Kế toán hành chính sự nghiệp là gì? Những nghiệp vụ cần biết

Không chỉ tại các doanh nghiệp mà ngay cả các cơ quan hành chính sự nghiệp, kế toán luôn đóng một vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động. Chúng ta hãy cùng tham khảo bài viết sau đây của MISA MeInvoice để có một cái nhìn tổng quát về công việc của kế toán hành chính sự nghiệp.

Lưu ý: Trước khi tìm hiểu về kế toán hành chính sự nghiệp, bạn có thể tham khảo những thông tin tổng quan về kế toán gồm công việc phải làm, thu nhập và lộ trình thăng tiến bằng cách click vào bài dưới đây

1. Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

Kế toán hành chính sự nghiệp là người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (như ủy ban, trường học, bệnh viện,…). Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần lập dự toán để có thể quản lý hiệu quả và chủ động trong các khoản chi tiêu. Dựa vào báo cáo dự toán, kinh phí sẽ được Nhà nước cấp cho từng đơn vị.

2. Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Bên cạnh vai trò quản lý và kiểm soát tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các loại vật tư tài sản công và chấp hành dự toán thu, chi theo định mức của Nhà nước, kế toán hành chính sự nghiệp còn có chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một tiết kiệm và hiệu quả cao.

Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:

– Ghi chép và phản ánh một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.

– Kiểm soát và theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình triển khai các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, đồng thời kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng vật tư tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.

– Kiểm soát và theo dõi tình hình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới cần dự toán và cả tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị này.

– Định kỳ lập và nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đúng hạn theo quy định.

– Cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

3. Nội dung của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp gồm có các nội dung cơ bản sau:

– Kế toán tiền và vật tư: Phản ánh về tình hình giao nhận dự toán, tình hình thu, chi Ngân sách Nhà nước; phản ánh tình hình tăng, giảm vật tư và các cách xử lý nguồn kinh phí đã nhận trong kỳ.

– Kế toán tài sản cố định: Thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định như: mua sắm, xin được cấp, tính hao mòn tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định,… Đặc biệt, thấy rõ sự khác nhau giữa tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp và tính khấu hao tài sản cố định trong các doanh nghiệp, bao gồm:

Khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp tính theo từng tháng (1 lần/tháng vào cuối mỗi tháng).
Hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp tính theo năm (1 lần/năm vào cuối mỗi năm).

– Kế toán các khoản thu: Bao gồm các nghiệp vụ cho thấy sự khác nhau trong cách hạch toán khoản thu giữa đơn vị hành chính sự nghiệp có thu (là các khoản thu sử dụng tài khoản 511) và đơn vị hành chính có sản xuất kinh doanh (là các khoản phải thu và sử dụng tài khoản 311) còn trong các doanh nghiệp các khoản phải thu sử dụng tài khoản 131.

– Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm: Hạch toán các nghiệp vụ tính, chi lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

– Kế toán các khoản phải trả: Bao gồm các khoản phải trả cho các đối tượng trong đơn vị hành chính sự nghiệp như: nhà cung cấp, học sinh sinh viên và một số các đối tượng khác.

– Kế toán các nguồn kinh phí: Thực hiện các bút toán kế toán về việc nhận dự toán do Ngân sách Nhà nước cấp là việc tăng các loại nguồn kinh phí như: nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án,…

– Kế toán nguồn kinh phí kinh doanh: Để có thể nhận định được nguồn kinh phí sản xuất kinh doanh của các đơn vị hành chính sự nghiệp đến từ đâu? Nên sử dụng nguồn kinh phí đó như thế nào? Hạch toán nguồn kinh phí kinh doanh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có gì khác so với hạch toán nguồn vốn kinh doanh trong các doanh nghiệp?

– Kế toán các khoản chi: Để có thể nhận định được sự khác nhau giữa việc chi cho các hoạt động thường xuyên, hoạt động không thường xuyên, chi dự án hay chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Đồng thời, lên kế hoạch sử dụng một cách hợp lý các nguồn kinh phí chi đó.

– Kế toán các khoản doanh thu: Mục đích là để phản ánh các khoản doanh thu tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.

– Kế toán các khoản chi phí: Bao gồm kế toán các khoản chi phí cho sản xuất kinh doanh tại đơn vị hành chính sự nghiệp như: chi lương, tiền công, phụ cấp, nhập nguyên vật liệu cho sản xuất, chi phân bổ công cụ dụng cụ sản xuất, chi tính hao mòn tài sản cố định,…

– Kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ: Là các trường hợp xử lý các loại dự toán, các loại nguồn kinh phí cũng như các khoản chi vào cuối kỳ kế toán năm.

– Kế toán các sổ sách và báo cáo tài chính: Liệt kê các loại sổ sách cần in ra vào cuối kỳ kế toán năm và mục đích in từng loại sổ; lập các báo cáo tài chính cần thiết để cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong và ngoài đơn vị.

4. Các định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107

1. Rút tiền gửi Kho bạc, ngân hàng về quỹ tiền của đơn vị sẽ ghi là:

Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi kho bạc, ngân hàng.

2. Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động để tiêu cho đơn vị:

a. Ghi khi rút tạm ứng dự toán

Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 337 – Tạm thu (3371).

Ngoài ra, ghi:

Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).

b. Chi trực tiếp từ quỹ trước đó đơn vị đã tạm ứng, là tiền mặt thuộc ngân sách nhà nước

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

c. Xuất tiền mặt tạm ứng cho lao động ở đơn vị

Nợ TK 141 – Tạm ứng.
Có TK 111 – Tiền mặt.

Trường hợp lao động thanh toán tạm ứng:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 141 – Tạm ứng.
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

d. Thanh toán bằng tiền mặt các khoản phải trả

Nợ các TK 331, 332, 334…
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

e. Ứng trước các khoản cho nhà cung cấp

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
Có TK 111 – Tiền mặt.

Trường hợp thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp:

Nợ 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

f. Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với ngân sách Nhà nước:

Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm).
Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).

3. Khi thu lệ phí, phí

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 337 – Tạm thu (3373)
Hoặc có TK 138 – Phải thu khác (1383).

4. Thu khoản phải thu khách hàng

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 – Phải thu khách hàng.

5. Thu hồi khoản từng cho lao động trong đơn vị tạm ứng

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 141 – Tạm ứng.

6. Thu hồi nợ phải thu nội bộ

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 136 – Phải thu nội bộ

7. Phát hiện quỹ thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả khác (3388).

8. Lãi từ đầu tư trái phiếu, túi phiếu, cổ tức… và các khoản đầu tư khác

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1382)
Hoặc có TK 515 – Doanh thu tài chính.

9. Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ

a. Hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB, GTGT, xuất khẩu, gián thu… kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, theo giá chưa có thuế. Khi ghi nhận doanh thu phải tách riêng các khoản thuế theo từng ngày:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh với giá chưa có thuế GTGT
Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước

b. Nếu các khoản thuế không tách ngay được mà phải ghi nhận doanh thu bao gồm cả các khoản thuế thì phải ghi:

Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh
Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.

10. Khi đơn vị vay tiền

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 338 – Phải trả khác (3382).

11. Nhận vốn góp từ các nhân, tổ chức và ngoài đơn vị

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

12. Bệnh nhận đặt tiền trước khi khám chữa tại viện, khách đặt tiền trước khi mua hàng hóa…

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 – Phải thu khách hàng.

13. Nhận ký quỹ, đặt cọc, ký cược

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 348 – Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.

14. Nhận lại tiền đơn vị đã ký quỹ, đặt cọc, ký cược

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 248 – Ký cược, ký quỹ, đặt cọc

15. Phát sinh khoản thu hộ

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 338 – Phải trả khác (3381).

16. Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

a. Nhượng bán tài sản cố định được để lại đơn vị

Nợ TK 111- Tiền mặt (tính tổng giá thanh toán)
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 711 – Thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế GTGT)
Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).

b. Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phải nộp lại ngân sách nhà nước

– Phản ánh số thu nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 337 – Tạm thu (3378).

– Phản ánh số chi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định

Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
Có TK 111 – Tiền mặt.

– Chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách nhà nước

Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

17. Thu tiền bán hồ sơ mời thầu công trình XDCB bằng tiền ngân sách nhà nước

a. Số thu bán hồ sơ mời thầu

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 337 – Tạm thu (3378).

b) Số chi lễ mở thầu

Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

c. Chênh lệch chi nhỏ hơn thu phải nộp ngân sách nhà nước

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

d. Khi nộp

Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

18. Duy trì hoạt động đơn vị bằng hoạt động đấu thầu mua sắm

a. Phát sinh khoản thu từ đấu thầu để duy trình hoạt động đơn vị

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 337 – Tạm thu (3378).

b. Phát sinh chi phí cho quá trình đấu thầu

Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

c. Chênh lệch, chi – thu

– Nếu chi nhỏ hơn thu

Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
Có TK 511 – Thu do ngân sách nhà nước cấp (5118)

– Nếu chi lớn hơn thu

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 111 – Tiền mặt

19. Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại; không xác định được chủ các khoản nợ phải trả; tiền phạt vì khách vi phạm hợp đồng, thu nợ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi; giản hoàn thuế

Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 711 – Thu nhập khác (7118).

20. Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho

Nợ TK 152, 153
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

– Nếu dùng ngân sách nhà nước, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ:

Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
Có TK 014 – Nguồn phí khấu trừ, để lại

21. Sau khi mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay

Nợ các TK 211, 213
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Dùng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ để mua:

Nợ TK 337 – Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631)
Có TK 014 – Nguồn phí để lại khấu trừ

22. Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa để dùng các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá vật liệu, dụng cụ, công vụ, tài sản cố định phản ánh theo giá mua chưa thuế giá trị gia tăng

Nợ các TK 152, 153, 156 (không bao gồm thuế)
Nợ TK 154 – Chi phí dịch vụ dở sang, sản xuất kinh doanh (nếu dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, giá chưa có thuế)
Nợ các TK 211, 213 (nếu mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

5. Các câu hỏi thường gặp về kế toán hành chính sự nghiệp

5.1 Kế toán hành chính sự nghiệp cần có những kỹ năng gì?

– Kỹ năng lập, kiểm tra, phân loại và xử lý được chứng từ kế toán;

– Kỹ năng sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán (tổng hợp, chi tiết); lập các báo cáo kế toán trong các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp;

– Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp thông dụng.

– Kỹ năng tổng hợp và phân tích các số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản trị tài chính tại các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp.

– Các kỹ năng khác: Kỹ năng giao tiếp và ứng xử; làm việc nhóm; kỹ năng sử dụng ngoại ngữ; kỹ năng soạn thảo văn bản; tin học văn phòng,…

5.2 Phân loại đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp

– Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu: Là các đơn vị hành chính sự nghiệp có phát sinh các khoản thu bù đắp chi phí ngoài nguồn thu từ Ngân sách Nhà nước, chẳng hạn như: bệnh viện có thu khoản viện phí, trường học có thu học phí,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần: Là các đơn vị có nguồn thu chủ yếu là từ Ngân sách Nhà nước; và dùng khoản thu đó để trang trả chi phí, chẳng hạn như: Sở tài chính, phòng ban huyện, xã,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp sản xuất kinh doanh: Là các đơn vị vừa được cấp kinh phí từ ngân sách Nhà nước; vừa có thực hiện thêm hoạt động sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như: Trung tâm giống cây trồng của tỉnh, huyện,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp dự án: Là các đơn vị có sử dụng kinh phí Nhà nước để thực hiện các dự án mang tính chất xã hội, chẳng hạn như: dự án tuyên truyền kế hoạch hóa gia đình của trung tâm y tế,…

5.3. Kế toán hành chính sự nghiệp có thể chuyển sang làm kế toán tổng hợp được không?

Kế toán tổng hợp yêu cầu chuyên môn bao quát và nhiều hơn kế toán hành chính sự nghiệp. Để chuyển sang làm kế toán tổng hợp, bạn cần đáp ứng được các tiêu chí của vị trí này. Xem thêm bài viết dưới đây để biết thêm về kế toán tổng hợp.

Tạm kết

Hy vọng rằng bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về công việc và nghiệp vụ của một kế toán hành chính sự nghiệp. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.