Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp

Hoạt động thanh lý tài sản cố định diễn ra khá phổ biến tại các doanh nghiệp và là một trong các nội dung quan trọng kế toán tài sản cố định cần quan tâm. Kế toán cần nắm rõ các hồ sơ cần thiết, thủ tục tiến hành thanh lý và cách hạch toán thanh lý tài sản cố định.

1. Hồ sơ thanh lý tài sản cố định

Theo điểm 3.2.2, điều 35 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định, Tài sản cố định thanh lý là những tài sản như sau:

TSCĐ hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được
TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh.

Doanh nghiệp tự quyết định việc thanh lý tài sản cố định, bao gồm cả thanh lý tài sản cố định chưa khấu hao hết hay đã khấu hao hết.

Hoạt động thanh lý tài sản cố định phải có “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo mẫu quy định.

Hồ sơ thanh lý tài sản cố định cần bao gồm:

Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ.
Quyết định Thanh lý TSCĐ.
Biên bản kiểm kê tài sản cố định
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Biên bản thanh lý tài sản cố định (Biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán để theo dõi ghi sổ, 1 bản giao cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ)
Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ được thanh lý.
Hóa đơn bán TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản hủy tài sản cố định
Thanh lý hợp đồng

2. Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định

TSCĐ là công cụ lao động quan trọng bậc nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh, trực tiếp tham gia vào chu trình sản xuất tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp. Vậy khi TSCĐ bị hỏng, không thực hiện được vai trò của mình, DN sẽ tiến hành thanh lý TSCĐ đó.

2.1. Hạch toán thanh lý tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Khi hạch toán thanh lý tài sản cố định dùng cho sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi theo nguyên tắc:

Giảm hết tài khoản nguyên giá, hao mòn lũy kế của tài sản đó
Thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định được hạch toán vào tài khoản 711 – thu nhập khác
Các chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý tài sản cố định hạch toán vào tài khoản 811 – chi phí khác

*Trường hợp thanh lý tài sản cố định đã khấu hao hết, kế toán hạch toán giảm hết nguyên giá (TK 211) và hao mòn lũy kế (TK 214) của tài sản đó.

* Trường hợp thanh lý tài sản cố định chưa khấu hao hết, giá trị còn lại của tài sản được hạch toán vào tài khoản 811.

Đồng thời theo quy định tại điều 38 thông tư 200/2014/TT-BTC, Các TSCĐ chưa tính đủ khấu hao (chưa thu hồi đủ vốn) mà đã hư hỏng, cần thanh lý, thì phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý bồi thường và phần giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi, không được bồi thường phải được bù đắp bằng số thu do thanh lý của chính TSCĐ đó.
Số tiền bồi thường do lãnh đạo doanh nghiệp quyết định.
Nếu số thu thanh lý và số thu bồi thường không đủ bù đắp phần giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi, hoặc giá trị TSCĐ bị mất thì chênh lệch còn lại được coi là lỗ về thanh lý TSCĐ và kế toán vào chi phí khác. Riêng doanh nghiệp Nhà nước được xử lý theo chính sách tài chính hiện hành của Nhà nước.

Các bút toán hạch toán cụ thể khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh:

Căn cứ vào chứng từ cụ thể, kế toán phản ánh các khoản thu nhập:

Nợ TK 111, 112, 131,…: Tổng trị giá thu về khi thanh lý TSCĐ

Có TK 711: Trị giá thanh lý TSCĐ chưa có thuế GTGT

Có TK 33311: Tiền thuế giá trị gia tăng phải nộp.

Đồng thời kế toán ghi giảm nguyên giá TSCĐ hữu hình:

Nợ TK 214: Trị giá hao mòn TSCĐ hữu hình

Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình thanh lý

Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ hữu hình thanh lý.

Khi phát sinh các chi phí phát sinh cho hoạt động thanh lý tài sản cố định, kế toán ghi:

Nợ TK 811: Trị giá chi phí phát sinh cho hoạt động thanh lý TSCĐ

Có các TK 111, 112,….: Tổng trị giá thanh toán chi phí phát sinh cho hoạt động thanh lý TSCĐ.

Lưu ý: Các chi phí sửa chữa nhằm mục đích nhượng bán, thanh lý TSCĐ dễ dàng hơn, phát sinh sau khi có quyết định thanh lý TSCĐ sẽ coi là chi phí phí phát sinh cho hoạt động thanh lý và ghi nhận vào TK 811. Cần tránh nhầm lẫn với trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ còn hoạt động. Xem lại cách hạch toán sửa chữa TSCĐ tại đây.

2.2. Hạch toán thanh lý tài sản cố định dùng trong hoạt động sự nghiệp, dự án

Với các TSCĐ được hình thành từ kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án được cấp từ ngân sách nhà nước hoặc nhận viện trợ, tài trợ, đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 466 để phản ánh các khoản thu, chi liên quan khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ đó.

Khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý TSCĐ dùng trong nội bộ, dự án. Căn cứ Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán ghi giảm tài sản cố định đã thanh lý:

Nợ TK 466 (theo 200): Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý

Nợ TK 214: Trị giá đã hao mòn của TSCĐ thanh lý

Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ thanh lý.

Kế toán phản ánh số thu về thanh lý TSCĐ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…: Tổng trị giá thu về khi thanh lý TSCĐ

Có TK 466 (theo TT200): Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Có TK 3331 : Tiền thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (nếu có).

Kế toán phản ánh số chi về thanh lý TSCĐ, ghi:

Nợ TK 466 (theo 200): Tổng trị giá đã chi khi thanh lý TSCĐ

Có TK 111, 112 …: Tổng trị giá đã chi thanh lý TSCĐ.

2.3. Hạch toán thanh lý tài sản cố định dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi

Các khoản thu, chi khi thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi của người lao động sẽ được hạch toán vào tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi. Căn cứ Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán ghi giảm tài sản cố định nhượng bán, ghi:

Nợ TK 3533: Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý

Nợ TK 214: Giá trị đã hao mòn của TSCĐ thanh lý

Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐ thanh lý.

Kế toán phản ánh số thu về thanh lý TSCĐ, ghi:

Nợ TK 111, 112,…: Tổng trị giá thu về khi thanh lý TSCĐ

Có TK 3532: Quỹ phúc lợi

Có TK 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (nếu có).

Kế toán phản ánh số chi về thanh lý TSCĐ, ghi:

Nợ TK 3532: Tổng trị giá đã chi khi thanh lý TSCĐ.

Có các TK 111, 112,…: Tổng trị giá đã chi khi thanh lý TSCĐ.

3. Bài tập thanh lý tài sản cố định

Tại công ty thương mại Nhật Minh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có tình hình giảm TSCĐ trong tháng 6 như sau:

Ngày 25/06 bán thiết bị đang sử dụng ở bộ phận bán hàng có nguyên giá 24.000.000đ, đã hao mòn lũy kế 6.000.000đ, thời gian sử dụng 2 năm. Chi phí tân trang trước khi bán 500.000đ trả bằng tiền mặt. Giá bán chưa thuế 5.800.000đ, thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt.

Yêu cầu:

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.

Bài giải

Ghi giảm nguyên giá tài sản cố định:

Nợ TK 214: 6.000.000

Nợ TK 811: 18.000.000

Có TK 211: 24.000.000

Ghi nhận chi phí liên quan đến hoạt động thanh lý tài sản cố định:

Nợ TK 811: 500.000

Có TK 111: 500.000

Ghi nhận thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định:

Nợ TK 111: 6.380.000

Có TK 333: 580.000

Có TK 711: 5.800.000

4. Thủ tục tiến hành thanh lý tài sản cố định

Căn cứ vào mục 3.2.2 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tiến trình thanh lý tài sản cố định sẽ được diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Bộ phận cơ sở vật chất của doanh nghiệp sẽ lập tờ trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt danh mục tài sản cần thanh lý theo các mẫu quy định dựa trên kết quả kiểm kê tài sản, quá trình theo dõi sử dụng.

Bước 2: Quyết định thanh lý tài sản: Thủ trưởng đơn vị quyết định thanh lý tài sản cố định và thành lập hội đồng kiểm kê, đánh giá lại tài sản.

Bước 3: Thành lập Hội đồng thanh lý; kiểm kê, đánh giá tài sản của doanh nghiệp

Hội đồng thanh lý tài sản gồm:

+Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch Hội đồng;

+ Kế toán trưởng, kế toán tài sản;

+ Trưởng (hoặc phó) bộ phận cơ sở vật chất, cán bộ phụ trách tài sản;

+ Đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thanh lý;

+ Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản thanh lý;

+ Đại diện đoàn thể: Công đoàn, Thanh tra Nhân dân (nếu cần).

Bước 4: Tiến hành thanh lý: Hội đồng thanh lý tài sản trình Thủ trưởng đơn vị quyết định hình thức xử lý tài sản (bán tài sản, hủy tài sản)

Bước 5: Tổng hợp, xử lý kết quả thanh lý tài sản của đơn vị. Hội đồng thanh lý tài sản tiến hành lập Biên bản thanh lý tài sản cố định, sau đó bộ phận kế toán ghi giảm tài sản và giá trị tài sản theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Tạm kết

Nếu như trước đây việc hạch toán được thực hiện bằng việc ghi chép thủ công thì ngày nay công việc này đã được phần mềm hỗ trợ. Không chỉ hạch toán, phần mềm kế toán hỗ trợ như phần mềm kế toán online MISA AMIS được ra đời để tự động hóa đến 80% công việc mà một kế toán phải xử lý hàng ngày như: kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nhập liệu hóa đơn, sổ sách, tạo lập báo cáo, kê khai thuế… Đặc biệt, tất cả nghiệp vụ trên đều có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị máy tính có kết nối internet.

Về phía hạch toán thanh lý tài sản cố định, đây là nghiệp vụ tương đối phức tạp ngay cả với kế toán lâu năm. Sự hỗ trợ của phần mềm kế toán là điều cần thiết để giúp hạch toán diễn ra trơn tru và việc theo dõi tài sản cố định nói chung và thanh lý tài sản cố định nói riêng được thực hiện dễ dàng.

Anh/chị kế toán viên có thể đăng ký trải nghiệm bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trực tiếp tham khảo về những tính năng, phân hệ này. Hiện tại, phần mềm đang được sử dụng miễn phí 15 ngày và được triển khai tư vấn kỹ càng giúp kế toán viên dễ dàng sử dụng hơn.