Hóa đơn là gì? Những loại hóa đơn sử dụng trong hoạt động kinh doanh

Hóa đơn (invoice) là chứng từ kế toán do người bán hàng lập ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn do bên bán phát hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về hóa đơn.

Để tìm hiểu về các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bạn cần hiểu hóa đơn là gì, có bao nhiêu loại hóa đơn, các nội dung bắt buộc của hóa đơn là gì? Trong khuôn khổ bài viết này, MISA AMIS xin giới thiệu với các bạn những vấn đề quan trọng cần biết về hóa đơn. Những loại hóa đơn sử dụng trong hoạt động kinh doanh

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán hàng lập ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó thể hiện hàng hóa, dịch vụ được bán ra và doanh thu nhận được. Như vậy, hoá đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa người mua và người bán, có giá trị làm bằng chứng chứng nhận cho việc chuyển nhượng hàng hoá giữa hai bên.

Có bao nhiêu loại hóa đơn?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng: Là hóa đơn dùng cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động thể hiện ở hình dưới đây:

Hình 1: Các hoạt động dùng hóa đơn giá trị gia tăng

2. Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:

– Tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp như các hộ kinh doanh cá thể, cửa hàng đại lý bán lẻ, cửa hàng bán lẻ trực tiếp…bán hàng trong nội địa.

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Hóa đơn khác gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

4. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Ví dụ phí dịch vụ ngân hàng được gọi giấy báo nợ phí dịch vụ như phí dịch vụ mở LC, dịch vụ phí internet banking, dịch vụ phí tài khoản…

Các nội dung cần có của hóa đơn:

Nguyên tắc: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC và khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC) khi lập hóa đơn thì phải có những nội dung bắt buộc sau:

1. Tên loại hóa đơn

– Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ, PHIẾU XUẤT KHO HÀNG GỬI BÁN ĐẠI LÝ, TEM, VÉ, THẺ.

– Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH)…

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.  Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

Ví dụ: AA/19P; AB/20T; AA/21E. Trong đó: P: là hóa đơn đặt in; T: là hóa đơn tự in; E: là hóa đơn điện tử.

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu). Ký hiệu và mẫu hóa đơn có 11 ký tự như sau:

+ 02 ký tự đầu: thể hiện loại hóa đơn.

+ Tối đa 4 ký tự tiếp theo: thể hiện tên hóa đơn.

+ 01 ký tự tiếp theo: thể hiện số liên hóa đơn.

+ Ký tự tiếp theo là “/”: để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

+ 03 ký tự cuối: là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Ví dụ: Ký hiệu: 01GTKT3/001 được hiểu là: 01 là loại hóa đơn giá trị gia tăng; GTKT: là Hóa đơn giá trị gia tăng khấu trừ; 3 là hóa đơn này có 3 liên; 001: đây là mẫu thứ nhất của hóa đơn GTGT có 3 liên.

01GTKT3/002 được hiểu là: 01 là loại hóa đơn giá trị gia tăng; GTKT: là Hóa đơn giá trị gia tăng khấu trừ; 3 là hóa đơn này có 3 liên; 002: đây là mẫu thứ hai của hóa đơn GTGT có 3 liên.

02GTTT3/001 được hiểu là: 02 là loại hóa đơn bán hàng; GTTT: là Hóa đơn bán hàng trực tiếp; 3 là hóa đơn này có 3 liên; 001: đây là mẫu thứ nhất của hóa đơn GTTT có 3 liên.

3. Tên liên hóa đơn:

– Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 02 liên trở lên và tối đa không quá 09 liên, trong đó:

+ Liên 1: để lưu

+ Liên 2: giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế…

Liên 3 có thể dùng để hạch toán; hoặc dùng để lưu tại bảng kê thuế GTGT đầu ra, tùy vào mục đích và quy định của từng doanh nghiệp.

4. Số thứ tự hóa đơn

– Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 07 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

5. Ngoài ra, trên hóa đơn còn có các thành phần sau: 

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

– Tên tổ chức nhận in hóa đơn

Một số lưu ý về các nội dung trên hóa đơn:

– Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ.

– Mỗi mẫu hóa đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hóa đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hóa đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hóa bán ra . Ví dụ như hóa đơn siêu thị).

Hình 2: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

– Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

– Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn:

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi điểm b khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) ngoài nội dung bắt buộc theo quy định trên, tổ chức kinh doanh có thể:

– Tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo logo, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

– Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Các hình thức hóa đơn:

Hiện nay, hóa đơn được thể hiện dưới 03 hình thức sau:

1. Hóa đơn tự in:

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính:

Hóa đơn tự in áp dụng cho trường hợp sau:

+ Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn kể từ ngày có mã số thuế: Doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh; các doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.

+ Các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành, có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng, là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Hóa đơn đặt in:

Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Tại Khoản 1, Điều 8, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các đối tượng được tạo hóa đơn đặt in như sau:

– Các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành, có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng, là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in nhằm phục vụ cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Các đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế sẽ được tạo hóa đơn đặt in nhằm phục vụ cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Cục Thuế được tạo hóa đơn đặt in để bán hoặc cấp cho các đơn vị kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.

3. Hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử được sử dụng, khởi lập, lập, xử lý trên trên hệ thống máy tính của tổ chức, đơn vị kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo đúng như quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Do đó, mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể sử dụng loại hình hóa đơn điện tử này, chỉ cần đáp ứng đúng quy định về sử dụng hóa đơn điện tử của các cơ quan có thẩm quyền.

Hóa đơn điện tử gồm 02 loại:

– Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

– Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Theo như Thông tư 68/2019/TT-BTC thì từ ngày 01/11/2020 các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi sang loại hình hóa đơn điện tử và chấm dứt hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in. Song tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được điều chỉnh là từ ngày 01/07/2022.

Hiện nay, Công ty MISA đã cung cấp phần mềm viết hóa đơn điện tử và các dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử (như đăng ký với cơ quan thuế, các thủ tục phát hành…) cho các doanh nghiệp. Các bạn có thể tìm hiểu tại link sau đây: https://www.meinvoice.vn/

Nếu Công ty bạn sử dụng cả phần mềm kế toán của MISA thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tích hợp với phần mềm kế toán của MISA. Bạn có thể làm đầy đủ các công việc liên quan như: xuất hóa đơn điện tử, lập báo cáo hóa đơn định kỳ, lập bảng kê hóa đơn GTGT phục vụ kê khai thuế…

Việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là phù hợp với xu thế thời đại công nghệ và đáp ứng hạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang ngày càng đến gần, vì vậy, Tổng cục thuế đã khuyến khích các Doanh nghiệp chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt.

Việc chuyển đổi này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, thuận tiện trong việc phát hành và gửi hóa đơn, đảm bảo minh bạch, thuận tiện cho việc sử dụng, tra cứu, kê khai. Hạn chế sai sót khi phát hành hóa đơn, đồng thời, là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội: