Chứng thư số cá nhân là gì? Tìm hiểu tổng quan về chứng thư số cá nhân

Chứng thư số là một khái niệm quen thuộc đối với doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức đang thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử, ký số điện tử. Trong đó, khái niệm chứng thư số cá nhân là gì và các nghiệp vụ liên quan đến đăng ký, tra cứu chứng thư số cá nhân đã nhận được rất nhiều sự quan tâm trong thời gian gần đây. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu chi tiết hơn các thông tin liên quan đến chứng thư số cá nhân qua bài viết dưới đây nhé.

1. Chứng thư số cá nhân là gì?

Chứng thư số là một loại chứng thư điện tử do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, với mục đích cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của cá nhân/ tổ chức, từ đó xác nhận cá nhân/ tổ chức là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng. Nói một cách khác, chứng thư số đóng vai trò như một chiếc chứng minh thư hoặc hộ chiếu để xác nhận danh tính của cá nhân/ tổ chức thực hiện ký số trên môi trường điện tử.

Chứng thư số cá nhân là gì?

Trong đó, chứng thư số cá nhân là chứng thư số được cấp cho các cá nhân độc lập, dùng để xác thực danh tính của cá nhân ký số và có giá trị pháp lý tương đương như chứng minh thư/căn cước công dân của mỗi người khi thực hiện các giao dịch cá nhân trên môi trường điện tử.

Chữ ký số cá nhân được tạo bởi chứng thư số cá nhân có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của người ký.

Và để tạo được chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số.

2. Đối tượng sử dụng chứng thư số cá nhân

Có 2 loại đối tượng sử dụng chứng thư số cá nhân đó là:

Các cá nhân độc lập, không thuộc Tổ chức, doanh nghiệp
Các cá nhân mang chức danh nội bộ trong tổ chức doanh nghiệp như Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng phòng,…

3. Sử dụng chứng thư số cá nhân trong các trường hợp nào?

Chứng thư số cá nhân được sử dụng trong các trường hợp:

Người dùng chứng thư số cá nhân để đăng ký tạo chữ ký cá nhân, nhằm thực hiện các nghiệp vụ như:

– Xác thực và ký số các văn bản, tài liệu điện tử: Hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn…

– Kê khai, quyết toán Thuế thu nhập cá nhân

– Tham gia các giao dịch trên môi trường internet: Giao dịch ngân hàng, tín dụng, Internet Banking, ký email, mua bán trực tuyến, giao dịch chứng khoán điện tử,…

Người dùng chứng thư số này để thực hiện các nghiệp vụ, giao dịch trong nội bộ doanh nghiệp hoặc đại diện doanh nghiệp thực hiện giao dịch với đơn vị ủy quyền: Ký xác nhận hợp đồng, văn bản điện tử; đăng nhập hệ thống bảo mật nội bộ, ký email nội bộ…
Người dùng chứng thư số này để thực hiện các giao dịch được doanh nghiệp/tổ chức ủy quyền: Ký kết hợp đồng, văn bản điện tử, thanh toán thương mại điện tử, giao dịch mua bán trực tuyến,…

4. Nội dung của chứng thư số cá nhân

Chứng thư số cá nhân bao gồm các nội dung sau:

– Tên thuê bao – là cá nhân sở hữu chứng thư số

– Số hiệu chứng thư số cá nhân (số seri)

– Khóa công khai (Public key) của thuê bao

– Chữ ký số của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

– Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

– Một số thông tin khác về phạm vi sử dụng, trách nhiệm pháp lý, thuật toán mật mã của chứng thư số và các quy định khác theo quy định của Bộ Thông Tin & Truyền Thông.

5. Đơn vị nào cấp chứng thư số cá nhân?

Dưới đây là các tổ chức/đơn vị có thẩm quyền cấp chứng thư số:

– Tổ chức cung cấp dịch vụ cấp chứng thực chữ ký số – quốc gia

– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số – công cộng

– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số – chuyên dùng Chính phủ

– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số – chuyên dùng của cơ quan tổ chức.

6. Quy trình cấp chứng thư số cá nhân

Để thực hiện đăng ký chứng thư số, các cá nhân cần phải chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục và thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp chứng thư số

Chủ thuê bao cần chuẩn bị chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của mình (hoặc chuẩn bị bản sao từ sổ gốc có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu) để gửi cho đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Bên cạnh đó, nếu cá nhân có nhu cầu đăng ký chữ ký số thì cần nộp đơn cấp chứng thư số theo mẫu của đơn vị cung cấp dịch vụ để được xác thực hồ sơ.

Bước 2: Xác thực thông tin hồ sơ đăng ký chứng thư số cá nhân

Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số sẽ tiếp nhận hồ sơ, nhận dạng và xác thực các thông tin trong hồ sơ yêu cầu đăng ký và tiến hành yêu cầu chỉnh sửa thông tin trong hồ sơ nếu có sai sót.

Bước 3: Đơn vị cung cấp phát hành chứng thư số

Khi hồ sơ yêu cầu cấp chứng thư số cá nhân được đơn vị cung cấp chấp nhận, lúc này chứng thư số sẽ được tạo và phát hành dựa theo các thông tin trong hồ sơ. Đơn vị cung cấp sẽ thông báo cho thuê bao về việc đã tạo xong chứng thư số và cho phép thuê bao truy xuất chứng thư số ngay khi chứng thư số có hiệu lực.

Thuê bao khi nhận được hợp đồng từ đơn vị cung cấp chứng thư số, cần xác nhận nội dung chứng thư số là gì? Tên chủ thuê bao và thời hạn chứng thư số có đúng với hợp đồng hay không?

Bước 4: Công bố và thông báo chứng thư số cho thuê bao

Đơn vị cung cấp sẽ công bố chứng thư số đã cấp cho thuê bao trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số của mình sau khi có xác nhận của thuê bao về tính chính xác của thông tin trên chứng thư số đó.

Thông tin về chứng thư số đã cấp cho thuê bao được lưu trữ và công khai trên hệ thống trực tuyến về chứng thư số của đơn vị cung cấp, sau đó sẽ được thông báo tới các tổ chức/ cá nhân khác có thẩm quyền liên quan.

Sau khi hoàn tất thủ tục và quy trình đăng ký cấp chứng thư số cá nhân, thuê bao có thể thực hiện các nghiệp vụ về khai thuế TNCN với cơ quan thuế hay thực hiện các giao dịch điện tử khác yêu cầu có chữ ký số và chứng thư số cá nhân.

MISA eSign hy vọng bài viết trên đây có thể giúp cá nhân/doanh nghiệp nắm được một số thông tin cần thiết về chứng thư số cá nhân để đáp ứng các nhu cầu trong công việc một cách tốt nhất.

Hiện nay MISA eSign là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ chữ ký số, chứng thư số, chữ ký số từ xa được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động. Doanh nghiệp có nhu cầu quan tâm xin vui lòng liên hệ hotline 0983 862 094 hoặc đăng ký nhận tư vấn tại đây: