Các bút toán hạch toán nghiệp vụ mua hàng, bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

So với các ngành nghề như xây dựng, hành chính sự nghiệp thì kế toán thương mại có thể nói là lĩnh vực dễ thực hiện hơn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy doanh nghiệp thương mại cũng có những đặc thù riêng và có những sự khác biệt trong bút toán hạch toán doanh nghiệp thương mại lên sổ sách, giấy tờ.

Hãy cùng xem doanh nghiệp thương mại thì sẽ có các bút toán hạch toán lên sổ như thế nào trong nội dung chia sẻ dưới đây.

1. Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại

1.1 Sổ sách và chứng từ sử dụng

Doanh nghiệp dù thuộc loại hình nào thì cũng cần các sổ sách để lưu trữ thông tin, dữ liệu kế toán. Đối với doanh nghiệp thương mại, các loại sổ sách kế toán thường được sử dụng bao gồm:

• Sổ nhật ký chung: là sổ tổng hợp của phòng kế toán, nội dung ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp.
• Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: là loại hình doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sẽ có một số tài khoản đặc thù và các tài khoản chung, các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp đều được ghi chép lên sổ cái tài khoản và sổ chi tiết từng tài khoản để dễ dàng theo dõi.
• Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: đối với loại hình doanh nghiệp thương mại thì đây là sổ sách quan trọng bậc nhất, nội dung phản ánh toàn bộ nhập – xuất – tồn của hàng hóa trong quá trình doanh nghiệp hoạt động.
• Sổ chi tiết hàng hóa: để dễ dàng cho việc quản lý hàng hóa, nhất là với các doanh nghiệp có quy mô lớn thì mỗi một mặt hàng sẽ có riêng một sổ chi tiết để lưu thông tin nhập – xuất của mặt hàng đó.
• Sổ quỹ tiền mặt: nội dung phản ánh các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt của doanh nghiệp.
• Sổ tiền gửi ngân hàng: nội dung phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
• Bảng phân bổ chi phí trả trước: nội dung ghi nhận các chi phí phân bổ cho: công cụ dụng cụ (CCDC), tài sản cố định (TSCĐ) …
• Bảng khấu hao TSCĐ: nội dung phản ánh theo dõi khấu hao của TSCĐ có giá trị từ 30 triệu VNĐ trở lên.
• Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: mỗi khi doanh nghiệp thực hiện mua – bán hàng hóa thì sẽ phát sinh phiếu nhập – xuất hàng hóa.
• Phiếu thu – chi: mỗi khi doanh nghiệp thực hiện thu – chi tiền mặt sẽ phát sinh phiếu thu – chi tương ứng.

1.2 Tài khoản sử dụng

Ngoài những tài khoản kế toán cơ bản thì các doanh nghiệp thương mại cũng sử dụng thêm một số tài khoản phản ánh đặc thù ngành nghề:

• Tài khoản 156 – Hàng hóa.
• Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường.
• Tài khoản 157- Hàng gửi bán.
• Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại.
• Tài khoản 5212- Giảm giá hàng bán.
• Tài khoản 5213 – Hàng bán bị trả lại.
• Tài khoản 632 – giá vốn hàng bán.
• Tài khoản 421- Lợi nhuận chưa phân phối
• Tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh
• …

2. Hạch toán mua, bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

2.1. Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng

• Nghiệp vụ mua hàng:
  • Khi doanh nghiệp mua hàng hóa về nhập kho (mua hàng trả tiền ngay hoặc mua hàng nợ nhà cung cấp), căn cứ vào các hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho và các chứng từ khác, kế toán thực hiện các bút toán hạch toán.

Trường hợp 1: hàng mua đã nhận đủ hóa đơn và hàng về nhập kho

Nợ TK 156 – Trị giá mua hàng nhập kho.

Nợ TK 153 – Trị giá bao bì tính riêng nhập kho (nếu có)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT, thường là 10%

Có TK 331, 111, 112…- Tổng giá trị phải trả cho nhà cung cấp (NCC)

Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp:

Nợ TK 331

Có TK 111 (nếu trả tiền mặt) , 112 (nếu trả qua ngân hàng)

Trường hợp 2: hàng mua đã nhận hóa đơn, hàng hóa vẫn đang trên đường:

Nợ TK – 151 – Trị giá hàng mua đang đi đường

Nợ TK 153 – Trị giá bao bì tính riêng cho hàng mua đang đi đường (nếu có)

Có TK 331, 111, 112

Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp:

Nợ TK 331

Có TK 111 (nếu trả tiền mặt) , 112 (nếu trả qua ngân hàng)

Đến khi hàng hóa về nhập kho, kế toán thực hiện thêm bút toán:

Nợ TK 156

Có TK 151

Trường hợp 3: Hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa về, kế toán viên hạch toán tạm tính như sau

Nợ TK 156 – Trị giá mua hàng nhập kho.

Nợ TK 153 – Trị giá bao bì tính riêng nhập kho (nếu có)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT, thường là 10%

Có TK 331, 111, 112

Đến khi hóa đơn về, kế toán viên hạch toán theo các trường hợp:

Giá mua = giá tạm tính

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331 Số lượng mua * Giá mua * Thuế suất

Giá mua < giá tạm tính

• • • Phản ánh thuế
• Nợ TK 133
  • Có TK 111, 112, 331 Số lượng mua * Giá mua * Thuế suất

• • • Điều chỉnh giảm

Nợ TK 111, 112, 331

• • Có TK 156 số lượng * (giá tạm tính – giá mua)

Giá mua > giá tạm tính

• • • Phản ánh thuế
• Nợ TK 133
  • Có TK 111, 112, 331 Số lượng mua * Giá mua * Thuế suất

• • • Điều chỉnh tăng

Nợ TK 156 số lượng * (giá mua – giá tạm tính)

• • Có TK 111, 112, 331

• • Đi kèm với phản ánh giá trị hàng hóa thì kế toán cũng cần phản ánh các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan đến thu mua hàng hóa như: vận chuyển, bốc xếp, hao hụt trong định mức …, các chi phí này sẽ được hạch toán vào giá trị hàng hóa mua vào, kế toán ghi:

Nợ TK 156 – Tổng hợp chi phí thu mua hàng hóa.

Nợ 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có 331, 111,112 – Tổng giá trị thanh toán

• Nghiệp vụ trả hàng cho NCC

Nếu doanh nghiệp xuất kho trả hàng thì kế toán thực hiện hạch toán ngược so với khi ghi nhận nhập kho:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 1561

Có TK 1331

Kế toán ghi nhận thu lại tiền (nếu có)

Nợ TK 111,112

Có TK 331

• Nghiệp vụ chiết khấu thương mại hưởng từ NCC:
  • Nếu trị giá trên hóa đơn GTGT của lô hàng là giá bán đã bao gồm chiết khấu thương mại tức là NCC giảm giá ngay khi mua hàng thì doanh nghiệp bên mua ghi nhận:

Nợ TK 156 – Trị giá mua hàng nhập kho.

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331 – Số tiền trên hóa đơn

• • Nếu trị giá trên hóa đơn GTGT của lô hàng làsố lượng * (giá tạm tính – giá mua) tức là NCC chọn một trong các hình thức giảm khác, doanh nghiệp mua hàng ghi nhận:
    • Trường hợp NCC cung cấp chiết khấu thương mại và giảm vào tiền nợ phải trả hoặc trả lại tiền cho doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 1561

Có TK 1331

• • • Trường hợp NCC cung cấp chiết khấu thương mại và trị giá chiết khấu làm giảm giá vốn hàng bán, giá trị hàng tồn kho, giảm chi các loại, doanh nghiệp mua hàng ghi nhận:

Giảm giá vốn hàng bán:

Nợ TK 331, 111, 112 – Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 632 – Giảm giá vốn hàng bán

Có TK 1331 – Giảm thuế GTGT

Giảm trị giá hàng tồn kho:

Nợ TK 331, 111, 112 – Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 156 – Giảm trị giá hàng tồn kho

Có TK 1331 – Giảm thuế GTGT

Giảm các loại chi phí

Nợ TK 331, 111, 112 – Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 154, 241, 642… – Giảm chi phí tương ứng

Có TK 1331 – Giảm thuế GTGT

2.2 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa

Hiện nay, các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện tiêu thụ hàng hóa theo nhiều hình thức khác nhau:

• Bán buôn trực tiếp;
• Bán lẻ;
• Bán hàng trả góp;
• Bán ký gửi đại lý;
• Bán khoán.

Với mỗi hình thức bán hàng thì kế toán sẽ có những bút toán hạch toán khác nhau phù hợp.

• Nghiệp vụ bán hàng:

Khi doanh nghiệp phát sinh việc bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, kế toán ghi:

1. Ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632- Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ

Có TK 156, 151…

2. Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:

Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng giá thanh toán

Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp nhà nước.

3. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có): Nếu doanh nghiệp có các khoản chiết khấu thương mại (xuất hóa đơn riêng cho KH), giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại…

Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu gồm:

Nợ 3331 – Giảm thuế GTGT phải nộp

Có 111, 112, 131, 3388 – Tổng trị giá giảm

Nếu doanh nghiệp áp dụng thông tư 200/2014/TT-BTC thì hạch toán như trên đối với các khoản giảm trừ doanh thu còn doanh nghiệp áp dụng thông tư 133/2016/TT-BTC vì không có TK 521 nên các khoản giảm trừ doanh thu sẽ được tính ở bên ngoài và ghi trực tiếp vào TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

• • Riêng đối với trường hợp hàng bán bị trả lại thì kế toán cần có thêm bút toán ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

Nợ TK 156

Có TK 632

• • Nếu khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán thì kế toán ghi nhận:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 111,112, 131, 3388

Sau đó, đến cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ, xác định doanh thu thuần, kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán và chi phí tài chính:

Kết chuyển các khoản giảm trừ:

Nợ TK 5111

Có TK 5211, 5212, 5213

Nếu tại thời điểm ghi nhận doanh thu nhưng không tách ngay được thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp thì kế toán sẽ ghi nhận doanh thu cả thuế nhưng cuối kỳ phải ghi nhận giảm doanh thu đối với số thuế phải nộp:

Nợ TK 511

Có TK 333

Kết chuyển doanh thu thuần:

Nợ TK 511

Có 911

Kết chuyển giá vốn hàng bán và các loại chi phí:

Nợ TK 911

Có TK 632, 635, 641, 642, 811, 821…

Xác định kết quả kinh doanh kế toán thương mại dịch vụ:

• • Trường hợp doanh nghiệp có lãi:

Nợ TK 911

Có TK 4212

• • Trường hợp doanh nghiệp lỗ:

Nợ TK 4212

Có TK 911

Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ) kế toán thương mại dịch vụ:

Nợ TK 3331: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ

Có TK 133: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ

Nguyên tắc tìm giá trị để kết chuyển thuế:

Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331

Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133

Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331

Các bút toán hạch toán doanh nghiệp thương mại nói riêng và các doanh nghiệp nói chung được coi là vấn đề cốt lõi của kế toán. Nếu như trước đây, kế toán viên tại các doanh nghiệp phải thực hiện ghi chép thủ công thì hiện nay kế toán viên có thể nhờ đến sự hỗ trợ của phần mềm kế toán.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS chính là sự lựa chọn hợp lý cho kế toán viên hiện nay. Phần mềm mang đến giải pháp quản trị tài chính thông minh từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Không chỉ tích hợp các tính năng, tiện ích cần thiết mà phần mềm còn có nhiều phân hệ phù hợp với các doanh nghiệp thương mại như phân hệ nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, phân hệ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng….

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

Anh/chị kế toán viên có thể đăng ký trải nghiệm bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trực tiếp tham khảo về những tính năng, phân hệ này. Hiện tại, phần mềm đang được sử dụng miễn phí 15 ngày và được triển khai tư vấn kỹ càng giúp kế toán viên dễ dàng sử dụng hơn.