Hàng tồn kho là gì? Phân loại và quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường hoặc đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang. Vậy hàng tồn kho bao gồm những gì? Làm sao để quản lý hàng tồn kho hiệu quả? MISA AMIS mời bạn theo dõi bài viết sau.

1. Hàng tồn kho là gì?

Lâu nay khi nói đến “hàng tồn kho” nhiều người thường nghĩ ngay đến những lô hàng bị “tồn đọng” trong xưởng do “ế”, không bán được. Tuy nhiên, cách hiểu này hoàn toàn không chính xác.

Dưới góc độ kế toán, hàng tồn kho là thuật ngữ để chỉ những sản phẩm doanh nghiệp dự trữ trong kho phục vụ cho việc sản xuất hoặc đang chờ bán.

Theo chuẩn mực kế toán VAS 02 quy định, hàng tồn kho là những tài sản đáp ứng đủ 3 tiêu chí sau:

• Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
• Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
• Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
  

  

Hàng tồn kho đôi khi mang những ý nghĩa tiêu cực là bởi lẽ, nếu hàng hóa, nguyên vật liệu bị tồn kho quá lâu chứng tỏ hoạt động sản xuất, kinh doanh đang gặp vấn đề, hàng hóa không lưu thông được hay không bán được. Đồng thời, để hàng tồn kho lâu có thể dẫn đến việc giảm chất lượng (đặc biệt là với các ngành như thực phẩm, chế biến); và làm tăng chi phí lưu kho.

Vì vậy, quản lý hàng tồn kho luôn là công tác quan trọng luôn được các doanh nghiệp quan tâm. Hiện nay, các doanh nghiệp còn theo dõi hàng tồn kho bằng các phần mềm kế toán có tích hợp tính năng này để dễ dàng cập nhật và đồng bộ thông tin kế toán.

2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Hàng tồn kho bao gồm:

• Hàng hóa mua về để bán: bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
• Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
• Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
• Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
• Chi phí dịch vụ dở dang.

Ví dụ:

Đối với doanh nghiệp sản xuất đường thì hàng tồn kho của doanh nghiệp này là:

• Nguyên vật liệu để làm nên đường: Mía
• Những công cụ dụng cụ (có giá nhỏ hơn 30 triệu) tham gia vào quá trình sản xuất đường
• Thành phẩm (là sản phẩm đường được tạo ra từ mía): Đường tinh luyện
• Thành phẩm dở dang (tức là những sản phẩm chưa hoàn thành, hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang): mật mía, nước đường…

3. Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02, hàng tồn kho được tính theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Trong đó:

• Chi phí mua: bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho
• Chi phí chế biến: bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.

• Chi phí liên quan trực tiếp khác: bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho

• Chi phí cung cấp dịch vụ: bao gồm chi phí nhân viên và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ, như chi phí giám sát và các chi phí chung có liên quan.

Việc tính và ghi nhận giá trị hàng tồn kho sẽ do kế toán kho thực hiện.

4. Các phương pháp tính giá xuất kho

Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau:

4.1 Phương pháp tính theo giá đích danh

• Đối tượng áp dụng: các doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được hoặc doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn và giá thường xuyên thay đổi.
• Cách tính: giá của lô hàng nào sẽ được tính dựa trên giá nhập của lô hàng đó. Như vậy, chi phí thực tế sẽ phù hợp với doanh thu thực tế.
• Ưu điểm: Đây là phương pháp tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra: Giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
• Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, khuyến nghị chỉ nên sử dụng cho những doanh nghiệp nằm trong đối tượng áp dụng kể trên. Với những doanh nghiệp có hàng tồn kho đa dạng về chủng loại, và biến động xuất nhập kho liên tục thì phương pháp này gây nhiều khó khăn cho công tác kế toán hàng tồn kho, chậm trễ trong việc ra quyết định, vì vậy thông thường những doanh nghiệp này sẽ không chọn phương pháp tính giá đích danh.

4.2 Phương pháp bình quân gia quyền

Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (giá bình quân cả kỳ dự trữ)

• Đối tượng áp dụng: các đơn vị có nhiều chủng loại mặt hàng, giá cả ít biến động hoặc những đơn vị mà không cần biết ngay giá trị khi xuất kho.
• Cách tính:

Đơn giá xuất kho trong kỳ bình quân của 1 sản phẩm	=	(Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ+Giá trị hàng tồn kho nhập trong kỳ)
		(Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ+Số lượng hàng tồn kho nhập trong kỳ)

 

Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm, tức thời)

• Đối tượng áp dụng: Những đơn vị có ít chủng loại hàng tồn kho, biến động nhập xuất hàng ít.
• Cách tính:

Đơn giá xuất kho lần thứ n	=	(Giá trị hàng tồn kho trước lần xuất thứ n)
		Số lượng vật tư hàng hóa còn tồn trước lần xuất thứ n

4.3 Phương pháp nhập trước, xuất trước

• Đối tượng áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, những đơn vị có quản lý hạn sử dụng nên xuất trước những hàng nhập trước như các đơn vị kinh doanh về dược phẩm, hóa mỹ phẩm, thực phẩm.
• Cách tính: giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

5. Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

5.1 Liên tục kiểm kê hàng hóa trong nhà kho

Hàng tồn kho gắn liền với quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nên thường biến động liên tục. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì bắt buộc phải thực hiện thường xuyên công việc kiểm kê hàng hóa, cập nhật hiện trạng và ghi chép lại những bất thường để kịp thời xử lý.

Khi kiểm kê bạn cần chú ý đến các số liệu về số lượng hàng hóa trong kho hiện tại, bao nhiêu mặt hàng bị hư hỏng, hết hạn, bao nhiêu mặt hàng thất thoát… Sau đó đối chiếu lại với số liệu trên sổ sách để rà soát sai lệch nếu có. Những số liệu thực tế là căn cứ để nhà quản lý xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết, tránh gây tổn thất nặng về sau.

5.2 Sử dụng mã vạch để quản lý tồn kho dễ dàng

Mã vạch là công cụ giúp phân loại và sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học, hiệu quả đang được hầu khắp các doanh nghiệp sử dụng trong quá trình quản lý xuất – nhập hàng trong kho. Mã vạch được dùng để đặt tên cho từng nhóm hàng hóa sao cho dễ gọi tên và quản lý.

Khi cần tìm kiếm mặt hàng nào thì kế toán chỉ cần thực hiện thao tác quét mã, hệ thống sẽ cho bạn biết vị trí kệ để hàng, số lượng, tình trạng của từng mặt hàng và các trường thông tin đã được thiết lập từ trước để tiện cho việc tra cứu. Như vậy với việc sử dụng mã vạch, kế toán sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cho quản lý kho.

5.3 Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả

Do tính chất quan trọng của hoạt động quản lý kho, rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm làm giải pháp hỗ trợ kế toán quản lý kho một cách chính xác, hiệu quả.

Theo đó, có thể sử dụng thêm phần mềm quản lý kho, với nhiều tính năng hữu hiệu như kiểm soát về giá trị, số lượng, hàng hóa tồn kho, theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư, lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết.

Phần mềm kế toán MISA AMIS online đáp ứng đầy đủ các tính năng kể trên. Ngoài ra, phần mềm còn phù hợp với đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực:

– Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp: Bình quân cuối kì, Bình quân tức thời… và tính giá xuất cho từng hàng hóa, hay tất cả hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hay không theo kho, tính giá theo từng kỳ…

– Cho phép nhập kho, xuất kho; quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung…

– Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ Phiếu Nhập-Xuất kho, các sổ kho, thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn theo từng VTHH, từng kho, theo mã quy cách, số lô, hạn dùng,… và cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị
– Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính: tự động quy đổi từ đơn vị chuyển đổi về đơn vị chính để quản lý tồn kho theo từng đơn vị tính và thiết lập số tồn tối thiểu của từng mặt hàng để đơn vị có kế hoạch mua thêm hàng khi đã gần đến số tồn tối thiểu.

Để cùng kiểm chứng những tính năng ưu việt mà công nghệ phần mềm đem lại cho công tác kế toán nói chung và quản lý kho nói riêng, MISA AMIS mời anh chị tham gia trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí 15 ngày tại đây: