Hạch toán mua hàng chi tiết theo từng trường hợp

Hạch toán mua hàng là công việc thường xuyên trong hầu hết các doanh nghiệp. Kế toán phải là người nắm vững quy trình mua hàng và những nghiệp vụ này. Hãy cùng MISA tìm hiểu rõ về cách hạch toán mua hàng nhé!

1. Hướng dẫn cách tính giá hàng hóa mua nhập kho

Đa số các doanh nghiệp hiện nay khi phát sinh nhiều nghiệp vụ mua bán hàng hóa với giá trị lớn đều áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên.

Cách tính giá hàng hóa nhập kho như sau:

Giá thực tế hàng hóa nhập kho trong kỳ

Giá mua + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được khấu trừ – Chiết khấu thương mại/ Giảm giá hàng mua/ Trả lại hàng mua

Kế toán cần nắm rõ các nghiệp vụ mua hàng

2. Tài khoản sử dụng để hạch toán mua hàng

Trong doanh nghiệp, kế toán mua hàng sẽ đảm nhiệm việc nhập mua tất cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa đầu vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Những tài khoản chính sẽ sử dụng khi hạch toán mua hàng nếu áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là:

Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ
Tài khoản 156 – Hàng hóa

Nếu doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì sử dụng thêm tài khoản 611 – mua hàng.

Hiện nay, việc theo dõi và hạch toán mua hàng đã được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán, giúp kế toán làm việc nhanh hơn, chính xác hơn. Chẳng hạn như phần mềm kế toán MISA AMIS, có thể tự động lập chứng từ mua hàng, định khoản chính xác khi nhận hóa đơn, quản lý chi tiết các đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng.

Phần mềm kế toán giúp công việc hạch toán mua hàng trở nên thuận tiện

3. Hạch toán mua hàng và các nghiệp vụ cơ bản

Như vậy chúng ta đã hiểu rõ về quy trình mua hàng cũng như các tài khoản chính sẽ sử dụng để hạch toán. Dưới đây là các nghiệp vụ kế toán mua hàng định khoản theo phương pháp kê khai thường xuyên:

3.1. Mua hàng hóa trong nước nhập kho

Hàng hóa mua ngoài nhập kho doanh nghiệp, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan:

a) Hàng hóa và hóa đơn cùng về:

– Mua hàng nhập kho

Nợ TK 156, 152, 153 – (chi tiết hàng hóa mua vào và hàng hóa sử dụng như hàng thay thế đề phòng hư hỏng)

Nợ TK 1534 – Thiết bị, phụ tùng thay thế nếu có (giá trị hợp lý)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào)

Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì trị giá hàng hóa mua vào bao gồm cả thuế GTGT.

Lưu ý: Nếu nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải tính nộp thêm các thuế gián thu như thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,… thì hạch toán thêm các loại thuế này vào giá trị hàng mua.

Nợ TK 156, 152, 153 (tổng giá trị hàng mua)

Nợ TK 1331

Có TK 112, 331,…

Có TK 3333, 3332,…

b) Hóa đơn về trước hàng về sau

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,…

Sang kỳ kế toán sau, khi hàng mua đang đi đường về nhập kho, ghi:

Nợ TK 156, 152, 153

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

c) Hàng về trước, hóa đơn về sau

Trên lý thuyết, khi hàng về chưa có hóa đơn, các bạn sẽ thực hiện như sau:

– Khi hàng về, kế toán sẽ ghi giá trị hàng nhập kho theo giá ước tính

Nợ TK 156, 153, 152…: Giá ước tính

Có TK 331: Giá ước tính

– Khi nhận được hóa đơn: Ghi bút toán đỏ để xóa bút toán đã ghi rồi ghi lại bằng bút toán bình thường

Tuy nhiên, thực tế, khi hàng về trước, hóa đơn về sau, các bạn có thể gọi điện cho nhà cung cấp để hỏi giá hàng nhập, làm cơ sở tính giá cho hàng nhập kho. Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm lấy được hóa đơn.

Sau đó các bạn hạch toán nhập kho theo số lượng thực nhập:

Nợ TK 152, 153, 156…

Có TK 331

Khi nhận được hóa đơn, các bạn hạch toán bổ sung phần thuế GTGT:

Nợ TK 133

Có TK 331

3.2. Mua hàng trong nước không qua kho

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), kế toán sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 621, 623, 627, 641… (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… (Tổng giá thanh toán)

Khi mua hàng và chuyển thẳng cho người bán (DN thương mại) mà không qua nhập kho, định khoản:

Nợ TK 157 – Hàng gửi bán

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ nếu có

Có TK 111, 112, 331,…

3.3. Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

Khi mua hàng có phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa… Căn cứ vào các hóa đơn chi phí mua hàng liên quan, kế toán mua hàng sẽ phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng đã mua theo tiêu thức Số lượng hoặc Giá trị của hàng hóa.

– Mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ

Nợ TK 152, 153, 156, 641, 642…

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…

– Khi phát sinh chi phí mua hàng

Nợ TK 152, 156, 641, 642… Chi phí mua hàng

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán

3.4. Mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) sau khi mua hàng => kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của hàng hóa để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số hàng còn tồn kho, số đã xuất bán trong kỳ:

Nợ các TK 111, 112, 331,….

Có TK 156, 152, 153 – nếu hàng còn tồn kho

Có TK 632 – giá vốn hàng bán (nếu đã tiêu thụ trong kỳ)

Có TK 641, 642, 627, 154 (nếu hàng đã được đưa vào sử dụng hoặc hạch toán chi phí)

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).

3.5. Trả lại hàng mua

Giá trị của hàng hóa mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán, kế toán ghi:

Nợ các TK 111, 112,… (Nếu đã thanh toán và được người bán trả lại tiền)

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu chưa thanh toán)

Có TK 156, 152, 153 – Hàng hóa

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).

3.6. Mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp

Kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 156, 152, 153… – Hàng hóa (theo giá mua trả tiền ngay)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước [phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ thuế GTGT (nếu được khấu trừ)]

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Định kỳ, tính vào chi phí tài chính số lãi mua hàng trả chậm, trả góp phải trả, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4. Bài tập hạch toán mua hàng có lời giải – kế toán thương mại

Để hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ kế toán mua hàng, hãy tìm hiểu ví dụ sau đây:

Tại doanh nghiệp thương mại ABC kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong tháng 3/N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau (đơn vị 1000đ):

Ngày 1/3 mua một lô hàng nhập kho:

Giá mua chưa thuế: 800.000
Thuế GTGT 10%

Tiền hàng chưa thanh toán, hàng mua về nhập kho đủ số lượng, chi phí vận chuyển đã thanh toán bằng tiền mặt là 15.000, VAT 10%.

Ngày 3/3 nhận được hàng mua đang đi đường kỳ trước. Theo hóa đơn GTGT trị giá chưa thuế 280.000, thuế GTGT 10%.
Ngày 4/3 trả lại lô hàng chưa thanh toán tháng trước do không đảm bảo quy cách, chất lượng như hợp đồng. Giá mua nhập kho là 100.000, VAT 10%

Định khoản các nghiệp vụ:

Ngày 1/3

Hàng hóa nhập kho:

Nợ TK 1561: 800.000

Nợ TK 1331: 80.000

Có TK 331: 880.000

Chi phí vận chuyển:

Nợ TK 1562: 15.000

Nợ TK 1331: 1.500

Có TK 111: 16.500

Ngày 3/3: Hàng mua đi đường nhập kho

Nợ TK 1561: 280.000

Có TK 151: 280.000

Ngày 4/3: Trả lại hàng mua

Nợ TK 331: 110.000

Có TK 1561: 100.000

Có TK 133: 10.000

Để hạch toán mua hàng hiệu quả, kế toán cần nắm chắc các nghiệp vụ cũng như có những công cụ hỗ trợ để thực hiện chính xác nhất. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đã áp dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ nghiệp vụ này. Trong đó, phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp kế toán thế hệ mới với nhiều tính năng thông minh hơn như: