Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Thanh toán lương cho nhân viên là công tác chính của kế toán tiền lương. Để đảm bảo hoàn thành công tác này một cách thuận lợi, kế toán cần nắm rõ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương giữa các phòng ban đã được doanh nghiệp thiết lập. Bài viết sau đây của MISA MeInvoice sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương.

1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương gồm các bước nào?

– Dựa theo hợp đồng, doanh thu nhân viên trong tháng, kế toán tính số lương mềm cần trả cho mỗi đối tượng trên quy chế tài chính của doanh nghiệp.

– Phòng nhân chấm công theo số ngày thực tế và tính lương cho ngày công làm việc.

– Lập một bảng lương công tác và căn bản phải trả.

– Kế toán lập bảng lương doanh thu cần phải trả.

– Phòng nhân sự sẽ gửi cho kế toán bảng lương căn bản.

– Dựa trên bảng lương doanh thu và lương căn bản, kế toán tập hợp dạng bảng lương phải trả tổng hợp.

– Kế toán tính số BHYT, BHXH, BHTN, thuế TNCN cần khấu trừ trên người lao động.

– Kế toán hoàn thành công tác cho các khoản khấu trừ, chỉ tiêu phải trả, số tiền trên bảng lương còn lại.

– Kế toán lập phiếu chi trong trường hợp chi lương tiền mặt. Trả lương thông qua Ngân hàng thì kế toán phải lập Ủy nhiệm chi.

– Kế toán chuyển Ủy nhiệm chi tới ngân hàng hoặc chuyển Phiếu chi tới thủ quỹ.

– Thủ quỹ chi tiền và chuyển tiền phiếu chi tới phòng nhân sự.

– Phòng nhân sự ký xác nhận và nhận tiền.

– Phòng nhân sự thiết lập bảng ký nhận lương.

– Nhân viên nhận lương và ký xác nhận lương.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

2. Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền lương

– Hàng tháng căn cứ vào bảng lương, kế toán tổng hợp tiến hành lập bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Và bảng kê trích nộp các khoản theo lương được dùng làm căn cứ ghi sổ.

– Kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi sổ cái.

– Bảng kê trích nộp các khoản theo lương sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết.

– Căn cứ vào sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh.

Trong đó:

3. Quy định về nghiệp vụ hạch toán tiền lương của kế toán

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc hạch toán kế toán liên quan đến phải trả cho người lao động, kế toán tiền lương có một số nghiệp vụ sau:

✅Hạch toán tiền lương phải trả người lao động	Nợ TK 641: Lương của bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Lương của bộ phận quản lý Nợ TK 622: Lương của bộ phận sản xuất Có TK 334: Tổng lương phải trả
✅Hạch toán trích bảo hiểm người lao động chịu	Nợ TK 334 Có TK 3383 – BHXH (8% x lương cơ bản của toàn doanh nghiệp). Có TK 3384 – BHYT (3% x lương cơ bản của toàn doanh nghiệp). Có TK 3386 – BHTN (1% x lương cơ bản của toàn doanh nghiệp).
✅Hạch toán trích bảo hiểm của doanh nghiệp chịu	Nợ TK 641: Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng. Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng. Có TK 3386: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng. Nợ TK 642: Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận quản lý. Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận quản lý. Có TK 3386: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận quản lý. Nợ TK 622: Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất. Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất. Có TK 338 6: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất.
✅Hạch toán thuế TNCN phải nộp	Nợ TK 334 Có TK 3335
✅Hạch toán trích kinh phí công đoàn (nếu có)	Nợ TK 642 Có TK 3382: 2% x Lương thực tế

Tạm kết

Trên đây là các thông tin liên quan đến quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.