Hướng dẫn rà soát khoản mục Hàng tồn kho khi lập Báo cáo tài chính

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại, khoản mục hàng tồn kho là khoản mục chiếm tỷ trọng tương đối trọng yếu trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp. Mặc dù đã có Chuẩn mực kế toán số 02 cũng như Thông tư 200 hướng dẫn cách thức hạch toán và theo dõi hàng tồn kho. Tuy nhiên, do tính chất đa dạng và phức tạp của các loại hàng tồn kho mà việc theo dõi, hạch toán và trình bày thông tin liên quan đến khoản mục này trên báo cáo tài chính của nhiều doanh nghiệp dễ gặp sai sót.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu tới bạn đọc cách thức rà soát số liệu và thông tin tài chính liên quan đến khoản mục này, áp dụng cách thức tiếp cận của các kiểm toán viên độc lập thông qua kiểm tra các cơ sở dẫn liệu.

1. Khái niệm, phân loại và đặc điểm của hàng tồn kho 

Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm:

• Hàng mua đang đi trên đường;
• Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;
• Sản phẩm dở dang;
• Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;
• Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho nhìn chung là các tài sản có hình thái vật chất được chuyển đổi liên tục trong quá trình sản xuất. Giá trị hàng tồn kho được xác định bằng cách nhân số lượng với đơn giá hàng tồn kho. Một số phương pháp tính giá hàng tồn kho được sử dụng rộng rãi hiện này như:

• Phương pháp giá đích danh
• Phương pháp bình quân gia quyền
• Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập
• Phương pháp nhập trước, xuất trước

Mỗi phương pháp khác nhau phù hợp với từng loại hàng tồn kho khác nhau. Ví dụ, hàng tồn kho giá trị lớn, xác định được cụ thể như kim cương, đá quý,… phương pháp giá đích danh phù hợp hơn phương pháp bình quân hay nhập trước xuất trước. Do đó, khoản mục hàng tồn kho là một trong các khoản mục khó trong việc xác định giá trị một cách phù hợp.

Thông thường, trong doanh nghiệp, liên quan tới công tác quản lý hàng tồn kho sẽ có một số nhân sự liên quan như:

• Thủ kho: Là nhân sự theo dõi, kiểm đếm việc nhập kho, xuất kho, quản lý, bảo quản hàng tồn kho cũng như lên Báo cáo nhập xuất tồn kho. Thủ kho chịu trách nhiệm về số liệu thực tế hàng tồn kho.
• Kế toán kho: là nhân sự phụ trách việc theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kho (nhập kho, xuất kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa) vào phần mềm kế toán, và lập báo cáo hàng tồn kho khi có yêu cầu.
• Kế toán trưởng: là đối tượng nhận báo cáo hàng tồn kho kiểm tra và báo cáo lên ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

Các nhân sự này sẽ tham gia vào quá trình rà soát khoản mục hàng tồn kho. Trong đó, kế toán kho và thủ kho thường sẽ tham gia trực tiếp vào công tác rà soát, kế toán trưởng sẽ tham gia gián tiếp thông qua việc chỉ đạo, kiểm tra và cho ý kiến về kết quả rà soát.

>> Đọc thêm: Kế toán kho là gì? Mô tả công việc kế toán kho

2. Áp dụng cơ sở dẫn liệu trong rà soát khoản mục hàng tồn kho

Cơ sở dẫn liệu là đích chứng minh mà kế toán hướng đến khi rà soát khoản mục hàng tồn kho. Từ các cơ sở dẫn liệu đó, kế toán xác định những thủ tục tương ứng để chứng minh cho cơ sở dẫn liệu với hàng tồn kho. Là một khoản mục trên Bảng cân đối kế toán, đồng thời được trình bày trong Thuyết minh báo cáo tài chính, vì vậy, cơ sở dẫn liệu áp dụng cho tài sản này gồm hai nhóm là cơ sở dẫn liệu với số dư tài khoản cuối kỳ và với các trình bày và thuyết minh.

2.1. Cơ sở dẫn liệu với số dư tài khoản cuối kỳ

Mời bạn đọc tham khảo nội dung giới thiệu về cơ sở dẫn liệu tại đây.

• Tính hiện hữu

Cơ sở dẫn liệu này đảm bảo hàng tồn kho ghi nhận trên sổ sách thực tế tồn tại trong doanh nghiệp. Để đảm bảo cơ sở dẫn liệu này, kế toán có thể thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên sổ sách, để phát hiện các trường hợp số lượng thực tế thấp hơn sổ sách. Để công tác kiểm kê được hiệu quả, kế toán cũng như nhà quản trị cần hiểu rõ bản chất cũng như các thức đo đếm hàng tồn kho để xác định đối tượng cũng như cách thức đo đếm cho phù hợp.

Ví dụ, với hàng tồn kho là các sản phẩm máy móc, linh kiện thì việc đo đếm không cần yêu cầu có sự hỗ trợ của chuyên gia. Với các hàng tồn kho như đá vôi, clinker,… là những hàng tồn kho khó đo đếm thủ công được, cần có sự hỗ trợ của máy móc cũng như đội ngũ chuyên gia. Trong trường hợp việc đo lường phức tạp, doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc thuê ngoài chuyên gia đo lường, trước đó cần có những đánh giá cẩn trọng về năng lực của đội ngũ chuyên gia thuê ngoài, đảm bảo việc cách thức đo lường là phù hợp.

Theo quy định của Luật kế toán, việc kiểm kê phải được thực hiện một lần vào cuối kỳ kế toán năm hoặc trong một số trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Từ kết quả đo lường thực tế, kế toán đối chiếu với số liệu theo dõi trên sổ sách. Nếu phát sinh chênh lệch, kế toán cùng các nhân sự tham gia vào quá trình kiểm kê cần tìm hiểu nguyên nhân để có hướng xử lý phù hợp. Một số nguyên nhân dẫn đến chênh lệch giữa số liệu thực tế với số liệu sổ sách có thể bao gồm:

+ Hàng tồn kho bị mất cắp

+ Hàng tồn kho gửi bán

+ Hàng tồn kho đang đi đường

+ Hàng tồn kho gửi đi gia công

+ Hàng tồn kho thiếu do nhà cung cấp giao thiếu hàng

+ Hao hụt trong định mức trong quá trình sản xuất, lưu kho

+ Sai sót trong ghi sổ nghiệp vụ nhầm lẫn giữa các mã hàng tồn kho

+ ….

Kết quả kiểm kê cùng nguyên nhân chênh lệch (nếu có) cần được ghi nhận đầy đủ trong Biên bản kiểm kê hàng tồn kho và có chữ ký xác nhận của các đối tượng tham gia quá trình kiểm kê, làm căn cứ cho các điều chỉnh của kế toán sau này.

• Tính đầy đủ

Bản chất cơ sở dẫn liệu này là khẳng định cho việc số dư hàng tồn kho đã phản ánh đầy đủ tất cả các hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang sở hữu, nói cách khác doanh nghiệp cần kiểm soát rủi ro tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng không được ghi nhận trên sổ sách.

Công tác kiểm kê vừa để đảm bảo tính đầy đủ, vừa để đảm bảo tính hiện hữu của hàng tồn kho. Kiểm kê hàng tồn kho cũng là thủ tục giúp phát hiện các trường hợp số lượng hàng tồn kho thực tế lớn hơn số lượng đang được ghi nhận trên sổ, việc chọn mẫu kiểm kê cần thực hiện theo hướng lựa chọn một số loại hàng tồn kho đang được lưu trữ tại thời điểm kiểm kê, kiểm đếm số lượng thực tế và đối chiếu ngược lại với số liệu đang ghi nhận trên sổ. Trong kiểm toán, hoạt động này được gọi là kiểm kê theo hướng “floor to book”. Nếu tài sản thực tế tồn tại ở doanh nghiệp, và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mà không được ghi nhận trên sổ thì nghĩa là số dư hàng tồn kho đang không phản ánh đầy đủ tồn kho thực tế của doanh nghiệp.

Một số trường hợp có thể dẫn đến tình trạng này như nguyên vật liệu nhập mua từ nước ngoài theo điều khoản CIF- Cost, Insurance, Freight (chi phí, bảo hiểm, cước tàu), hiện đã về đến kho doanh nghiệp, tuy nhiên chưa tiến hành kiểm tra, nên chưa làm thủ tục nhập kho, kế toán chưa ghi nhận nguyên vật liệu vào sổ. Tuy nhiên, hàng mua theo giá CIF nên đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên cần ghi nhận đầy đủ vào sổ sách.

Tuy nhiên, có một số trường hợp hàng tồn ở trong kho mà chưa được ghi nhận trên sổ sách không cần điều chỉnh như hàng tồn kho giữ hộ đối tác, quà tặng khách hàng dùng trong chương trình khuyến mãi giữ hộ nhà cung cấp,…  Kế toán cần nắm vững các quy định trong chuẩn mực, chế độ kế toán, các điều khoản giao hàng doanh nghiệp thực hiện để xác định tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, quyền sở hữu hàng tồn kho đã thuộc về doanh nghiệp mình hay chưa.

• Quyền và nghĩa vụ

Cơ sở dẫn liệu này đảm bảo xử lý rủi ro doanh nghiệp không có quyền sở hữu với các hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang ghi nhận trên Bảng cân đối kế toán. Để xác định quyền sở hữu của doanh nghiệp với tài sản đang ghi nhận, kế toán có thể kiểm tra chi tiết chứng từ của các hàng tồn kho còn tồn tại thời điểm kiểm kê. Việc kiểm tra chứng từ chi tiết sẽ tập trung vào các chứng từ chứng minh quyền sở hữu của doanh nghiệp như biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, hợp đồng,… Với các hàng tồn kho gửi bán, gửi giữ hộ cần thu thập biên bản xác nhận giữ hộ từ các đối tác giữ hộ hàng tồn kho, từ đó chứng minh quyền sở hữu của doanh nghiệp với các tài sản này.

>> Xem thêm: Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán

• Đánh giá và phân bổ

Tính đánh giá và phân bổ liên quan đến rủi ro giá trị hàng tồn kho ghi nhận không chính xác hoặc không phù hợp theo quy định tại chuẩn mực, chế độ kế toán. Do số lượng hàng tồn kho thường lớn, đồng thời những nhóm hàng tồn kho có tính chất tương tự thì thường áp dụng phương pháp tính giá giống nhau. Vì vậy, kế toán có thể lựa chọn mẫu hàng tồn kho để thực hiện kiểm tra, đảm bảo mẫu chọn có tính đại diện, cũng như chiếm phần tương đối trong số dư hàng tồn kho của doanh nghiệp. Mặt khác, như đã trình bày ở trên, có nhiều phương pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau, với mỗi một loại hàng tồn kho, phương pháp tính giá cũng khác nhau. Do đó, tùy thuộc vào phương pháp tính cũng như từng loại hàng tồn kho mà cách rà soát cơ sở dẫn liệu này cần được thực hiện linh hoạt.

• Với các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hay hàng hoá:

Đây là các loại hàng tồn kho có đơn giá chính xác cho mỗi lần nhập. Đơn giá cuối kỳ phụ thuộc vào phương pháp tính giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp lựa chọn. Do đó, để rà soát giá trị tồn kho của các loại hàng tồn kho này, kế toán có thể thực hiện theo các bước sau:

+ Bước 1: Chọn mẫu hàng tồn kho thực hiện kiểm tra đơn giá và thu thập bảng tính giá và xác định phương pháp tính giá cho từng loại hàng tồn kho này

+ Bước 2: Dựa trên bảng tính, kiểm tra đến các chứng từ chi tiết hình thành nên số liệu trên bảng tính. Ví dụ, đơn giá nguyên vật liệu được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền giá nhập hàng tồn kho đó trong tháng. Kế toán thu thập chứng từ của mỗi lần nhập, trong đó có đủ thông tin về đơn giá, số lượng, trên hóa đơn, hợp đồng, đối chiếu với thông tin trên bảng tính giá đảm bảo thông tin trên bảng tính giá khớp thông tin trên chứng từ gốc.

+ Bước 3: Thực hiện tính toán lại đơn giá hàng tồn kho dựa trên dữ liệu đã thu thập vào theo phương pháp tính giá hàng tồn kho đang được sử dụng và đối chiếu với thực tế đang ghi nhận trên bảng tính giá hoặc trên phần mềm, đảm bảo đơn giá đang ghi nhận trên sổ sách là chính xác và phù hợp với các chuẩn mực, thông tư.

• Với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hoặc thành phẩm: 

Đây là loại hàng tồn kho mà đơn giá không thể xác định trực tiếp, mà cần bổ sung các giả định phù hợp trong việc tính giá. Một số giả định có thể kể đến như giả định về tỷ lệ hoàn thành tương đương của các bán thành phẩm tại mỗi khâu của quá trình sản xuất. Ví dụ, để sản xuất một chiếc quần bò cần, từ nguyên liệu thô là vải cần trải qua các công đoạn cắt, may, giặt, đóng gói và hoàn thiện; doanh nghiệp dựa trên thực tế sản xuất của doanh nghiệp xác định tỷ lệ hoàn thành tương đương cho các khâu lần lượt là 10%, 50%, 70%, 100%. Với loại hàng tồn kho này, công tác rà soát kế toán với tính đánh giá và phân bổ có thể được thực hiện theo các bước như sau:

+ Bước 1: Chọn mẫu hàng tồn kho thực hiện kiểm tra đơn giá và thu thập bảng tính giá cho các loại hàng tồn kho được chọn.

+ Bước 2: Rà soát cách thức xác định các số liệu trên bảng tính cũng như các giả định đang được sử dụng. Thực hiện kiểm tra chi tiết chứng từ liên quan đến các dữ liệu được sử dụng trong bảng tính, đối chiếu số liệu trên bảng với số liệu thực tế trên chứng từ, đảm bảo tính chính xác của thông tin. Với các giả định, cần thu thập căn cứ cho việc xây dựng các giả định này để đánh giá lại khi các yếu tố để xây dựng nên giả định thay đổi. Ví dụ, khi có sự cải tiến trong công nghệ, số lượng công việc cần thực hiện với một mặt hàng giảm xuống, hoặc thời gian sản xuất mặt hàng đó thay đổi, các giả định cũng cần xem xét đánh giá thay đổi, đảm bảo giả định phản ánh sát với thực tế nhất.

+ Bước 3: Thực hiện tính toán lại đơn giá hàng tồn kho dựa trên dữ liệu đã thu thập và giả định theo đánh giá của kế toán dựa trên phương pháp tính giá đang được sử dụng, đối chiếu với thực tế đang ghi nhận trên bảng tính giá hoặc trên phần mềm. Đảm bảo cách thức, căn cứ xác định đơn giá là phù hợp, số liệu ghi nhận trên sổ sách là chính xác và phù hợp với các chuẩn mực, thông tư.

Ngoài ra, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, giá trị tài sản không bị đánh giá quá mức so với giá trị thực tế, doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc hàng tồn kho. Trong đó, giá trị thuần có thể thực hiện được bằng giá bán ước tính trừ đi chi phí ước tính để bán hàng tồn kho. Kế toán có thể dựa trên một số dấu hiệu và thực hiện một số công tác kế toán để đánh giá việc tổn thất giá trị hàng tồn kho như sau:

+ Trong quá trình kiểm kê, bên cạnh kiểm tra đối chiếu về mặt số lượng, kế toán và người thực hiện kiểm kê cần đồng thời lưu ý xem xét về tình trạng hàng tồn kho (có mã hàng nào bị hỏng hóc, hao mòn vật lý, hết hạn sử dụng hay có dấu hiệu suy giảm giá trị sử dụng,…), sau đó lập danh sách và báo cáo tình trạng sử dụng của các hàng tồn kho này. Đây là cơ sở để ban lãnh đạo công ty đưa ra đánh giá về giá trị có thể thực hiện được của các loại hàng tồn kho này, từ đó, xem xét trích lập dự phòng cho phù hợp.

+ Tại thời điểm lập báo cáo, doanh nghiệp cần thu thập giá bán ước tính của tất cả các loại hàng tồn kho từ bộ phận bán hàng, căn cứ vào giá bán ước tính, ước lượng chi phí bán hàng bình quân, từ đó xác định giá trị thuần có thể thực hiện được và đối chiếu với giá gốc hàng tồn kho làm cơ sở xác định tình hình trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu cần.

2.2. Cơ sở dẫn liệu với các trình bày và thuyết minh

• Tính hiện hữu, quyền và nghĩa vụ

Để đảm bảo cơ sở dẫn liệu này, khi rà soát các thông tin thuyết minh, kế toán kết hợp với các thủ tục rà soát tính hiện hữu, quyền và nghĩa vụ thực hiện đối với rà soát số dư hàng tồn kho cuối kỳ.

• Tính đầy đủ

Đây là cơ sở dẫn liệu khẳng định thông tin thuyết minh trên báo cáo tài chính trình bày đủ các thông tin theo như theo các quy định hiện hành. Để đảm bảo cơ sở dẫn liệu này, kế toán cần nắm được các yêu cầu về các đầu mục nội dung thuyết minh đối với hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho và yêu cầu thuyết minh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để thực hiện đúng, đủ các nội dung thuyết minh.

• Phân loại và tính dễ hiểu

Để giảm thiểu rủi ro thông tin về hàng tồn kho trên báo cáo tài chính không rõ ràng, gây khó hiểu cho người đọc, kế toán nên kiểm tra về mặt trình bày và diễn giải của thông tin được thuyết minh, đảm bảo thông tin được trình bày chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu. Bên cạnh đó, các số liệu trên Thuyết minh của Báo cáo tài chính cũng cần được phân loại chuẩn xác, tuân thủ các quy định phân loại tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

• Tính chính xác và đánh giá

Để đảm bảo cơ sở dẫn liệu về tính chính xác và đánh giá đối với các trình bày và các thuyết minh, kế toán kết hợp rà soát thông qua việc kiểm tra chứng từ, kết hợp các biện pháp kiểm kê, tính toán lại; các thủ tục rà soát này nên được kết hợp với các thủ tục rà soát theo cơ sở dẫn liệu đánh giá và phân bổ với số dư tài khoản cuối kỳ.

Trên đây là gợi ý một số thủ tục giúp doanh nghiệp chủ động rà soát thông tin kế toán liên quan đến khoản hàng tồn kho này khi lập báo cáo tài chính, đảm bảo tuân thủ hướng dẫn của Chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam. Hy vọng bạn đọc có thể vận dụng những nội dung trong bài viết này để hoàn thiện công tác rà soát số liệu Báo cáo tài chính tại doanh nghiệp mình.

Để quản lý hoạt động quản lý kho và công tác kế toán kho, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm kế toán online MISA AMIS – thế hệ phần mềm kế toán mới đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chủng loại, chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa trong nhiều kho và có thể tính giá xuất kho tự động theo tất cả các phương pháp.

Ngoài ra, MISA AMIS Kế toán còn có nhiều tính năng thông minh khác như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS.

Dùng ngay miễn phí