nhưng hàng hóa về sau, đặc biệt là ở các doanh nghiệp thường xuyên có hoạt động mua bán, nhập khẩu hàng hóa. Nhiều kế toán bối rối xử lý hạch toán trong trường hợp này. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp kế toán nắm vững cách xử lý hạch toán hóa đơn về trước nhưng hàng về sau.

1. Các chứng từ làm căn cứ hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau

• Trong hướng dẫn Tài khoản 151 – Điều 24 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC có nêu:

“a) Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư (nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. b) Hàng hóa, vật tư được coi là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho, bao gồm: – Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyển; – Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho”.

Như vậy: Hàng hóa, vật tư thỏa mãn 2 điều kiện sau được coi là hóa đơn về trước, hàng về sau:

• Chứng từ làm căn cứ hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau gồm:
  • Hợp đồng kinh tế về việc mua hàng hóa, vật tư
  • Hóa đơn của hàng hóa, vật tư doanh nghiệp đã nhận được

2. Hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau

Để đơn giản và dễ hiểu, Kế toán có thể xem xét sơ đồ được MISA AMIS tổng hợp về hướng dẫn hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau trong sơ đồ sau đây:

Hướng dẫn chi tiết hạch toán theo Điều 24, Thông tư số 200/2014/TT-BTC với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên như sau:

• Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào hóa đơn mua hàng của các loại hàng mua chưa về nhập kho, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán hoặc Có các TK 111, 112, 141,…

Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị hàng mua bao gồm cả thuế GTGT.

Lưu ý: Kế toán thuế có thể lưu ý đến rủi ro trong một số trường hợp đặc biệt: Hàng ko về được hoặc bị nhập kho ít hơn mà đã ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Liên quan trực tiếp đến tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý) có thể ảnh hưởng đến tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của doanh nghiệp. Trường hợp này, kế toán thuế nên cùng với kế toán lưu ý kiểm tra và theo dõi thường xuyên hồ sơ hàng mua đang đi đường và trạng thái hàng hóa nhập kho hay chưa để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.

• Sang tháng sau (hoặc đến khi hàng về), khi hàng về nhập kho, căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

• Trường hợp sang tháng sau hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại phương tiện, tại kho người bán, tại bến cảng, bến bãi, hoặc gửi thẳng cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán hoặc Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

• Trường hợp hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất mát, hao hụt, ghi:

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

Lưu ý: Với các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì thực hiện như sau:

• Đầu kỳ, kế toán căn cứ trị giá thực tế hàng hoá, vật tư đang đi đường đã kết chuyển cuối kỳ trước kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đang đi đường đầu kỳ, ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

• Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho (còn đang đi đường cuối kỳ), ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Có TK 611 – Mua hàng

Như vậy: Trong quá trình hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau, kế toán cần đặc biệt lưu ý rà soát vào thời điểm cuối tháng về việc hàng đã về nhập kho chưa.

Trong thực tế, nhiều kế toán có sự nhầm lẫn về hạch toán trường hợp này, ngay khi nhận được hóa đơn của hàng hóa, vật tư nhưng hàng chưa về đã lập tức hạch toán tài khoản 151. Việc này gây mất thời gian cho kế toán và không đúng hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành.

Kế toán chỉ xem xét hạch toán vào thời điểm cuối tháng, trong tháng chỉ cần lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng: Hàng mua đang đi đường. 

3. Ví dụ hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau

Kế toán có thể xem xét các ví dụ sau để hiểu rõ hơn về hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau:

Ví dụ 1: Ngày 01/12/2022: Công ty ABC có địa điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh ký hợp đồng mua lô hàng máy cắt kim loại làm hàng hóa với Công ty XYZ có địa điểm tại Hà Nội. Theo hợp đồng kinh tế ký giữa 2 bên thì hàng hóa sẽ được ABC nhận tại kho của XYZ vào ngày 28/12/2022. 

Theo đúng hợp đồng, ngày 28/12/2022, ABC nhận đủ lô hàng nêu trên tại kho của XYZ tại Hà Nội với trị giá chưa thuế GTGT là: 1.080.000.000 đồng, thuế GTGT là: 86.400.000 đồng. Thời hạn thanh toán của lô hàng này là vào ngày 07/01/2023 do vậy tại thời điểm nhận hàng ABC cũng chưa thanh toán cho XYZ.

Hóa đơn điện tử của lô hàng đã được kế toán của XYZ gửi cho ABC đúng ngày 28/12/2022 theo hợp đồng qua thư điện tử.

Thời gian vận chuyển của lô hàng từ Hà Nội về Thành phố Hồ Chí Minh cần 4 ngày, do vậy đến ngày 01/01/2023, ABC mới có thể kiểm đếm và nhập kho toàn bộ hàng tại kho của ABC ở Thành phố Hồ Chí Minh. 

Ngoài ra: Công ty ABC hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Hướng dẫn hạch toán: Với lô hàng máy cắt kim loại đang trên đường vận chuyển về kho của ABC thì kế toán xử lý như sau:

• Bước 1: Ngày 28/12/2022, khi nhận được hóa đơn từ XYZ, kế toán của ABC đối chiếu với hợp đồng đang ký và lưu hóa đơn vào tập hồ sơ: Hàng mua đang đi đường.

Lưu ý: Bước này kế toán chưa ghi sổ mà chỉ lưu hóa đơn vào hồ sơ.

• Bước 2: Cuối tháng, tại ngày 31/12/2022 hàng vẫn chưa về đến kho của ABC thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng mà XYZ đã gửi cho ABC và đối chiếu với hợp đồng kinh tế giữa 2 bên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 151 : 1.080.000.000 đồng

Nợ TK 133 : 86.400.000 đồng

Có TK 331: 1.166.400.000 đồng

(Chi tiết: Phải trả cho Công ty XYZ)

• Bước 3: Sang ngày 01/01/2023: Hàng về nhập kho và kiểm đếm xong, kế toán căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán hạch toán:

Nợ TK 156: : 1.080.000.000 đồng

Có TK 151: 1.080.000.000 đồng

Ví dụ 2: Cũng theo ví dụ 1 nêu trên, nhưng ngày 01/01/2023, ABC không nhập kho lô hàng máy cắt kim loại, mà chuyển bán thẳng toàn bộ lô hàng cho Công ty HGF theo hợp đồng kinh tế đã ký trước đó với giá bán chưa thuế GTGT: 1.500.000.000 đồng, thuế GTGT: 150.000.000 đồng. HGF chưa thanh toán. Lô hàng đã được bàn giao đầy đủ và chính xác cho HGF vào ngày 01/01/2023 và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu của ABC. 

Hướng dẫn hạch toán: Với trường hợp hàng đang đi đường, tuy nhiên không về nhập kho mà giao bán thẳng cho khách hàng, đúng theo hướng dẫn của chế độ kế toán, kế toán của ABC thực hiện hạch toán như sau:

• Bước 1:  Ngày 28/12/2022: Kế toán vẫn thực hiện như ví dụ 1 là lưu hồ sơ vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”.
• Bước 2:  Cuối tháng (ngày 31/12/2022), kế toán vẫn hạch toán giống như bước 2 của như ví dụ 1 như sau:

Nợ TK 151 : 1.080.000.000 đồng

Nợ TK 133 : 86.400.000 đồng

Có TK 331: 1.166.400.000 đồng

Bước 3: Hạch toán doanh thu và giá vốn của lô hàng máy cắt kim loại nêu trên:

• Hạch toán giá vốn:

Nợ TK 632: 1.080.000.000 đồng

Có TK 151: 1.080.000.000 đồng

• Hạch toán doanh thu:

Nợ TK 131: 1.650.000.000 đồng

(Chi tiết: Phải thu của Công ty HGF)

Có TK 511: 1.500.000.000 đồng

Có TK 3331: 150.000.000 đồng

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết nhất

4. Hướng dẫn hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Việc hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau được thực hiện hết sức đơn giản trên phần mềm kế toán online MISA AMIS như sau:

• Bước 1: Cuối tháng, do hàng chưa về kho kế toán ghi nhận như sau:

• • Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng.
  • Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho (vì hàng đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nên vẫn phải được theo dõi tồn kho).
  • Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

• • Chọn Nhận kèm hóa đơn.

• • Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng (trong trường hợp này là hàng mua đang đi đường), sau đó nhấn Cất.
  • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.

Lưu ý: Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.

Lưu ý:

1. Khi hạch toán trên tab Hàng tiền chọn kho là Kho hàng mua đang đi đường và TK kho là 151.

2. Sau khi chứng từ hàng mua đang đi được được lập, chương trình sẽ sẽ tự động sinh phiếu nhập kho hàng mua đang đi đường trên tab Nhập, xuất kho của phân hệ Kho và nếu Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, chương trình sẽ tự động sinh phiếu nhập kho hàng mua đang đi đường trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho thực hiện ghi sổ phiếu nhập vào sổ kho.

• Bước 2: Sang tháng (hoặc đến khi hàng về kho), kế toán ghi nhận như sau:

• • Trên phân hệ Kho\tab Chuyển kho, chọn chức năng Thêm.
  • Tích chọn Xuất chuyển kho nội bộ.
  • Thực hiện chuyển vật tư, hàng hoá từ kho hàng mua đang đi đường sang kho tương ứng
  • Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chuyển kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ chuyển kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ chứng từ chuyển kho vào sổ kho.

Hiện nay, sử dụng hoá đơn chuyển đổi theo Thông tư 78 là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử như đã ban hành của Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng:

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS!