Kế toán chi phí là gì? Mô tả công việc và nghiệp vụ kế toán chi phí

Kế toán chi phí là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Kế toán chi phí cung cấp thông tin hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hoạt động, quản lý, tính giá thành và kiểm soát chiến lược doanh nghiệp.

Hình 1: Kế toán chi phí là bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp.

Bài viết chia sẻ cho bạn đọc những kiến thức cơ bản, tổng quan về kế toán chi phí như khái niệm, chức năng, công việc của kế toán chi phí, trình bày các khoản mục chi phí trong doanh nghiệp đồng thời đưa ra kinh nghiệm cho người làm kế toán trong quản lý chi phí và các chứng từ liên quan đến chi phí trong doanh nghiệp.

1. Kế toán chi phí là gì?

Kế toán chi phí là một bộ phận của kế toán; thực hiện việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính nhằm mục đích:

Phục vụ cho việc đề ra các chiến lược tổng quát, lập dự toán liên quan đến chi phí của doanh nghiệp;
Cung cấp thông tin liên quan đến các giai đoạn phân bổ nguồn lực kinh tế cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tính giá thành, định giá sản phẩm…để phân tích, đánh giá, kiểm tra về giá vốn, khả năng sinh lời của sản phẩm…;
Phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán chi phí và kiểm soát chi phí các hoạt động trong doanh nghiệp;
Đo lường kết quả và đánh giá thành quả quản lý;
Đảm bảo tuân thủ các quy định, chế độ, nguyên tắc, phương pháp kế toán liên quan đến kế toán chi phí.

2. Công việc của kế toán chi phí trong doanh nghiệp

Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp, bảo đảm đúng nội dung chi phí theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đối với từng khoản mục chi phí;
Mở sổ theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí;
Riêng đối với kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần:

+ Lựa chọn, xác định đúng đắn phương pháp tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng kế toán chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành; lựa chọn áp dụng phương pháp tính giá thành phù hợp.

+ Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí như chi phí vật tư, chi phí nhân công…, kịp thời phát hiện các khoản chênh lệch so với định mức, các khoản thiệt hại, hư hỏng từ đó đề xuất các biện pháp ngăn chặn kịp thời.

Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu thông tin về chi phí và giá thành sản phẩm với các bộ phận kế toán có liên quan;
Lập báo cáo về chi phí, giá thành sản phẩm;
Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị nắm bắt được tình hình và đưa ra những quyết định phù hợp.

– Các công việc khác theo yêu cầu của nhà quản lý…

Kế toán doanh nghiệp hiện nay phải thực hiện nhiều nghiệp vụ để duy trì ghi nhận thông tin kế toán giúp đảm bảo quản lý tài chính doanh nghiệp. Hiện nay có một số phần mềm, tiêu biểu là phần mềm kế toán online MISA AMIS sở hữu các tính năng, tiện ích hỗ trợ hầu hết các công việc kế toán để kế toán “nhẹ gánh” hơn trong công việc hàng ngày.

3. Một số lưu ý để quản lý chi phí và các chứng từ liên quan đến chi phí trong doanh nghiệp

Để quản lý, kiểm soát tốt chi phí cần xây dựng và tổ chức kiểm soát tình hình thực hiện định mức và dự toán chi phí cho doanh nghiệp;
Việc kiểm soát chi phí cần được thực hiện trước, trong và sau khi phát sinh chi phí trên cơ sở đối chiếu giữa thực tế với định mức hoặc dự toán;
Cần có các quy định cụ thể về thủ tục xét duyệt các khoản chi phí và thường xuyên kiểm tra, đảm bảo thủ tục xét duyệt chấp hành đúng theo quy định, tránh tình trạng hình thức hóa các thủ tục.
Tùy vào đặc điểm khoản mục chi phí cũng như yêu cầu quản lý mà tổ chức kiểm soát chi phí cho phù hợp, kiểm soát theo địa điểm phát sinh chi phí hay theo đối tượng chịu chi phí…
Trong quá trình hạch toán chi phí, cần phân loại sẵn chi phí nào hợp lý, chi phí nào không hợp lý để khi làm quyết toán chỉ cần thực hiện một bước loại những chi phí không hợp lý ra.
Khi chuyển khoản thanh toán các khoản chi phí có hóa đơn trên 20 triệu nên photo thêm Ủy nhiệm chi bấm chung với hóa đơn.
Hóa đơn đầu vào nên được sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai giá trị gia tăng và đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, tùy vào số lượng hóa đơn trong doanh nghiệp nhiều hay ít.

4. Một số khoản mục kế toán chi phí và những điểm cần lưu ý khi thực hiện

4.1. Các khoản mục kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Hình 2: Khoản mục kế toán chi phí sản xuất

Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên vật liệu (Nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, năng lượng…) sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ.

Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp trong kỳ kế toán, được xác định căn cứ vào số vật liệu thực tế đưa vào sử dụng trừ (-) số còn lại cuối kỳ (nhập lại kho hoặc để tại phân xưởng) và trừ (-) số vượt trên mức bình thường (số vật liệu phát sinh thêm do sử dụng lãng phí hoặc sản phẩm hỏng vượt định mức).

Lưu ý: Nguyên liệu, vật liệu phát sinh trên mức bình thường không được tính vào giá gốc hàng tồn kho mà tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Tài khoản sử dụng: TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

– Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ hạch toán.

– Kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu thực tế sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ vào TK 154 hoặc TK 631 và chi tiết cho các đối tượng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.

– Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường vào TK 632.

– Trị giá nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng không hết được nhập lại kho.

TK 621 không có số dư cuối kỳ. TK này được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất nhằm phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm.

Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ thuộc danh sách quản lý của doanh nghiệp và cho lao động thuê ngoài theo từng công việc như : Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.

Chi phí nhân công trực tiếp được hạch toán trực tiếp theo từng đối tượng chịu chi phí (Sản phẩm, nhóm sản phẩm, công trình…) căn cứ trên các chứng từ ban đầu.

Lưu ý: Chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường do sử dụng lao động lãng phí hay làm ra sản phẩm hỏng vượt định mức sẽ không được tính vào giá gốc hàng tồn kho mà tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nghĩa là không được tính vào giá thành sản phẩm, dịch vụ.

Tài khoản sử dụng: Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

– Chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ bao gồm: Tiền lương, tiền công lao động và các khoản trích trên tiền lương, tiền công theo quy định phát sinh trong kỳ.

– Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào TK 154 hoặc TK 631 để tính giá thành

– Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường về TK 632.

TK 622 cuối kỳ không có số dư, mở chi tiết theo từng đối tượng chịu chi phí.

Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những chi phí có liên quan đến việc tổ chức, quản lý và phục vụ sản xuất ở các phân xưởng, tổ, đội, bộ phận sản xuất, như : Tiền lương và phụ cấp của công nhân viên và cán bộ quản lý, các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công nhân phục vụ và nhân viên quản lý tại phân xưởng, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định… có liên quan trực tiếp đến hoạt động ở các phân xưởng, tổ, đội, bộ phận sản xuất.

Chi phí sản xuất chung phải được hạch toán chi tiết theo 2 loại: Chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi để phục vụ cho việc phân bổ chi phí sản xuất chung vào giá thành sản phẩm.

Lưu ý:

Chi phí sản xuất chung cố định chỉ được tính vào giá thành theo mức bình thường (tính trên cơ sở công suất bình thường của máy móc, thiết bị), phần chi phí sản xuất chung cố định vượt mức bình thường do hoạt động dưới mức công suất bình thường sẽ không được tính vào giá gốc hàng tồn kho mà tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Chi phí sản xuất chung biến đổi được tính vào giá thành theo chi phí thực tế phát sinh.

Tài khoản sử dụng: TK 627 – Chi phí sản xuất chung

TK 627 – Chi phí sản xuất chung

– Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ.

– Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung.

– Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ do mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường.

– Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào TK 154 hoặc TK 631 để tính giá thành.

TK 627 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng phân xưởng, đồng thời được theo dõi chi tiết nội dung của các khoản chi phí khác nhau bằng các tài khoản cấp 2:

TK 6271 : Chi phí nhân viên phân xưởng
TK 6272 : Chi phí nguyên, vật liệu
TK 6273 : Chi phí dụng cụ sản xuất
TK 6274 : Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6277 : Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6278 : Chi phí bằng tiền khác

Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Tất cả các chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp; chi phí sản xuất chung cuối kỳ được tổng hợp, phân bổ và kết chuyển sang tài khoản 154 (đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc kết chuyển sang tài khoản 631 (đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ) để tính giá thành sản phẩm.

Tài khoản sử dụng: TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

TK 631 – Giá thành sản xuất

Ví dụ: Một doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong kỳ có tài liệu về tình hình sản xuất sản phẩm A như sau:

Số dư đầu tháng TK 154A: 6.000.000 đ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ:

Xuất kho nguyên vật liệu chính trị giá 100.000.000 đ và vật liệu phụ trị giá 12.000.000 đ để trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Xuất công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần dùng vào sản xuất trị giá 2.000.000 đ.
Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất là 20.000.000 đ, nhân viên quản lý phân xưởng 8.000.000 đ.
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
Trích khấu hao TSCĐ dùng ở phân xưởng sản xuất 4.000.000 đ.
Điện mua ngoài phải trả sử dụng ở bộ phận sản xuất theo tổng giá thanh toán (bao gồm 10% thuế GTGT) là 2.200.000 đ.
Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất nhập kho trị giá 2.000.000 đ.
Hoàn thành nhập kho 2.000 sản phẩm A, biết chi phí sản xuất dở dang cuối tháng là 8.580.000 đ.

Yêu cầu: Tính toán, định khoản tình hình trên.

Đáp án:

Nợ TK 621 112.000.000 đ

Có TK 152C 100.000.000 đ

Có TK 152P 12.000.000 đ

Nợ TK 627 2.000.000 đ

Có TK 153 2.000.000 đ

Nợ TK 622 20.000.000 đ

Nợ TK 627 8.000.000 đ

Có TK 334 28.000.000 đ

Nợ TK 622 4.400.000 đ (20.000.000 đ x 22%)

Nợ TK 627 1.760.000 đ (8.000.000 đ x 22%)

Nợ TK 334 2.940.000 đ (28.000.000 đ x 10,5%)

Có TK 338 9.100.000 đ

(Lưu ý: Do ảnh hưởng của đại dịch Covid – 19, theo Nghị quyết 116/NQ-CP ngày 24/09/2021 của Chính phủ cho phép người sử dụng lao động được giảm mức đóng quỹ bảo hiểm thất nghiệp từ 1% xuống 0% quỹ tiền lương tháng của những người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp).

Nợ TK 627 4.000.000 đ

Có TK 214 4.000.000 đ

Nợ TK 627 2.000.000 đ

Nợ TK 133 200.000 đ

Có TK 331 2.200.000 đ

Nợ TK 152PL 2.000.000 đ

Có TK 154A 2.000.000 đ

Tính giá thành sản xuất sản phẩm

Kết chuyển chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ:

Nợ TK 154A 154.160.000 đ

Có TK 621 112.000.000 đ

Có TK 622 24.400.000 đ

Có TK 627 17.760.000 đ

Tổng giá thành sản xuất sản phẩm:

6.000.000 đ + 154.160.000 đ – 8.580.000 đ – 2.000.000 đ = 149.580.000 đ

Giá thành đơn vị sản phẩm: 149.580.000 đ/2.000 sản phẩm = 74.790 đ/sản phẩm

Nhập kho thành phẩm, kế toán ghi:

Nợ TK 155A 149.580.000 đ

Có TK 154A 149.580.000 đ

3.2. Các khoản mục kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là các chi phí phát sinh trong quá trình bán các loại sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hàng sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, …

Tài khoản sử dụng: TK 641 – Chi phí bán hàng

TK 641 – Chi phí bán hàng

– Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.	– Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;– Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ

TK 641 cuối kỳ không có số dư và được theo dõi chi tiết theo từng nội dung bằng các tài khoản cấp 2:

TK 6411 : Chi phí nhân viên
TK 6412 : Chi phí nguyên vật liệu, bao bì
TK 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415 : Chi phí bảo hành
TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác

3.3. Các khoản mục kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí về quản lý chung của một doanh nghiệp.

Tài khoản sử dụng: TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

– Các chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ ;	– Các khoản được ghi giảm chi phí QLDN; – Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết) ;
– Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết);
	– Kết chuyển chi phí QLDN vào TK 911 ˮ Xác định kết quả kinh doanhˮ

TK 642 cuối kỳ không có số dư và được theo dõi chi tiết theo từng nội dung bằng các tài khoản cấp 2:

TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý
TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí
TK 6426 : Chi phí dự phòng
TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác

MISA AMIS hy vọng qua bài viết, các bạn đã nắm được những vấn đề cơ bản liên quan đến kế toán chi phí, từ đó có cái nhìn tổng quát về chi phí của doanh nghiệp.

Chỉ tiêu chi phí là chỉ tiêu đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện theo dõi thường xuyên, liên tục. Thêm vào đó, chủ doanh nghiệp cũng nên tiến hành theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh… Bởi lẽ, điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn chính xác và kịp thời để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời.

Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm công nghệ ví dụ như phần mềm kế toán online MISA AMIS. AMIS Kế toán – giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới có nhiều tính năng nổi bật, nhất là các tính năng về chi phí như:

Chi phí: Theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh
Chỉ tiêu tài chính: Xem tổng quan tình hình sức khỏe của doanh nghiệp như khả năng hoạt động, khả năng sinh lời…
Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.