Invoice là gì? Vai trò, chức năng và những Invoice phổ biến nhất

Khi nhắc đến invoice là gì, rất nhiều người nghĩ đến hoá đơn thông thường. Tuy nhiên thực tế invoice lại là thuật ngữ xuất hiện trong ngành xuất nhập khẩu. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về invoice là gì trong bài viết sau đây.

Mặc dù tương đồng với các hoá đơn bán hàng khác, được người bán tự lập theo mẫu của từng doanh nghiệp với từng loại mặt hàng cụ thể nhưng invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu giúp cho việc giao dịch mua bán trở nên rõ ràng, thể hiện rõ nội quy và trách nhiệm của cả bên mua và bên bán, tránh được các trường hợp tranh chấp về quyền lợi cũng như tài chính…

1. Invoice là gì?

Trong quá trình mua bán hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá xuất nhập khẩu sẽ có sự xuất hiện của invoice bởi đây là một loại chứng từ quan trọng. Invoice thể hiện giá trị thực của hàng hoá, do bên bán lập nên và giao cho bên mua.

Trong các công ty thương mại có nhiều invoice được đánh số tương ứng để thuận tiện cho việc quản lý, ghi nhận các giao dịch giữa công ty với khách hàng và các thông tin cơ bản như ngày tháng năm, nơi phát hành, địa chỉ gửi đến, thanh toán thỏa thuận, điều kiện giao hàng…

Một invoice thường bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Tên invoice là gì, mã số, ngày tháng
• Thông tin shipper (người xuất khẩu) và consignee (người nhập khẩu)
• Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có)
• Tên phương tiện, số booking
• Số container, số seal
• Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
• Mô tả về hàng hóa (Tên hàng, số lượng, đơn giá)
• Tổng giá trị bằng số và bằng chữ

Thông thường, đính kèm invoice sẽ có một số chứng từ khác có liên quan để thực hiện các thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Đây cũng là chứng cứ để doanh nghiệp có thể căn cứ vào để giải quyết vào những khiếu nại về việc hàng hóa (chất lượng, số lượng, …) cũng như các dịch vụ hỗ trợ khác đi kèm đối với đơn vị bán.

Theo quy định mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn thương mại (invoice) được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan Thuế không quản lý.

2. Vai trò và chức năng của Invoice trong xuất nhập khẩu

Về cơ bản, invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên (bên bán và bên mua) đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Ngoài ra, invoice cũng có những chức năng, vai trò khác:

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice giúp cả bên mua và bên bán lưu giữ chứng từ, hồ sơ hợp pháp về việc mua, bán hàng.
• Theo dõi thanh toán: Invoice giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ.
• Được pháp luật bảo vệ: Một Invoice hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Invoice là chứng từ quan trọng để người bán nhận được đặc quyền bảo vệ của pháp luật.
• Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các Invoice bán hàng giúp các doanh nghiệp báo cáo thu nhập chính xác và đảm bảo rằng họ đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định.
• Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,…

3. Những loại Invoice phổ biến hiện nay

• Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ

Proforma Invoice được viết tắt là PI, đây là hóa đơn chiếu lệ được người bán lập nên, về cơ bản nó cũng có nội dung như Invoice. Tuy nhiên Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đây. Đây có thể coi là một bản thảo hay bản nháp mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận thì nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Với hoá đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ các vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra.

• Commercial Invoice – hoá đơn thương mại

Commercial invoice được viết tắt là CI, là hóa đơn thương mại cao cấp hơn hoá đơn thông thường, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên xuất khẩu (nhà cung cấp) và bên nhập khẩu (bên mua). Hóa đơn này có nội dung cụ thể hơn so với thực tế, đồng thời có chức năng như một lời yêu cầu thanh toán với bên nhập khẩu, mang tính chất thương mại. Nội dung của Commercial Invoice gồm phương thức vận chuyển lô hàng, chức năng cơ bản trong thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng,…

Ta có thể thấy được điểm khác nhau giữa CI và PI ở những điểm sau đây. Thứ nhất là thời điểm được phát hành, PI có thể được lập, sửa đổi trước hoặc trong quá trình giao dịch nhưng CI thì chỉ được phát hành sau khi hai bên xuất khẩu và nhập khẩu đã hoàn tất các thỏa thuận. Thứ hai là giá trị thanh toán, PI chỉ là hoá đơn báo giá, dự kiến số tiền phải trả, không có chức năng thanh toán cùng những cam kết ban đầu. Còn CI thì có thể yêu cầu bên mua thanh toán đúng với yêu cầu ghi trong hoá đơn thương mại.

• Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời

Hóa đơn tạm thời là hóa đơn tạm thay thế cho hóa đơn chính thức, được sử dụng trong các trường hợp sau đây. Trường hợp khi người bán muốn tạm thời thu tiền ngay sau khi hoàn thành giao hàng. Trường hợp khi đơn hàng được giao nhiều lần và hai bên muốn thanh toán theo từng đợt. Và trường hợp khi hai bên muốn chọn mức giá tạm thời, còn giá chính thức cuối cùng sẽ quyết định theo giá thị trường.

• Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Final Invoice là hóa đơn cuối cùng, hóa đơn chính thức xác định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà người mua phải thanh toán cho người bán. Đây là cơ sở thanh toán tiền hàng cuối cùng để kết thúc giao dịch giữa hai bên.

• Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận

Certificate Invoice là hóa đơn được sử dụng để xác nhận xuất xứ hàng hóa với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp. Bên cạnh chức năng xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, hóa đơn xác nhận còn được dùng như một chứng từ có chức năng như hóa đơn

• Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong trường hợp người bán thực hiện buôn bán thông qua trung gian, tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu mà không muốn đứng tên trên giấy tờ, hóa đơn thì họ dùng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Nhưng người ký này không phải là người bán hàng thực tế cho khách hàng.

• Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là hóa đơn xác nhận được cấp bởi lãnh sự của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán. Hóa đơn lãnh sự sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền, nó có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

• Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan là hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan. Hóa đơn này chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, nó có chức năng yêu cầu thanh toán tiền nên không được lưu thông.

4. Hướng dẫn lập và xuất invoice

Các bước lập và xuất invoice:

• Bước 1: Xác định invoice cần lập
• Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin trên invoice
• Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin trên invoice. Đây là bước quan trọng bởi không phải ai cũng nắm rõ các quy định và cách thức đúng theo yêu cầu, quy định của các bên liên quan nên có thể dẫn đến các lỗi sai không đáng có.
• Bước 4: Ký số và xuất invoice

Đối với doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tính giá vốn, quản lý xuất nhập khẩu theo từng hợp đồng, hạch toán đa ngoại tệ… cực kì quan trọng. Để tăng tính chính xác, nhanh chóng, các doanh nghiệp không nên trông chờ quá nhiều vào cách làm việc thủ công của kế toán. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS –  có nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho DN xuất nhập khẩu với các tính năng:

• Tính giá vốn cho từng đơn hàng, hợp đồng
• Quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng hợp đồng
• Hạch toán đa ngoại tệ
• Cập nhật tức thời tỷ giá giao dịch thực tế theo đúng tỷ giá công bố của ngân hàng, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tra cứu và quy đổi
• Quản lý doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tình hình thực hiện của từng hợp đồng
• Theo dõi các khoản chi hộ
• Quản lý công nợ khách hàng theo từng hợp đồng

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp giảm thiểu thời gian công việc kế toán, nâng cao hiệu suất công việc…. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo ngày phần mềm kế toán online MISA AMIS: