Tổng hợp các thủ tục và lưu ý khi rà soát khoản mục Phải thu khách hàng trên Báo cáo Tài chính

Các vấn đề người đọc thường quan tâm nhiều nhất khi sử dụng báo cáo tài chính của doanh nghiệp là khả năng sinh lời, khả năng thanh toán, khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Trong các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, khoản mục phải thu khách hàng trong doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp và đáng kể tới các chỉ tiêu phản ánh các khả năng trên, các chỉ tiêu này chỉ được phản ánh đúng khi khoản mục phải thu khách hàng được trình bày một cách trung thực và hợp lý.

Bài viết đưa ra những hướng dẫn cũng như chia sẻ một số kinh nghiệm từ góc nhìn kiểm toán khi kiểm tra, rà soát khoản mục phải thu khách hàng trước khi lập Báo cáo tài chính.

1. Phải thu khách hàng là gì?

Theo quy định tại điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, phải thu khách hàng được theo dõi thông qua tài khoản 131. Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.

Trên Bảng cân đối kế toán của đơn vị, phải thu khách hàng được phản ánh trên cả tài sản ngắn hạn và dài hạn thông qua chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn của khách hàng (mã số 131) và Phải thu dài hạn của khách hàng (mã số 211), cùng các chỉ tiêu phản ánh dự phòng phải thu khó đòi (mã số 137 và mã số 219).

Hình 1: Các thủ tục kiểm tra rà soát phải thu khách hàng – nguồn: Internet

2. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Phải thu người bán nằm trong chu kỳ bán hàng – thu tiền, một trong các chu kỳ quan trọng của doanh nghiệp.

Các bước công việc trong chu kỳ này bao gồm:

Tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán;
Kiểm tra và xuất bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
Xuất hóa đơn bán hàng, thu thập chứng từ và ghi nhận khoản nợ phải thu;
Xử lý, thu tiền hàng.

Phải thu khách hàng được coi là một hình thức cấp tín dụng của doanh nghiệp cho các khách hàng của mình. Chính vì là một hình thức cấp tín dụng, rủi ro về nợ xấu, nợ thu chậm, thu thiếu là không thể tránh khỏi, ngoài ra các rủi ro liên quan đến việc biển thủ tài sản của doanh nghiệp từ nhân viên hoặc những người có liên quan cũng được coi là rủi ro tiềm tàng trong doanh nghiệp liên quan đến chu kỳ này, do đó doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để hạn chế rủi ro thất thoát tài sản, cụ thể như sau:

Xây dựng quy trình đánh giá tiếp nhận khách hàng. Cụ thể, trước khi giao kết hợp đồng với khách hàng cần thu thập thông tin của khách hàng, tình hình hoạt động, lịch sử trả nợ, uy tín để đánh giá việc chấp nhận khách hàng cũng như chính sách tín dụng phù hợp (cho nợ hay cần trả trước trước khi ký kết hợp đồng) để tránh tình trạng khách hàng ảo, khách hàng không có khả năng chi trả dẫn đến nợ xấu, nợ khó đòi. Toàn bộ các thông tin của khách hàng cần được lưu trữ quản lý chung trên một hệ thống nhằm đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời của thông tin.
Lập “Quy trình phê duyệt hạn mức cho nợ” đối với mỗi khách hàng, quy định mức cho trả chậm tối đa đối với từng khách hàng nhằm đảm bảo tránh cấp hạn mức nợ cho các khách hàng không có khả năng thanh toán.
Thời điểm thu nợ, các điều khoản bồi thường khi chậm nợ cần được quy định cụ thể trong hợp đồng trảnh rủi ro về việc chậm thanh toán nợ.
Xây dựng quy trình đảm bảo ghi nhận tài khoản phải thu đầy đủ và kịp thời: quy định về thời hạn tập hợp chứng từ bán hàng, thời gian định kỳ về việc hạch toán tăng giảm các khoản nợ phải thu nhằm tránh việc ghi nhận sai tài khoản phải thu khách hàng từ đó báo cáo tài chính sẽ phản ánh sai tương ứng.
Phân chia nhiệm vụ, phân công phân nhiệm giữa người xuất hàng ghi nhận tài khoản phải thu, phát hành hóa đơn, thu tiền để tránh việc tham ô tiền thông qua việc không ghi nhận phải thu và doanh thu, đã thu được tiền của khách hàng nhưng không ghi nhận giảm.
Quy định về cách thức thu nợ từ các khoản nợ phải thu: thông thường doanh nghiệp nên thực hiện việc thu tiền thông qua tài khoản của Ngân hàng để dễ quản lý, kiểm tra. Trong trường hợp các khoản phải thu được trả thông qua nhân viên cần phải có chính sách kiểm soát về thời gian hoàn ứng của nhân viên để tránh rủi ro về việc biển thủ.
Thiết lập hệ thống báo cáo theo dõi công nợ, tuổi nợ nhằm đảm bảo tránh rủi ro thu hồi thiếu, thu sai từ đó gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Xây dựng và tuân thủ quy trình về lưu trữ và bảo quản chứng từ phải thu nhằm tránh việc chứng từ ghi nhận phải thu bị mất, hỏng ảnh hưởng đến công tác ghi nhận và giải trình khi có thanh kiểm tra.

Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thực sự hiệu quả, công tác phân công thực hiện, kiểm tra công việc cần rõ ràng và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân phụ trách, ví dụ:

Kế toán công nợ: hoàn thiện báo cáo theo dõi công nợ, báo cáo tuổi nợ, theo dõi và nhắc nhở các trường hợp chưa thanh toán nợ khi đến hạn, làm thư đòi nợ, định kỳ làm thư xác nhận công nợ với khách hàng.
Kế toán trưởng: soát xét báo cáo do kế toán công nợ hoàn thiện, hỗ trợ xử lý các trường hợp nợ quá hạn, đốc thúc xử lý các trường hợp có sự chênh lệch công nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng, đối với các trường hợp vượt quá tầm kiểm soát, cần báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc để có hướng xử lý kịp thời.
Ban Giám đốc: định kỳ xem xét báo cáo tài chính do bộ phận tài chính kế toán hoàn thiện, chỉ đạo làm thư đòi nợ, giao nhiệm vụ xử lý tranh chấp (nếu cần) và thực hiện đúng theo quy định của hợp đồng kinh tế hoặc chuyển sang việc khiếu nại, khởi kiện … hoặc cơ quan công an nếu có dấu hiệu vi phạm ở mức độ phải xử lý hình sự…

Tìm hiểu thêm

3. Các thủ tục kiểm tra rà soát khoản mục phải thu khách hàng

3.1. Rà soát chung

Nhằm đảm bảo tính chính xác của các khoản số dư cuối kỳ, dưới đây là một số công tác kế toán cần thực hiện:

So sánh đối chiếu số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ trên báo cáo tài chính năm trước, đảm bảo tính nhất quán của số liệu.
Tài khoản 131 tồn tại cả số dư bên nợ và bên có, tuy nhiên khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán, theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu. Cụ thể, không được cấn trừ số dự bên nợ và bên có của tài khoản 131 giữa các đối tượng khách hàng khác nhau. Đối với cùng một khách hàng, không được cấn trừ số dư phải thu của hợp đồng này với số dư trả trước của hợp đồng khác.
So sánh đối chiếu giữa sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh nhằm đảm bảo tính đồng nhất giữa các tài liệu kế toán. Khi có chênh lệch, doanh nghiệp cần tiến hành tìm hiểu nguyên nhân từ đó đưa ra phương án xử lý phù hợp. Công việc đối chiếu so sánh này nên được thực hiện hàng tháng để đảm bảo nhanh chóng phát hiện ra sai sót cũng như giảm thiểu thời gian tìm nguyên nhân. Về thực tế, đây là các tài liệu sẽ được yêu cầu cung cấp khi có thanh kiểm tra bởi một bên thứ ba như thuế, kiểm toán… Nếu có phát sinh chênh lệch sẽ khiến cho đơn vị mất nhiều thời gian giải trình đồng thời cũng có thể giảm sự tin tưởng của bên thứ ba vào hệ thống kiểm soát cũng như số liệu của đơn vị.

Hình 2: Các thủ tục kiểm tra rà soát khoản mục phải thu khách hàng – nguồn: internet

3.2. Thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết

Số dư phải thu khách hàng cần đảm bảo phản ánh đầy đủ và phân loại phù hợp (tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính đánh giá). Để đảm bảo các yếu tố này, kế toán cần thực hiện các công tác sau:

So sánh số dư cuối kỳ này với kỳ trước, phân tích biến động để phát hiện các khoản phải thu bất thường, khoanh vùng rủi ro từ đó đưa ra các kiểm tra chi tiết phù hợp.

Trước tiên, doanh nghiệp tiến hành xem xét kiểm tra xem số dư cuối kỳ lập nên từ những hóa đơn nào, giai đoạn nào, có phù hợp với chính sách tín dụng doanh nghiệp đã ban hành hay chưa.

Trong trường hợp số dư phải thu tăng bất thường so với các năm trước, sẽ có rủi ro về việc các khoản phải thu là không có thật. Doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mà lương và thưởng của nhân viên phụ thuộc vào mục tiêu doanh thu hoặc tính trên doanh thu cần lưu ý đến các khoản phải thu lớn, mới phát sinh gần thời điểm cuối kỳ. Những khoản phải thu này có rủi ro không có thật, hoặc bị xuất hóa đơn sớm mặc dù hàng chưa giao hay chưa hoàn thành dịch vụ. Trong trường hợp này doanh nghiệp cần kiểm tra các nghiệp vụ hình thành nên số dư phải thu này, rà soát các nghiệp vụ trả hàng sau kỳ nhằm đảm bảo tính có thật của khoản phải thu, từ đó vừa đảm bảo tính có thật của khoản phải thu, cũng như tránh thất thoát chi phí lương thưởng. Ngoài ra, việc tăng bất thường của các khoản phải thu cũng tiềm ẩn rủi ro là các khoản phải thu đã quá hạn nhưng bị quên chưa thu tiền, đã thu được tiền nhưng chưa được phản ánh vào sổ sách, lúc này cần liên hệ với khách hàng để rà soát, xác nhận.

Ngược lại trong trường hợp, số dư phải thu giảm bất thường so với năm trước, rủi ro là các khoản phải thu không được phản ánh đầy đủ. Doanh nghiệp lúc này cần rà soát lại theo hợp đồng xem đã phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ doanh thu hay chưa.

Một số phương pháp phân tích thường được sử dụng:

Tính toán số vòng quay nợ phải thu, số ngày nợ phải thu, so sánh với chính sách tín dụng của doanh nghiệp
So sánh tương quan khối lượng, biến động giữa doanh thu và phải thu, giải thích cho các biến động bất thường ví dụ như doanh thu tăng nhưng phải thu lại giảm mặc dù chính sách tín dụng với khách hàng không thay đổi nhiều….

Tiến hành gửi thư xác nhận cho các bên đối tác khách hàng. Việc gửi thư xác nhận nhằm đảm bảo số dư các khoản phải thu là có thật và giá trị khoản phải thu là chính xác. Sau khi nhận được thư xác nhận cần kiểm tra và giải thích cho các chênh lệch (nếu có) để thống nhất số dư công nợ với khách hàng. Thư xác nhận cần đảm bảo được gửi và xác nhận bởi đúng người có hiểu biết, thẩm quyền kiểm tra và xác nhận số dư (thông thường là giám đốc đơn vị, giám đốc tài chính, kế toán trưởng, kế toán viên phụ trách công nợ). Công tác gửi thư xác nhận nên được thực hiện định kỳ trong năm: hàng tháng hoặc hàng quý nhằm nhanh chóng phát hiện ra chênh lệch và sai sót, từ đó có hướng giải quyết kịp thời, tránh các xung đột không đáng có với khách hàng. Công tác gửi thư xác nhận cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị hồ sơ đảm bảo tính được trừ của chi phí trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (nếu có).

Đánh giá lại số dư các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối kỳ. Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Điều 18 Thông tư 200 nêu chi tiết quy định lựa chọn tỷ giá đánh giá lại. Bên cạnh đó, quy định tại điểm 3, điều 1, Thông tư 53/2016/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC cũng nêu rõ: trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá xấp xỉ quy định tại Thông tư 53/2016/TT-BTC để hạch toán các giao dịch bằng ngoại tệ phát sinh trong kỳ, cuối kỳ kế toán doanh nghiệp sử dụng tỷ giá chuyển khoản của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch để đánh giá lại các khoản Mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Tỷ giá chuyển khoản này có thể là tỷ giá mua hoặc bán hoặc tỷ giá mua bán chuyển Khoản trung bình của ngân hàng thương mại.

Một bí quyết nhỏ giúp kế toán dễ dàng sử dụng đúng tỷ giá hạch toán, đó là nguyên tắc không đánh giá quá cao các khoản mục tài sản, như vậy chúng ta nên dùng tỷ giá nào để số dư nợ phải thu là thấp hơn.

Kiểm tra tính phân loại ngắn hạn, dài hạn của các khoản nợ phải thu nhằm đảm bảo cơ sở dẫn liệu phân loại và trình bày của doanh nghiệp. Các khoản nợ phải thu có kỳ hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng sẽ được phân loại là ngắn hạn, hay nói cách khác số dư nợ thu hồi được trong vòng 12 tháng tiếp theo sẽ được phân loại là ngắn hạn, các trường hợp còn lại sẽ cần được phân loại là nợ phải thu dài hạn.

>> Có thể bạn quan tâm: Nhận diện một số thủ thuật làm đẹp Báo cáo tài chính thường gặp

Kiểm tra việc trích lập dự phòng, đánh giá sự suy giảm của các khoản nợ phải thu tại thời điểm cuối kỳ. Tại thời điểm cuối kỳ, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra tuổi nợ cũng như khả năng thu hồi của các khoản nợ phải thu tại thời điểm cuối kì nhằm đảm bảo trích lập chi phí dự phòng cho các khoản nợ phải thu mà doanh nghiệp đánh giá là nợ xấu, nợ khó đòi. Thêm vào đó, đối với các khoản nợ phải thu được xác định là không thể thu hồi được, doanh nghiệp cần tiến hành xóa nợ, trong trường hợp doanh nghiệp xóa nợ, doanh nghiệp phải thuyết minh chi tiết giá trị (theo nguyên tệ) các khoản nợ khó đòi đã xử lý trong vòng 10 năm kể từ ngày xử lý theo từng đối tượng, nguyên nhân đã xoá sổ kế toán nợ khó đòi (theo hướng dẫn tại phụ lục 2, biểu mẫu báo cáo tài chính, phụ lục ban hành đính kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)

Công tác soát xét báo cáo tuổi nợ và đánh giá khả năng thu hồi của các khoản phải thu nên được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc theo quý (tùy vào quy mô và phương pháp quản lý doanh nghiệp, khoảng thời gian thực hiện có thể rút ngắn lại hoặc kéo dài ra) để có thể nhanh chóng phát hiện các khoản phải thu bất thường, khó đòi để có xử lý đúng đắn và kịp thời.

Chi tiết hướng dẫn về cách thức trích lập phù hợp với quy định kế toán, thuế, mời bạn đọc tham khảo tại đây.

Hình 3: Các khoản nợ xấu – nguồn: Internet

Ví dụ về việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:

Tại thời điểm 31 tháng 12 năm 202x, tổng số nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đồng hồ là 10 tỷ đồng, trong đó: 7 tỷ đồng là nợ trong hạn trả và doanh nghiệp đánh giá sẽ thu đủ số nợ phải thu này, 2 tỷ đồng là nợ quá hạn 5 tháng và 1 tỷ đồng vẫn nằm trong hạn trả nhưng doanh nghiệp đánh giá là sẽ không thể thu hồi được do khách hàng đã phá sản.

Như vậy tại thời điểm 31 tháng 12 năm 202x, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành trích lập dự phòng cho cho khoản phải thu 2 tỷ đồng đã quá hạn 5 tháng, mức trích lập sẽ là 30% (do khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng). Giá trị cần trích lập sẽ là: 1.5 tỷ VNĐ (5 tỷ x 30%)

Bút toán ghi nhận:

Nợ TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp): 1.5 tỷ đồng

Có TK 229 (dự phòng tổn thất tài sản): 1.5 tỷ đồng

Đối với khoản nợ phải thu 1 tỷ đồng đánh giá là không thể thu hồi được do khách hàng đã phá sản, doanh nghiệp cần tiến hành xóa nợ cho khoản này. Nếu trước đây doanh nghiệp đã tiến hành trích lập dự phòng cho khoản nợ phải thu này, doanh nghiệp cần ghi giảm từ tài khoản 229 trước, phần còn lại sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Bút toán ghi nhận:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng

Đối với khoản phải thu đã được xóa nợ này doanh nghiệp sẽ trình bày tại các khoản mục ngoài bảng, thuộc thuyết minh báo cáo tài chính của đơn vị trong vòng 10 năm.

Giả định trong tương lai, năm 202y, doanh nghiệp sau đó sẽ thu hồi lại được 1 phần hoặc toàn bộ khoản nợ phải thu này, thì số tiền thu hồi được sẽ cần được ghi nhận là thu nhập khác của đơn vị. Để đảm bảo chi phí trích lập dự phòng của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ, Công ty cần lưu ý chuẩn bị các tài liệu sau:

Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ;
Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);
Bảng kê công nợ;
Các bằng chứng xác định tổ chức kinh tế đã phá sản, đã mở thủ tục phá sản, đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh; đối tượng nợ đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đang mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện) hoặc đã chết hoặc khoản nợ đã được doanh nghiệp yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được do đối tượng nợ bỏ trốn khỏi nơi cư trú; khoản nợ đã được doanh nghiệp khởi kiện đòi nợ nhưng bị đình chỉ giải quyết vụ án.
Các chứng từ khác có liên quan (nếu có)

Trên đây là các thủ tục cũng như lưu ý khi rà soát khoản mục phải thu khách hàng trên báo cáo tài chính của một doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này có thể giúp các anh chị rà soát báo cáo tài chính của đơn vị một cách hiệu quả nhất.

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

Hệ sinh thái kết nối:
- Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
- Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
- Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
- Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn!

Dùng ngay miễn phí