Quản lý hóa đơn đầu vào điện tử trên phần mềm MISA meInvoice

Hóa đơn đầu vào được ghi nhận tính chi phí được khấu trừ cho doanh nghiệp. Do đó kế toán cần quản lý, hạch toán khoản chi phí này một cách chính xác để bảo vệ quyền lợi cho công ty. Tuy nhiên hóa đơn đầu vào đi kèm với các hoạt động kinh tế phát sinh do đó sẽ bao gồm nhiều hạng mục như: hóa đơn mua cùng ngày, hóa đơn thanh toán nhiều lần, hóa đơn đã kê khai thuế, chưa kê khai thuế,…Vậy làm sao để quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả?

May mắn, MISA meInvoice đã cho ra đời phân hệ quản lý hóa đơn đầu vào điện tử trên phần mềm. Theo dõi bài viết để làm sáng tỏ lý do tại sao doanh nghiệp nên và phải quản lý khoa học hóa đơn đầu vào.

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những hóa đơn dùng vào mục đích mua sắm các hàng hóa, vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, khi tiến hành xuất hàng ra khỏi kho lưu trữ. Doanh nghiệp sẽ cần phải có các chứng từ sau để làm căn cứ quyết toán các nghiệp vụ có liên quan bao gồm:

Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Phiếu xuất, nhập kho đối với các hàng hóa bán ra hoặc mua vào,
Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

>>> Có thể bạn quan tâm: 3 cách đăng ký giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế

Thực trạng quản lý hóa đơn đầu vào tại các Doanh nghiệp hiện nay

Kế toán tại các doanh nghiệp đang quản lý hóa đơn đầu vào như thế nào?

1. Lưu trữ hóa đơn đầu vào thủ công

Đối với hóa đơn giấy: kế toán thực hiện lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng việc phân loại cất giữ thủ công. Do đó, việc tìm kiếm, tra cứu lại hóa đơn lãng phí nhiều thời gian của bộ phận kế toán.
Đối với hóa đơn điện tử: kế toán nhận hóa đơn từ email sau đó lưu trữ vào các folder trên máy tính.

2. Nhập liệu thông tin từ hóa đơn đầu vào lên excel để quản lý

Sau khi nhận hóa đơn, kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel hoặc phần mềm để theo dõi. Tình trạng này gây lãng phí thời gian và dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu.

3. Tra cứu hóa đơn đầu vào khi xảy ra sai sót/ vấn đề pháp lý thủ công

Việc tra cứu, truy vết thông tin mua hàng trong quá khứ gặp nhiều khó khăn do kế toán lưu trữ thủ công bằng giấy tờ hoặc bảng tính. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty khi phát hiện vấn đề sai sót hoặc cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra.

4. Thường xuyên xảy ra tình trạng thất lạc hóa đơn – ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty

Mất hóa đơn là tình trạng thường xuyên xảy ra tại các đơn vị kinh tế bởi hóa đơn giấy chỉ được lưu trữ trong một thời gian giới hạn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Những lưu ý về việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Tại sao Doanh nghiệp nên quản lý hóa đơn đầu vào điện tử trên phần mềm MISA meInvoice

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào điện tử là công cụ hỗ trợ khách hàng hiệu quả khi tự động hóa 90% các công việc xử lý hóa đơn đầu vào. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử:

Tự động tra cứu hóa đơn

MISA meInvoice tự động tra cứu và chuyển hóa đơn đầu vào điện tử vào phần mềm.
Phần mềm có thể tự động đọc hóa đơn từ ảnh chụp, file hóa đơn có sẵn.

Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn

Phần mềm tự động đọc email, phân tích và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào.

Dựa trên thông tin từ hệ thống của cơ quan thuế như: tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cung cấp, kiểm tra tỷ lệ rủi ro về thuế, tình trạng hóa đơn đã được phát hành,… từ đó kiểm tra được tính hợp pháp của hóa đơn.
Từ các thông tin của người bán, người mua (mã số thuế, địa chỉ, tên người mua, tên người bán…) phần mềm có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

Tự động đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán

Hóa đơn điện tử MISA meInvoice có thể tích hợp được với phần mềm kế toán của MISA giúp kế toán quản lý mọi loại hóa đơn, chứng từ trên một hệ thống. Điều này đồng nghĩa với việc dữ liệu từ hóa đơn đầu vào điện tử của nhà cung cấp sẽ tự động được cập nhập lên phần mềm kế toán giúp kế toán không cần nhập liệu thông tin thủ công.

Dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất

Với MISA meInvoice, toàn bộ hóa đơn đầu vào sẽ được lưu trữ trên cùng một hệ thống trên nền tảng điện toán đám mây Cloud giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn đầu vào điện tử.

>>> Xem ngay: Hướng dẫn bên mua chuyển hóa và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm MISA meInvoice